Riconciliazione bancaria: come automatizzarla in 4 step e con il software giusto

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Investire in un software di riconciliazione bancaria è proprio necessario? La risposta, dicono ormai i fatti, è sì. Tutti sanno che sulla riconciliazione bancaria - processo cruciale per garantire che le registrazioni finanziarie siano accurate e allineate con le registrazioni bancarie - è importante tenere alta l’attenzione, ma non tutti sono consapevoli delle potenzialità che le tecnologie di automazione possono avere su questo processo.

Automatizzare la riconciliazione bancaria offre numerosi vantaggi, tra cui maggiore efficienza, riduzione degli errori, individuazione rapida delle discrepanze, maggiore trasparenza e controllo, miglior conformità e sicurezza, scalabilità. Ecco perché investire in un software di riconciliazione bancaria automatizzato può essere molto importante. Grazie ad esso è possibile, infatti, trasformare un'attività complessa e dispendiosa in un processo fluido e affidabile, contribuendo alla salute finanziaria complessiva dell’azienda.

Ma come scegliere la giusta soluzione software? E quali passaggi mettere al centro di un’efficace strategia di automazione della riconciliazione bancaria?

Non automatizzare la riconciliazione bancaria: i rischi nascosti

Partiamo dal punto di vista opposto: che cosa si rischia in assenza di un software di riconciliazione bancaria? Una recente indagine Esker ha messo in luce i 5 principali aspetti chiave dell’operatività sui cui eventuali errori possono avere ripercussioni sfavorevoli al business.

Al primo posto compare una voce critica, “flusso di cassa e liquidità”, alla quale si riconduce uno dei più tipici e comuni errori pratici che possono capitare nella gestione della contabilità: la mancata riconciliazione dei pagamenti, intesa come confronto fra le transazioni registrate nei libri contabili interni e gli effettivi movimenti bancari. Se non si compie adeguatamente questa operazione si rischiano discrepanze o possibilità di doppia contabilizzazione.

Una nuova funzione AFC sulla spinta dell’automazione

Più in generale, la funzione AFC è destinata a beneficiare dei vantaggi dell’automazione da più punti di vista.

Secondo le Predictions di Deloitte al 2025, sono 5 le aree che saranno oggetto di profonda ridefinizione:

• Automazione e semplificazione. L’ERP, l’automazione e l’innovazione dell’AI basate su infrastrutture e ambienti Cloud abiliteranno nuove opportunità per semplificare radicalmente i processi AFC e liberare le persone dai compiti più ripetitivi e a basso valore aggiunto.
• Focus su insight e servizi. Il forecasting più di routine verrà preso in carico dagli algoritmi e revisionato da team di operatori eterogenei, mentre il lavoro del team si sposterà sempre più dal budgeting e dalla reportistica alla pianificazione di scenario e all’Advanced Forecasting.
• Più Self-Service. Cresceranno gli strumenti Self-service, che permettono ai manager la visualizzazione delle informazioni rilevanti in autonomia. Dalle query sui budget alla produzione di report, molte attività in carico al team Finance verranno progressivamente automatizzate.
• Addio alle chiusure periodiche. Con le informazioni immediatamente disponibili, il team AFC potrà concentrarsi sugli insight e le componenti previsionali del proprio lavoro: questo porterà all’abbandono delle previsioni mensili, trimestrali e annuali, perché tutto accade in Real Time.
• Più Finance-as-a-Service. Il Finance-as-a-Service guadagnerà terreno sulla spinta di un’automazione che favorisce la gestione ottimale dei costi e rivaluta il modo in cui operano le persone che operano nella funzione Finance.

Tecnologie evolute: ancora lunga la strada dell’adozione

Davanti a queste evidenze ci sarebbe da attendersi una forte e ormai consolidata propensione a una trasformazione evoluta della funzione AFC, ma le cose, in realtà, non stanno proprio così, almeno in Italia. La “Survey Cfo 2024” condotta da Salone d’Impresa in collaborazione con Andaf Nord Est e ADP Italia rivela infatti che sono ancora diffusi i casi di imprese in ritardo nell’uso di tecnologie e software di nuova generazione.

Fonte: https://www.salonedimpresa.it/cfo-dal-passato-al-futuro/ 

Stando all’indagine, infatti, il 90% dei Cfo interpellati redige un business plan o un piano strategico (l’80% predispone perlopiù un piano mensile) e molti adottano un modello di controllo, pianificano il budget, monitorano i KPI e predispongono forecast aziendali, ma il 34% di loro ricorre ancora ad Excel e non ad applicativi dedicati.

