KPI: cosa sono e come definire una strategia aziendale basata sui dati

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Quando parliamo di digitalizzazione e automatizzazione dei processi documentali ci riferiamo ai KPI. Diverse volte nei nostri articoli abbiamo suggerito di definire i KPI, monitorarli con costanza, tenerli sotto controllo.

E abbiamo anche detto spesso che sulle nostre dashboard è possibile visualizzare i KPI con cui hai la necessità di lavorare per ottimizzare le procedure.

Sì, è tutto interessante, ma questi KPI, cosa sono?

Nelle aziende qualsiasi attività si basa sull’analisi dei dati: pensiamo all’amministrazione, alla logistica, alla fatturazione, al marketing. Anche la gestione del credito, la gestione degli ordini, la contabilità dei clienti funzionano grazie al monitoraggio dei dati.

Affinché un’azienda funzioni, oltre a definire a priori quali siano i KPI da monitorare, è necessario saperli leggere, interpretare e capire per elaborare soluzioni originali che possano differenziare la tua azienda dai competitor.

La qualità e la visibilità del dato sono fondamentali, ma la visione strategica cambia le prospettive di crescita.

KPI: cosa sono?

KPI è l’acronimo di Key Performance Indicator – Indicatore Chiave di Prestazione -, e identifica un valore con il quale misuriamo l’andamento e l’efficacia dei processi aziendali rispetto agli obiettivi da raggiungere.

In pratica, con i KPI monitoriamo le performance di un’azienda e vediamo in che modo la nostra impresa sta raggiungendo i goal stabiliti nella fase di pianificazione.

Un KPI assume un valore strategico per l’azienda quando:

• è funzionale a prendere una decisione informata,
• è quantificabile in un arco temporale ampio,
• è misurabile in modo oggettivo,
• è rilevante rispetto al contesto.

Ci sono due differenti marco categorie di KPI:

• i KPI di Alto Livello aiutano a valutare le performance aziendali complessive,
• i KPI di Basso Livello monitorano i singoli processi per ogni reparto.

Non tutti i dati statistici sono KPI: ricaviamo una quantità infinita di metriche dai tool di analisi di cui disponiamo e ogni “numero” assume un ruolo differente in base al contesto, al mercato, al settore, alla funzione, al pubblico e agli obiettivi di un’azienda.

Per valutare con concretezza i risultati che stiamo ottenendo nel tempo – anche a livello di fatturato -, dobbiamo estrapolare dalle metriche i valori più importanti per la nostra realtà.

Quei valori diventano i KPI aziendali, ovvero gli indicatori chiave per il successo dell’impresa.

Come definire i KPI aziendali

Uno dei problemi principali delle aziende è la noncuranza nella definizione dei KPI. Quando non prestiamo cura e attenzione alla fase di identificazione degli indicatori chiave che meglio rappresentano il business, non generiamo cambiamenti positivi all’interno dell’organizzazione.

Il processo di definizione dei KPI è funzionale all’impresa se tutto il team del reparto interessato partecipa in modo attivo alla definizione della mission e contribuisce con proattività all’identificazione dei punti di forza e di debolezza dell’impresa.

In Esker diciamo che la definizione dei KPI prende ispirazione dalla metodologia agile perché è iterativa e necessita di feedback continui da più collaboratori: attraverso la condivisione delle informazioni, degli obiettivi e dei processi interni è possibile individuare quei KPI che hanno un valore aggiunto per la nostra realtà.

La definizione dei KPI strategici inizia con un brainstorming durante il quale poniamo alcune domande focalizzate sui singoli risultati di business che intendiamo ottenere.

Ti riportiamo alcuni esempi da cui prendere spunto.

• Quali sono i risultati che l’azienda vuole raggiungere entro il gg-mm-aa?
• Perché questi risultati sono rilevanti per la nostra realtà?
• Allo stato attuale, chi è responsabile del risultato?
• In che modo misuriamo i progressi interni?
• Con quale cadenza estrapoliamo i report?

