Fatture da ricevere: guida alla gestione in contabilità

Capire e gestire correttamente le fatture da ricevere è essenziale per garantire la coerenza dei bilanci e il rispetto del principio di competenza. In questo articolo troverai una guida chiara su come trattarle in contabilità e come identificarle facilmente grazie all’automazione dei processi Finance.

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Le fatture da ricevere rappresentano una delle voci più delicate nella gestione contabile di fine esercizio, soprattutto per aziende strutturate e multinazionali che trattano volumi elevati di acquisti e prestazioni. Si tratta di documenti non ancora pervenuti ma relativi a beni o servizi già ricevuti: una condizione che impone di procedere comunque con la loro registrazione in bilancio, secondo il principio di competenza economica.

Per i team Finance, gestire correttamente queste fatture significa evitare errori di chiusura, sanzioni fiscali e disallineamenti nei flussi passivi.

In questo articolo analizzeremo nel dettaglio cosa sono le fatture da ricevere, come si registrano secondo le normative vigenti e, soprattutto, come automatizzare l’intero processo grazie a soluzioni digitali come Esker Accounts Payable, il software pensato per semplificare e rendere più efficiente la gestione della contabilità passiva.

Fatture da ricevere: definizione e inquadramento contabile

Le fatture da ricevere sono documenti che, pur non essendo ancora stati emessi dal fornitore (o non ancora ricevuti) al momento della chiusura dell’esercizio, devono essere registrati in contabilità in quanto fanno riferimento a operazioni economiche già avvenute. È il caso, ad esempio, di una prestazione di servizi o della consegna di merce effettuata a dicembre, per la quale però la fattura non è ancora pervenuta entro fine anno.

Secondo il principio di competenza economica, richiamato anche dal DPR n. 633/1972 e applicabile ai soggetti passivi IVA in regime ordinario, i costi devono essere imputati all’esercizio in cui l’operazione si è verificata, a prescindere dalla data di pagamento o dalla ricezione del documento. Questo significa che, dal punto di vista contabile, l'acquisto esiste e va correttamente registrato, anche in assenza della fattura.

Per questo motivo, le fatture da ricevere sono iscritte come passività nel bilancio aziendale e annotate nel registro contabile con scritture dedicate, in attesa che il fornitore emetta la fattura. È una modalità che consente di rappresentare in modo fedele i debiti verso terzi e garantire la corretta chiusura del bilancio d’esercizio.

Fatture da ricevere: scrittura contabile e registrazione in partita doppia

La gestione delle fatture di acquisto non ricevute richiede attenzione e precisione, perché queste voci non passano dal classico registro IVA acquisti, ma devono essere registrate nel libro giornale, secondo le regole della contabilità ordinaria in partita doppia.

Nel momento in cui l’azienda riceve la merce o beneficia di un servizio ma non ha ancora ricevuto la fattura, è necessario predisporre una scrittura contabile che rifletta correttamente l’operazione. Nella pratica:

• si registra il valore della fornitura nel conto Merci c/acquisti (o, nel caso di servizi, nel conto corrispondente come “Spese di consulenza” o “Spese di manutenzione”) in DARE;
• si registra lo stesso importo nel conto Fatture da ricevere in AVERE.

In questo modo, il costo viene imputato correttamente all’esercizio in corso, pur in assenza del documento fiscale.

Quando si redige il bilancio, queste scritture temporanee vanno a confluire nello stato patrimoniale, nella sezione passivo, sotto la voce Debiti verso fornitori. In altre parole, anche se la fattura non è ancora stata emessa, l’obbligazione economica è già sorta e deve essere registrata entro la fine dell’esercizio per garantire la corretta rappresentazione della situazione finanziaria dell’azienda.

Questa operazione può sembrare semplice sulla carta, ma in aziende di grandi dimensioni, con migliaia di fatture e fornitori, la gestione manuale espone a errori e ritardi. Per questo motivo, molte imprese stanno adottando strumenti in grado di automatizzare il rilevamento e la gestione di queste voci in contabilità.

Quando e come devono essere registrate: adempimenti e tempistiche

La registrazione delle fatture da ricevere in bilancio non è solo una buona prassi contabile: rappresenta un obbligo normativo, con scadenze ben precise definite dalla normativa IVA. In particolare, il momento da considerare non è la data della fattura, ma l’effettuazione dell’operazione, ovvero il momento in cui il bene è stato consegnato o il servizio è stato reso.

Secondo quanto previsto dal DPR n. 633/1972, la fattura elettronica relativa a un’operazione va emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione. Tuttavia, se alla data di chiusura dell’esercizio la fattura non è ancora stata emessa dal fornitore, l’azienda acquirente ha il dovere di registrare comunque l’operazione nei propri conti, usando il meccanismo delle “fatture da ricevere”.

Anche nel caso in cui la fattura non sia ancora stata ricevuta, la sua imputazione avviene comunque attraverso le regole della partita doppia, spesso indicata come fatture da ricevere partita doppia. Questa scrittura rappresenta una sorta di “impegno contabile”, che verrà successivamente stornato al momento della ricezione della fattura vera e propria.

