Gestione ciclo attivo: come risolvere i problemi più comuni e aumentare l'efficienza

Con gestione del ciclo attivo si intende l’insieme delle operazioni, dei processi e delle relazioni che occorrono a un’azienda per vendere i propri prodotti o servizi. Denominato anche order-to-cash (O2C), tale ciclo include diverse operazioni: dalla gestione delle richieste dei clienti alla riscossione dei crediti, coinvolgendo più reparti oltre, naturalmente, all’amministrazione. Ciascuna di queste attività è basata su documenti.

Una gestione ottimale del ciclo attivo (e dei documenti che ne sono protagonisti) è, quindi, un fondamentale presupposto per l’efficienza operativa - ottenuta anche minimizzando compiti ridondanti e a basso valore aggiunto - e per migliorare il flusso di cassa, da un lato, e aumentare la soddisfazione del cliente, dall’altro.

I problemi più comuni nella gestione del ciclo attivo

Nella creazione, ricezione, organizzazione e condivisione dei documenti prodotti durante la gestione del ciclo attivo possono verificarsi varie problematiche che, se non risolte diligentemente e tempestivamente, si ripercuotono sul business. Questo significa determinare ritardi di processo, oltre a comportare rischi dal punto di vista della conformità alle normative fiscali, di data privacy eccetera e, ovviamente, minare la fiducia del consumatore finale.

Vediamo, nel dettaglio, i problemi più comuni che possono inficiare la gestione del ciclo attivo e come risolverli.

• Grandi volumi di documenti. Le aziende, a prescindere dal numero di clienti, redigono e ricevono tantissimi documenti che devono essere messi in ordine, archiviati in modo che si possano recuperare velocemente, protetti e resi facilmente condivisibili.

• Inefficienze e distrazioni umane. I processi manuali dipendono inevitabilmente dalla presenza delle persone, dalla loro mole di lavoro o anche più semplicemente dalla distrazione. Standardizzare i flussi di lavoro sfruttando soluzioni digitali e, quindi, individuare tutte le opportunità di automazione (basti pensare ai molteplici compiti ripetitivi e a basso valore aggiunto) pone l’organizzazione al riparo dal rischio che si verifichino errori.

• Difficoltà nella gestione dei reclami. Assegnare priorità nel rispondere alle esigenze presentate dai clienti è importante per mantenere un buon rapporto con loro e, allo stesso tempo, facilitare l’organizzazione del personale addetto al servizio clienti. Se la soluzione software adottata ha funzioni di intelligenza artificiale sarà in grado di suggerire come procedere e quando.

• Integrazione. Pur sfruttando le tecnologie digitali, le aziende possono non beneficiare di tutte le loro potenzialità. Se i diversi applicativi non interagiscono tra loro (principalmente documentale e ERP) non si ottengono gli aumenti di efficienza operativa che, al contrario, potrebbero generare. Servirsi di soluzioni che vantano API robuste e già predisposte all’integrazione è basilare per facilitare il dialogo nell’infrastruttura aziendale sino, addirittura, allo scambio automatico di informazioni tra app.

• Accessibilità e collaboration. Non tutte le app sono accessibili sempre e ovunque per rispettare le esigenze che nascono nel contesto di processi snelli e dinamici. Soluzioni cloud-based incrementano esponenzialmente la collaborazione.

• Conservazione. Anche il processo di conservazione dei documenti può comportare dei rischi: da un lato quello di tenere troppi documenti (ovvero tenerne di inutili) e, d’altra parte, smaltire qualcosa che invece doveva rimanere a disposizione. Policy chiare e definite in base alla legislazione devono essere seguite per impostare opportuni workflow anche in quest’ambito (che possono e devono contare anche sull’ausilio della tecnologia).

• Mancanza di compliance. La normativa sulla gestione documentale è in evoluzione costante. In Europa si susseguono interventi del legislatore tesi a favorire la costruzione di unico digital market continentale. Le aziende devono scegliere software per la gestione documentale che seguano l’avvicendarsi delle modifiche e aiutino le organizzazioni a evitare sanzioni.

• Obsolescenza tecnologica. Le aziende devono valutare periodicamente la propria infrastruttura per non correre il pericolo di avere documenti digitali che non si possono più recuperare perché trattati con applicazioni che non sono più state aggiornate. L’ideale è affidarsi a un partner tecnologico, ancora meglio, a un fornitore di software in cloud che abbia tra le proprie responsabilità quella di offrire sempre la migliore tecnologia sul mercato.

• Contabilità clienti e gestione del credito. Si tratta di processi lunghi che spesso mettono in difficoltà le aziende e ciò rischia di ripercuotersi sugli utili perché comporta ritardi nell’ottenimento dei pagamenti e poi nella riconciliazione bancaria. Digitalizzare il più possibile questi aspetti fa si che le aziende rispettino il più possibile le previsioni di entrata, riducendo il tempo medio di riscossione.

In breve:

Problemi con la gestione del ciclo attivo: le ripercussioni sulle aziende (H2)

Sono stati appena elencati i principali problemi che riguardano strettamente la documentazione e, in particolare, i documenti del ciclo attivo. Tutti questi si ripercuotono sull’intera organizzazione causando soprattutto i seguenti problemi.

• Ritardi nella gestione degli ordini. Errori o rallentamenti nella gestione dei documenti del ciclo attivo causano arresto o perdita di tempo sul fronte delle lavorazioni necessarie per evadere gli ordini.
• Errori di fatturazione. Se ci sono stati sbagli o distrazioni in fase di conteggi o di trasmissione delle informazioni relative a beni e servizi molto probabilmente si realizzeranno fatture imprecise e da rifare e questo determina dispendio di risorse.
• Problemi a livello di magazzino e scorte. Il ciclo attivo è direttamente collegato alla gestione di prodotti e materiali, poter sempre monitorare lo stato degli ordini serve per rispondere puntualmente alle esigenze dei clienti.
• Difficoltà nella gestione del credito. Una mal gestione del ciclo attivo porta a problemi di solvibilità e salute finanziaria di un’impresa. Il ciclo attivo è strettamente correlato alle entrate e, quindi, al flusso di cassa e quindi alla redditività e alla capacità di investimento.
• Riconciliazione dei pagamenti. Con quest’ultima operazione viene eseguito il confronto tra fatture emesse e pagamenti ricevuti per capire se vi sono discrepanze. Quanto più quest’operazione è efficace, tanto più le aziende avranno una idea chiara della propria situazione finanziaria e un’immagine nitida dei vari clienti.

Il ruolo della tecnologia ad hoc per la gestione del processo O2C

Come evidenziato nelle testimonianze delle aziende, tanti problemi generati nelle organizzazioni da una cattiva gestione del ciclo attivo possono essere risolti sfruttando piattaforme progettate per supportare il processo O2C.

In particolare, queste soluzioni promuovono una gestione efficiente del ciclo attivo e una customer experience di elevata qualità e, più precisamente, consentono di:

In tutte queste riflessioni risulta altrettanto chiaro, però, che una gestione davvero efficace del ciclo attivo e che non esponga al pericolo di errori che possono avere ripercussioni anche significative, va molto al di là della sola adozione di tecnologie. Best practice organizzative e modelli di lavoro fanno conseguire miglioramenti concreti. Parallelamente, promuovere una cultura aziendale aperta alle novità e al cambiamento favorirà l’opportunità di mantenere uno sguardo al futuro aperto a ulteriori sviluppi in ottica di ottimizzazione continua.

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