La finalità di questa prima fase è comprendere quando arriviamo al risultato e come lo abbiamo ottenuto.

La definizione dei KPI è connessa a quella degli obiettivi: se all’inizio dell’anno affermi di voler lavorare sul fatturato, dovrai specificare il valore percentuale o numerico che stabilisce la grandezza di questo incremento.

“Voglio aumentare il fatturato del 20% o di €. 40.000,00” è un obiettivo concreto e di conseguenza misurabile con alcuni KPI specifici.

In questa fase possiamo suddividere la definizione dei KPI in base al riferimento temporale:

• i KPI predittivi sono i valori attraverso i quali ipotizziamo le prestazioni aziendali future, aiutano il team a mantenere il focus sull’obiettivo;
• i KPI consuntivi sono i dati con i quali misuriamo a posteriori l’efficacia di un’attività o di un’azione commerciale e servono a comprendere le performance e il successo dei processi.

Sarebbe opportuno definire e monitorare sia i primi che i secondi, per creare delle sinergie proficue e stimolare i collaboratori.

Quando un KPI è efficace? Breve check-list

I Key Performance Indicator efficaci sono quelli che portano un risultato concreto all’azienda. Tieni a portata di mano questa breve check-list e spunta le voci per ogni KPI individuato nella fase di brainstorming.

Il KPI:

• misura i progressi in modo oggettivo
• include i fattori interni all’azienda
• include i fattori esterni all’azienda
• aiuta a sviluppare la strategia
• è rilevante in questo contesto
• è semplice da capire
• è attuale

I tuoi KPI hanno il compito di supportarti a prendere decisioni informate e consapevoli sulle azioni strategiche da compiere per far crescere il business aziendale.

KPI: perché sono importanti?

Definire gli indicatori chiave delle prestazioni e comunicarli ai collaboratori è un modo per migliorare la partecipazione delle persone al progetto aziendale ed elaborare una visione strategica di lungo termine.

Ogni KPI indica con precisione quale obiettivo vuoi raggiungere ed entro quando lo vuoi ottenere: metterlo nero su bianco ti consente di dichiarare una finalità e concretizzarla.

I KPI aziendali forniscono delle prove oggettive e quantificabili sulla crescita aziendale, per questo potresti condividerli con gli stakeholder o con i partner potenziali.

Oltre a tenere traccia dei risultati ottenuti con ogni azione aziendale, i KPI permettono di confrontare l’andamento delle vendite, del fatturato, del tempo medio di evasione di un ordine in un arco temporale preciso: puoi creare dei report semestrali che mettano in evidenza i miglioramenti ottenuti in azienda grazie al lavoro del team o all’implementazione di nuove soluzioni digitali.

Fai in modo che per ogni KPI tu riesca a ricavare una misura specifica di una metrica e definire un obiettivo chiaro e raggiungibile.

È importante valutare anche l’origine dei dati e la loro qualità: affidati a strumenti innovativi e alle tecnologie più moderne per ricavare KPI in tempo reale e di alto livello.

KPI: quali sono? Una lista (non esaustiva) dei principali indicatori chiave

Il settore nel quale sentiamo parlare più spesso di KPI è il digital marketing perché ogni azione di comunicazione digitale necessita di essere monitorata con una serie di dati che ne misurino l’efficacia. I KPI più rilevanti per questo settore sono 5:

• ROI = return on investment, misura il ritorno sull’investimento fatto per una campagna,
• Engagement rate = tasso di coinvolgimento, misura la capacità di un brand di creare una relazione con la sua Community,
• CPL = cost per lead, indica quanto è costata all’azienda l’acquisizione di un nuovo contatto che potrebbe diventare un cliente;
• CAC = customer acquisition cost, misura il denaro speso dall’azienda per conquistare il cliente e fidelizzarlo;
• CLV = customer lifetime value, permette di comprendere il valore generato dal cliente durante il suo “ciclo di vita” nel funnel aziendale.

