Le soluzioni di gestione documentale per valorizzare l’azienda

È successo tutto molto in fretta: dalle scrivanie colme di documenti cartacei che volavano a terra ogni volta in cui qualcuno apriva la porta dell’ufficio, siamo passati alla digitalizzazione documentale.

Non esiste azienda che non abbia cercato soluzioni di gestione documentale per organizzare meglio il lavoro: pensiamo agli archivi cartacei, agli schedari, alle cartellette trasparenti, ai famosi Oxford ad anelli con il dorso colorato (talmente pieni di documenti da scoppiare), ai cassetti per l’archiviazione documentale, come quelli che esistono ancora in diverse biblioteche. Hai presente?

Oggi questi sistemi di gestione documentale un po’… arcaici, ecco, stanno passando di moda.

Nonostante la carta sia ancora presente in molti contesti lavorativi – in particolare quelli soggetti al passaggio generazionale –, e spesso sentiamo il bisogno di stampare un documento per averlo tra le mani, la gestione dei documenti è sempre più digitale.

Quando in azienda implementiamo un nuovo sistema di gestione documentale, magari moderno e basato su una piattaforma cloud, percepiamo subito dei benefici immediati: niente più carta sulle scrivanie (evviva!), rischi minori legati alla perdita dei documenti, maggiore visibilità sulla documentazione da parte di tutti i collaboratori interessati.

E, nell’ottica della sostenibilità ambientale (conosci la nostra visione sulla ESG?) anche una diminuzione dei costi legati alla stampa dei documenti e allo spreco di consumabili come carta e inchiostro.

Di software e sistemi di gestione documentale ce ne sono a centinaia. Davvero, hai l’imbarazzo della scelta. Però non tutti si addicono alla tua azienda e non tutti soddisfano i tuoi bisogni.

Siccome la tipologia di sistema di gestione documentale determina la qualità dell’organizzazione dei documenti aziendali e del lavoro, abbiamo pensato di scrivere un articolo per condividere con te alcuni suggerimenti, prospettive e visioni che possono aiutarti a implementare sistemi documentali su misura per il tuo business.

Nel caso preferissi parlarle subito a voce con un nostro consulente, chiamaci senza esitazioni.

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Perché servono le soluzioni di gestione documentale?

Quante telefonate hai già ricevuto da parte di qualcuno che voleva venderti, a tutti i costi, una o più soluzioni di gestione documentale senza nemmeno chiederti quante fatture emetti in un anno?

Il sistema documentale di un’azienda è complesso e la sua organizzazione dipende da molteplici fattori interni ed esterni: il numero di documenti attivi e passivi emessi e ricevuti, la quantità di clienti e fornitori, la cultura sulla gestione della contabilità, la modalità di archiviazione dei dati, il modello di business.

A prescindere da tutte queste variabili, l’obiettivo primario di una piattaforma documentale è fare ordine. Organizzare, rendere i processi lineari, sistemare, dillo come più ti piace, ma il fine ultimo è proprio mettere a posto un contesto disordinato.

Cosa sono le soluzioni di gestione documentale?

Una parentesi teorica giusto per fare chiarezza: la gestione documentale è la modalità attraverso la quale un’azienda, un’impresa, un’organizzazione, gestisce un documento (cartaceo o digitale) dal momento in cui questo viene generato sino alla sua archiviazione e conservazione. 

Ogni documento contiene una serie di informazioni e dati, più o meno sensibili, utili alla vita dell’azienda. Le persone fruiscono di questi dati, li analizzano, usano, modificano ove necessario, condividono, conservano per portare avanti il flusso lavorativo.

I dati sono di diversa natura: contabili, legali, amministrativi, commerciali, di marketing e via dicendo.

Ora: le soluzioni di gestione documentale elettronica sono software, sistemi, strumenti che permettono agli attori aziendali di gestire con consapevolezza ogni documento e inserirlo in un flusso che ne assicuri la corretta fruizione (ovvero la lettura), condivisione e archiviazione.

La gestione documentale, vista da questa prospettiva, non è affatto banale, anzi: è un tema delicato che coinvolge tutti gli attori all’interno e all’esterno dell’impresa, con implicazioni di tipo normativo e di compliance.

Chiudiamo la parentesi e proseguiamo. Le soluzioni di gestione documentale sono nate per sopperire a uno dei più grandi problemi che angustia le aziende e i collaboratori: trovare le informazioni e avere a portata di mano i documenti.

In uno studio condotto nel 2019 da M-Files® intitolato “The 2019 intelligent information management benchmark report” leggiamo:

Over the last two years alone 90% of all the data in the world was generated. With this growing

amount of information to manage, the question then becomes: How easy is it for workers to find

the most pertinent version of the document they need?

Workers were asked: When it comes to searching the repositories / systems for documents and information while working in the office, what is your general experience? 46% say it’s challenging or always challenging to find the right information.

Non è tutto: 83% of workers have had to recreate a document which already existed because they were unable to find it on their corporate network.

