Supplier management: perché rende più semplice ed efficace la collaborazione con i fornitori

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Fare supplier management è un’attività delicata per qualsiasi azienda. Ciascuna organizzazione, sia essa pubblica che privata, ha una rete di fornitori da gestire. Quanto più tale rete è composta da realtà affidabili e collaborative tanto più sarà facile riuscire a fare business e a rispondere con puntualità alle richieste del mercato in modo da non lasciare insoddisfatti i clienti finali.

L’ideale è che i buyer delle aziende siano proattivi, ma, allo stesso tempo possano contare su un’organizzazione interna che li agevoli nel loro lavoro e nella gestione della supply chain.

Ma partiamo con l’esaminare nel dettaglio quali sono gli aspetti da trattare quando si fa supplier management.

Che cosa si intende per supplier management

Con supplier (relationhip) management si intendono tutti i processi utili a creare, mantenere e ottimizzare le relazioni con i fornitori. Vi sono vari passaggi da effettuare per costruire il network di riferimenti per gli acquisti su cui un’organizzazione basa il proprio operato. Vediamoli nel dettaglio.

9 vantaggi generati da un efficiente supplier management

Implementare una strategia di procurement di successo non significa soltanto riuscire a ridurre il costo di prodotti e servizi acquistati. Una gestione efficace della relazione con i grossisti si traduce nella possibilità di avere forniture che soddisfino le aspettative e garantiscano benefici da tutti i punti di vista. Ecco i 9 principali.

• Miglioramento della qualità dei rapporti. L’ideale è arrivare a instaurare vere e proprie relazioni di partnership basate sulla collaborazione finalizzata al raggiungimento di obiettivi condivisi.
• Monitoraggio e valutazione continua. Verificando come e quanto le attività dei fornitori possono allinearsi a quelle dell’azienda che da loro si rifornisce è più facile valorizzare la catena di approvvigionamento al fine di migliorare la qualità di prodotti e servizi ottenuti.
• Migliori rapporti con i fornitori. Un rapporto consolidato nel tempo è interessante sia per le aziende che comperano sia per i supplier. La lealtà al fornitore, in epoca di grande competitività, è molto apprezzata. In una situazione di questo tipo vi è maggiore apertura alla negoziazione proprio per mantenere e non rovinare una relazione duratura.
• Efficienza operativa. Tante informazioni a supporto dei processi di acquisto consentono di individuare i punti di forza del fornitore e, eventualmente, anche le sue criticità. Conoscere capacità e limiti di ciascun attore significa poter essere più lungimiranti nelle strategie di approvvigionamento e porsi al riparo da interruzioni della supply chain.
• Riduzione dei tempi e miglioramento dei processi interni. Conseguenza inevitabile dell’efficienza operativa a cui si è appena fatto riferimento è la possibilità di ridurre i tempi necessari e, in ultima analisi, favorire un’ottimizzazione della produzione.
• Identificazione e gestione dei rischi associati ai fornitori per ridurre il pericolo di blocchi della produzione.
• Organizzazione delle priorità. Porre in primo piano le relazioni più strategiche promuove azioni innovative tese a migliorare la cooperazione con determinati attori.
• Fiducia reciproca. Le aziende acquirenti, soddisfatte dei prodotti comperati dal fornitore, si fideranno delle abilità di quest’ultimo. In seguito a confronti e scambi di opinioni le aziende accetteranno consigli dal supplier in merito a novità sulla produzione. Si instaura così un rapporto win-win di miglioramento del prodotto finito e, in generale, si innalza la capacità di innovazione.
• Resilienza. L’azienda non può dipendere da un unico fornitore, ma conviene che lavori diversificando il proprio network, ovviamente tenendo traccia delle certificazioni di ciascuno e della documentazione di conformità delle merci.

Il ruolo della tecnologia nell’ottimizzazione del supplier management

Conoscere a fondo i propri fornitori e avere visibilità in tempo reale dei processi di acquisto sono i due ingredienti fondamentali della ricetta che sta alla base di un perfetto supplier management.

La tecnologia – con piattaforme che convogliano le informazioni, facilitano la gestione dei documenti e la loro condivisione, offrono automazione e restituiscono opportunità di monitoraggio – è un alleato imprescindibile per le realtà che vogliono costruire relazioni solide con i propri interlocutori nella catena di fornitura.

Le aziende stanno sempre più dematerializzando tutto il processo di supply management e implementando applicativi verticali (quali, per esempio, i portali fornitori) per semplificare il rapporto e monitorare il rischio fornitura e, d’altra parte, integrare i processi interni. Vi sono strumenti digitali capaci di delineare una vista completa sui fornitori, farne una mappatura e stilare un’analisi di rischi e opportunità.

Non solo. I fattori chiave per un ottimo rapporto tra azienda e fornitore sono anche la comunicazione e la trasparenza. Anche da questi punti di vista il digitale rappresenta un validissimo aiuto.

Introducendo automazione nei processi, infatti, sarà possibile spostare gli addetti che si occupano di attività rutinarie in quanto queste saranno svolte interamente da sistemi software. Le operazioni eseguite in automatico sono più veloci, efficaci e, soprattutto, con molti meno rischi di errori. Permettono inoltre ai collaboratori di occuparsi di compiti a maggior valore aggiunto.

Qualche esempio? Si può automatizzare il monitoraggio della conformità, l’identificazione di potenziali rischi e della verifica bancaria: un modo per essere sicuri dell’affidabilità dei fornitori e quindi minimizzare la possibilità di problemi finanziari.

Piattaforme per il supplier management sono in grado di predisporre e gestire flussi di lavoro standardizzati (che vanno dall’onboarding del fornitore al monitoraggio delle sue prestazioni) che consentono di automatizzare in tutto o in parte il workflow stesso rendendolo più facilmente monitorabile.

Le dashboard intelligenti create automaticamente grazie ai software di supplier management consentono alle aziende di avere sotto controllo tutte le informazioni su modifiche e azioni che appartengono ai processi di fornitura.

Infine, una maggior consapevolezza, conseguenza della costante disponibilità di informazioni aggiornate, serve anche per non incorrere le problematiche legali.

Le esperienze degli utilizzatori di soluzioni per l’ottimizzazione del supplier management: la voce delle aziende

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