Inoltre, del 21% di aziende che hanno già applicato l’AI ad alcuni dei propri processi, i progetti che ricadono nell’area amministrazione finanza e controllo si limitano al 20% del totale, sebbene oltre il 60% degli intervistati ritiene che l’uso degli algoritmi sia di aiuto per il proprio lavoro.

In questo complesso quadro di teoriche consapevolezze e duri scontri con la realtà, la riconciliazione bancaria si conferma come uno dei principali processi che possono beneficiare della digital transformation, riversando a caduta tutti i vantaggi sull’intero business aziendale. Come già detto, infatti, automatizzare la riconciliazione bancaria può portare significativi benefici in termini di efficienza, riduzione degli errori e risparmio di tempo.

Automatizzare la riconciliazione bancaria: i 4 step chiave

Ecco, dunque, come automatizzare il processo di riconciliazione bancaria in 4 passaggi chiave:

1. Analisi delle esigenze e selezione del software adeguato

2. Integrazione del software

3. Automazione del processo di riconciliazione bancaria

4. Monitoraggio, revisione e miglioramento continuo

Esker Cash Application: il software che semplifica la vita dell’AFC

Esker conosce bene le criticità che le aziende affrontano nella gestione della riconciliazione bancaria e sa che i team addetti alla contabilità clienti dedicano più tempo agli abbinamenti fra pagamenti che alla gestione di eccezioni e di attività di valore più elevato.

Esker Cash Application nasce proprio per semplificare la gestione di incassi e pagamenti, automatizzando la riconciliazione delle rimesse ricevute da diverse fonti. Questo consente al team aziendale di dedicarsi a compiti di maggiore valore, assicurando un controllo del flusso di cassa in tempo reale.

Come parte della suite Esker Accounts Receivable (gestione crediti, invio fatture, pagamenti, riconciliazione pagamenti, deduzioni e riscossione crediti) e completamente integrata nella sua piattaforma Order-to-Cash (O2C), Esker Cash Application semplifica la riconciliazione bancaria ed elimina la difficoltà delle rimesse.

La soluzione software Cash Application di Esker fornisce una soluzione completa per automatizzare ogni fase del processo di riconciliazione, dall'acquisizione delle rimesse alla riconciliazione delle fatture abbinate nel sistema ERP.

Le 5 funzionalità chiave di Esker Cash Application

• Acquisizione ed estrazione dei dati: ogni file bancario e ogni rimessa vengono acquisiti senza considerare il canale di arrivo. Il motore di riconoscimento dati di Esker, alimentato dall'intelligenza artificiale, utilizza la tecnologia di apprendimento automatico per estrarre i dati di pagamento e ottimizzare i tassi di allocazione.
• Abbinamento: i pagamenti vengono associati automaticamente al cliente e alle relative fatture. Se l'allocazione automatica non è fattibile, vengono forniti suggerimenti "intelligenti" per assistere l’utente.
• Gestione delle eccezioni: le discrepanze e le situazioni anomale possono essere gestite agevolmente tramite un'interfaccia intuitiva, che mostra tutte le informazioni necessarie per semplificare il processo di convalida.
• Monitoraggio: dashboard intelligenti mostrano in tempo reale KPI per tenere traccia del denaro assegnato e delle prestazioni del team. Questi includono, ad esempio, pagamenti da stanziare, tasso di pagamenti assegnati automaticamente e allocazione per utente.
• Integrazione ERP: i pagamenti assegnati possono essere facilmente estratti e riconciliati all'interno di qualsiasi sistema ERP.

In un contesto aziendale sempre più complesso e competitivo, gli errori nella gestione della contabilità clienti possono diventare una vera e propria minaccia per la salute finanziaria e la reputazione di un'azienda. Commettere errori può comportare problemi di liquidità, influenzare negativamente le decisioni strategiche, compromettere la reputazione e causare molte altre complicazioni.

Affidarsi a un software come Esker Cash Application, automatizzando la riconciliazione bancaria, consente di migliorare l'allocazione e l'identificazione delle deduzioni per migliorare il cash flow, di efficientare le operazioni di credito e riscossione e aumentare la visibilità sui flussi di cassa in entrata. In sostanza, si tratta del primo passo per migliorare la comunicazione con i clienti e accelerare la risoluzione delle controversie, incrementando motivazione e produttività: quanto basta per fare della contabilità clienti un punto di forza da sfruttare in tutte le sue declinazioni.

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