Tracciabilità documenti: come incrementare la sicurezza nei flussi informativi aziendali

​

Fare tesoro delle informazioni per sfruttarle al meglio ed essere più competitivi. Questa è una delle fondamentali sfide delle aziende che vedono aumentare il proprio volume di dati, ma molto (troppo) spesso non riescono a gestirlo, senza avere una piena tracciabilità dei documenti che li contengono e senza ricavarne, quindi, tutto il potenziale valore.

I primi passi da compiere per orientarsi verso un’efficace gestione dei dati (tipicamente protagonisti nei vari documenti che sono alla base dei processi aziendali) è la loro centralizzazione in una piattaforma documentale e la costruzione di un archivio digitale realizzato secondo le regolamentazioni della conservazione a norma. Così facendo si innalza la possibilità di proteggere le informazioni e, allo stesso tempo, è facile avere tracciabilità dei documenti, qualsiasi essi siano inclusi, per esempio, i contratti per gli addetti al Contract Management. Ma procediamo con ordine.

Cosa si intende per flussi documentali e informativi

Con flusso documentale si intende il percorso che i documenti seguono all’interno delle imprese. Esso si compone di tutta una serie di passaggi dalla loro creazione (o ricezione dall’esterno) sino alla archiviazione o distruzione nel caso non vadano conservati.

I flussi informativi fanno riferimento a un concetto simile, ma leggermente più ampio. Questi, infatti, includono qualsiasi tipologia di dato, indipendentemente dal suo formato. In tal caso, alla loro raccolta, si deve aggiungere l’elaborazione, la loro trasformazione, cioè, in un formato più facilmente condivisibile e quindi archiviabile.

A prescindere da questa differenza concettuale, risulta evidente che implementare soluzioni per la tracciabilità dei documenti, comunque essi siano stati generati, determina un incremento di efficienza complessiva.

Perché garantire tracciabilità dei documenti

Dietro all’esigenza di tracciabilità dei documenti c’è la volontà di poter contare su informazioni sempre aggiornate e facilmente reperibili. Una condizione fondamentale e necessaria per essere efficienti nello svolgimento delle attività di business e nei processi decisionali. È sufficiente fare un piccolo esempio per rendersi conto di quanto la tracciabilità dei documenti possa essere determinante. Basti pensare allo svolgimento di una riunione e alle conseguenze di affidare lo scambio dei documenti (di preparazione, di sintesi e di condivisione delle decisioni più o meno riservate) alla posta elettronica, o peggio, alla stampa di materiali cartacei. Recuperare tutto ciò che serve, essere sicuri che sia la versione più recente dei contenuti o di avere le autorizzazioni necessarie per diffonderli, sono operazioni che comportano tempo e dispendio di risorse, oltre a celare una serie di rischi, primo fra tutti, dal punto di vista della riservatezza e data privacy.

Grazie a soluzioni software per il document management si risolvono i principali problemi che riguardano la tracciabilità dei documenti ovvero la loro classificazione e, quindi, identificazione e il monitoraggio di modifiche e così via.

5 benefici della tracciabilità dei documenti

Se i processi documentali sono organizzati e supportati da strumenti che agevolano l’opportunità della tracciabilità dei documenti le aziende possono ottenere, tra gli altri, 5 principali vantaggi.

Implementazione della tracciabilità nei flussi informativi (H2)

Avere tracciabilità dei documenti e, più in generale, dei flussi informativi, richiede pianificazione strategica, change management e tecnologie adeguate a cui deve far seguito la formazione degli addetti.

Vediamo nel dettaglio quali sono i passaggi che servono per creare un ambiente più controllato e trasparente.

L'importanza dei flussi informativi e della tracciabilità dei documenti nel ciclo passivo

Tra i numerosi flussi informativi che vi sono in un’organizzazione uno dei più critici è quello che riguarda il ciclo passivo, anche definito ciclo degli acquisti o di approvvigionamento. Tale attività comporta lo scambio di tantissimi documenti e informazioni.

Il ciclo passivo parte, infatti, con la raccolta delle esigenze di acquisto nelle varie business unit. Continua con scouting e selezione dei fornitori, procede con l’emissione degli ordini di acquisto e, a valle del processo, vi sono le verifiche di conformità e ovviamente tutta la gestione del pagamento.

La tracciabilità dei documenti permette un monitoraggio completo e continuo di tutte queste attività ed è quindi imprescindibile per un’ottimale organizzazione all’interno delle aziende. Nello specifico permette di ottenere:

Ecco come innovare il Contract Management

Un’interessante specifica applicazione dei sistemi che favoriscono la tracciabilità dei documenti è quella, come anticipato, del Contract Management. Applicativi evoluti consentono di automatizzare la gestione dei contratti esistenti e di quelli nuovi, sfruttando un repository centrale che assicuri completa visibilità al fine di ottimizzare i risparmi.

Con Contract Management si intende la produzione, esecuzione e gestione dei contratti che devono essere eseguite nel miglior modo possibile per ridurre al minimo il rischio finanziario. Poter contare su un sistema che garantisce le caratteristiche sopra citate (efficienza, accuratezza, compliance e controllo) è molto importante per impostare un processo di Contract Management che eviti allungamento dei tempi di fornitura, che favorisca precisione nella documentazione, minimizzazione delle eventualità di controversie e, perciò, soddisfazione da ambo le parti.

Tracciabilità dei documenti: le voci delle aziende che hanno automatizzato il processo

Home