Chiaro: la gestione elettronica dei documenti è una modalità di approccio che permette alle persone di trovare dati e informazioni in tempi brevi ed evitare di creare ex novo file già esistenti.

Ti ritrovi in queste statistiche? Fatichi a reperire le informazioni in azienda oppure hai tutti i documenti a portata di mano?

Forse ci vuole una piattaforma cloud

Cinque consigli sulle soluzioni di gestione documentale

Le finalità di un applicativo documentale sono evidenti e i vantaggi diretti per le aziende si possono toccare con mano sin dai primi mesi che seguono l’implementazione di una soluzione di gestione documentale:

• riduzione dei costi aziendali connessi alla gestione del flusso documentale,
• diminuzione netta degli investimenti per gli archivi cartacei,
• risparmio su consumabili come toner e carta.

Dopo qualche tempo, in azienda si percepiscono i benefici di medio e lungo termine, quelli più importanti:

• un incredibile risparmio di tempo dedicato alla gestione dei documenti (ricerca interna, invio, ricezione et similia),
• un incremento dell’efficienza in termini di organizzazione del lavoro e pianificazione delle mansioni,
• un aumento della facilità e della velocità nella fase di reperimento dei documenti.

Le conseguenze sono naturali:

• le aziende diventano più competitive nel loro settore perché possono dedicare tempo alle attività di maggior valore,
• i dati e le informazioni sono gestiti con maggiore sicurezza grazie all’affidabilità del digitale.

Ora ti lasciamo cinque consigli (che derivano dalla nostra esperienza eh, quindi sono soggettivi e di massima) per scegliere una soluzione di gestione documentale adatta ai tuoi bisogni.

1. Verificare la presenza delle funzionalità di base

La gestione documentale digitale prevede l’utilizzo di software che devono supportare alcune funzionalità basilari, come l’archiviazione sicura di una grande mole di documenti e la possibilità di effettuare ricerche veloci attraverso dashboard user friendly.

Non sono aspetti banali, sai: la gestione dei flussi documentali è la chiave dell’organizzazione aziendale. Una buona soluzione gestisce i documenti del ciclo passivo e del ciclo attivo in modo semplice e intuitivo.

2. Valutare la conservazione digitale

Nel 2017 è stata normata e definita la conservazione digitale (che prende il posto della conservazione sostitutiva), con l’obiettivo di creare archivi documentali sicuri.

Quando scegli un gestionale documentale, valuta la qualità della conservazione digitale a norma di legge e verifica che il processo di archiviazione permetta di conservare i documenti e di assicurare la loro “autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità”.

3. Preferire una piattaforma cloud

Gli strumenti di gestione documentale basati su cloud (diversi dalla gestione documentale web) evitano di effettuare investimenti elevati per hardware e software di archiviazione (soluzioni ormai obsolete) e permettono una visibilità eccellente in tempo reale. Sono scalabili, flessibili e personalizzabili in base all’esperienza che ogni utente vorrebbe vivere.

Non dimentichiamo poi che il cloud garantisce un’ottima continuità del servizio, spazio a volontà e possibilità di integrazione simultanea multi-ERP.

4. Considerare il servizio di fatturazione elettronica

Suggeriamo di preferire una soluzione che comprenda anche i servizi di e-invoicing per emettere e ricevere fatture elettroniche, inviare e ricevere ordini elettronici, digitalizzare i documenti di trasporto. La gestione elettronica documentale delle fatture dovrebbe prevedere servizi come la validazione e la notifica delle fatture fornitori, l’accreditamento al sistema di interscambio, la conformità alle normative del Paese di riferimento.

5. Gestire il cambiamento

La digitalizzazione dei documenti implica una trasformazione dell’approccio aziendale alla gestione documentale e un cambiamento di mindset.

Quando scegli le soluzioni di gestione documentale coinvolgi tutto il team nel progetto, sia per informare i collaboratori dell’imminente cambiamento, sia per raccogliere le necessità di chi lavora a contatto con i documenti.

È un processo che implica un rinnovamento delle strategie e una revisione degli obiettivi: ci vorrà tempo, ma migliorerà il benessere globale dell’azienda.

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Se scegli con consapevolezza di migliorare la gestione documentale della tua realtà, inizia con un audit interno per analizzare la situazione attuale e capire quali e quanti documenti puoi digitalizzare per facilitare il lavoro.

Inserire in azienda un DMS (Document Management System), un sistema di E-invoicing o di sourcing comporta un cambio di paradigma e una visione che abbraccia la digital transformation, l’uso della RPA (robotic process automation), l’integrazione delle AI.

Sarà necessario formare i collaboratori con corsi e consulenze specifiche che permettano loro di acquisire le competenze necessarie all’uso dei nuovi software di gestione documentale.

I nostri tecnici e i PS implementano le soluzioni di gestione documentale a piccoli passi e utilizzano la metodologia agile: verrai coinvolto nel processo e potrai seguire passo dopo passo l’implementazione dei software per gestire il cambiamento con serenità e sicurezza.

Con Esker gestire il cambiamento è semplice.

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