Cosa accade invece se la fattura non viene emessa entro il termine previsto? La risposta arriva dall’Agenzia delle Entrate: in assenza di documento, l’azienda acquirente ha l’obbligo di regolarizzare la posizione tramite autofattura, versando l’IVA entro le scadenze fiscali previste. È un meccanismo che serve a evitare elusioni e che comporta responsabilità diretta anche per il committente, che può essere sanzionato in caso di omissioni.

Gestire queste scadenze manualmente, soprattutto in contesti internazionali con diversi fornitori e sedi operative, è una sfida complessa. Ed è proprio in questo scenario che le soluzioni automatizzate offrono un vantaggio concreto, come vedremo nel prossimo paragrafo.

Automatizzare la gestione delle fatture da ricevere con Esker 

Anche se la scrittura contabile delle fatture da ricevere non è generata direttamente dal modulo Esker Accounts Payable, la suite Esker offre una soluzione efficace quando combinata con Esker Procurement. Insieme, i due moduli permettono di generare report avanzati che evidenziano eventuali disallineamenti tra ordini di acquisto (PO) e fatture ricevute, aiutando il team Finance a intercettare facilmente le fatture mancanti e a stimare correttamente quanto deve ancora essere contabilizzato. 

Grazie a questi report: 

• è possibile visualizzare gli ordini effettuati per periodo e confrontarli con le fatture ricevute; 
• ottenere una stima chiara di quanto è stato già fatturato e quali fatture risultano ancora da ricevere; 
• semplificare la creazione delle scritture contabili manuali, con una vista a supporto delle decisioni finanziarie. 

Questa integrazione è particolarmente utile in aziende strutturate o multinazionali, dove la complessità degli ordini e dei flussi passivi richiede strumenti analitici avanzati, in grado di anticipare criticità contabili e ottimizzare la chiusura d’esercizio. 

Come funziona Esker nella gestione delle fatture

• Acquisizione multicanale: la fattura viene acquisita automaticamente, indipendentemente dal canale (e-mail, portale fornitori, EDI, scanner o fax). Questo consente di raccogliere tutte le fatture passive in un unico flusso digitale strutturato. 
• Estrazione dati intelligente: l’AI riconosce e analizza le informazioni contenute nella fattura, anche su più pagine, anticipando errori e incongruenze nei dati contabili e riducendo la necessità di interventi manuali. 
• Verifica e associazione: la fattura viene abbinata a PO (Purchase Order) e bolle, creando il cosiddetto 3-way matching. In combinazione con Esker Procurement, è possibile individuare le discrepanze tra quanto ordinato e quanto effettivamente ricevuto, generando report utili a identificare fatture da ricevere. 
• Approvazione semplificata: ogni flusso di approvazione è gestito secondo regole aziendali personalizzabili, anche da mobile grazie all’app Esker Anywhere™. I processi restano tracciabili e conformi eventuali audit. 
• Integrazione completa: Esker si integra con tutti i principali ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, ecc.), anche in ambienti multi-ERP, rendendo il processo uniforme e scalabile. Questo permette di alimentare in tempo reale il sistema contabile con dati aggiornati e coerenti. 
• Archiviazione sicura: ogni documento è conservato in formato digitale, con firma elettronica e audit trail completo, a prova di controllo e compliance, facilitando la ricostruzione delle operazioni anche a distanza di tempo. 

Grazie a dashboard interattive e a report personalizzabili, CFO, Controller e Finance Manager hanno accesso in tempo reale ai KPI del processo (es. DPO, margini di miglioramento, previsioni di pagamento), migliorando le decisioni strategiche e la gestione del cash flow.

In definitiva, Esker consente di:

• evitare la mancata registrazione delle fatture da ricevere, automatizzando il riconoscimento dei documenti mancanti;
• ridurre i tempi di chiusura mensile e annuale, grazie alla visibilità costante su stato e scadenze;
• limitare le frodi e gli errori, con controlli automatici su duplicati e importi sospetti;
• rafforzare il rapporto con i fornitori, garantendo pagamenti puntuali e maggiore trasparenza.

Conclusione

Gestire correttamente le fatture da ricevere non è solo un obbligo contabile, ma un passo fondamentale per garantire accuratezza nei bilanci, compliance fiscale e controllo sui flussi di cassa. Per aziende complesse o multinazionali, dove la mole di dati e transazioni è elevata, l’automazione diventa una leva strategica.

Soluzioni come Esker Accounts Payable non si limitano a velocizzare il lavoro operativo, ma offrono un nuovo modo di concepire la contabilità passiva: più trasparente, controllata e integrata con l’ERP aziendale. Il risultato? Decisioni più rapide, minori rischi e una gestione del cash flow realmente predittiva.

Dal nostro punto di vista, è questo il futuro della funzione Finance: meno tempo speso su task ripetitivi, più valore generato nella gestione strategica delle risorse.

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