Ve ne sono altri legati al monitoraggio del sito come il numero di visualizzazioni per pagina, il tempo medio di permanenza su ogni pagina del sito, il tasso di rimbalzo.

Per valutare le performance aziendali in modo globale e la crescita del business è necessario fare riferimento ad altre categorie di KPI più specifici per ogni reparto aziendale.

Vediamo insieme una lista di indicatori chiave di prestazione che potresti utilizzare per monitorare il successo della tua organizzazione.

KPI aziendali generici

Comprendono gli indicatori chiave di prestazione che misurano l’andamento dell’impresa nella sua globalità.

• Valutazione del tasso di soddisfazione dei collaboratori
• Valutazione del tasso di soddisfazione dei clienti
• Obiettivi percentuali di vendite annuali
• Ricavi generati da ogni dipendente
• Ricavi generati da ogni cliente
• Margine operativo aziendale
• Valore del capitale circolante
• Margine di profitto
• Margine lordo
• Margine netto

KPI di vendita

È l’insieme degli indicatori utilizzati dalle aziende per valutare l’incremento delle vendite dei prodotti o dei servizi.

• Variazione su base annuale, semestrale o trimestrale delle vendite
• Tempo medio indicante la durata del ciclo di vendita
• Tasso di incremento delle vendite per ogni sede
• Numero di nuovi contratti firmati nel periodo X
• Tempo medio di risposta dei lead qualificati
• Tasso di cross-selling e di up-selling
• Valore medio dell’ordine
• Vendite nette

KPI finanziari

È la categoria di KPI che indica i risultati ottenuti dal reparto finance ed è connessa alla gestione del credito.

• Crescita delle entrate aziendali nel periodo X
• Margine operativo lordo (MOL)
• Margine di profitto netto
• Margine di profitto lordo
• Cash flow operativo
• Crediti correnti
• DSO

KPI di Project Management

Sono i valori con i quali misuriamo l’andamento dei progetti aziendali. In Esker usiamo questi KPI per valutare l’implementazione delle soluzioni.

• Tempo impiegato per completare il progetto vs tempo stimato
• Budget utilizzato per il progetto vs budget stimato
• Numero di iterazioni per progetto
• Numero di errori per intervento
• Percentuale di reclami dei clienti
• ROI

Questi sono solo alcuni esempi di KPI che puoi valutare in fase di definizione delle strategie. Ogni settore aziendale ha i suoi KPI specifici: ti suggeriamo di individuarne cinque o sette e focalizzare l’attenzione su quei valori.

Quali KPI misuri con le soluzioni di Esker?

Misurare i KPI con le soluzioni di Esker è semplice: hai a disposizione delle dashboard intuitive che in tempo reale mostrano gli indicatori chiave di prestazione più rilevanti per ogni operazione aziendale.

Nell’articolo 10 Accounts Payable KPI Per Migliorare Le Performance Aziendali trovi l’elenco di dieci KPI fondamentali per monitorare le prestazioni della contabilità fornitori, ma non sono gli unici che hai la possibilità di visualizzare all’interno delle nostre soluzioni.

In base alla funzionalità aziendale che hai la necessità di monitorare, con Esker hai piena visibilità su molteplici KPI: ti proponiamo alcuni esempi.

Contabilità Clienti (Accounts Receivable).

• L’indice di efficacia della credit collection (Collections Effectiveness Index o CEI)
• Report di aggiornamento per rischio cliente (Aging report by customer risk)
• Motivi del blocco d'ordine principale (Main order block reasons)
• Richieste di credito approvate automaticamente
• I 10 principali saldi scaduti per categoria di rischio
• Crediti totali e limiti di credito per mese
• Days Sales Outstanding (DSO)
• Root-cause analysis
• Crediti/contenziosi
• Previsioni di cassa

Fatture Fornitori (Accounts Payable)

• Fatture elaborate al giorno per equivalente a tempo pieno (FTE)
• Fornitori che presentano fatture in formato elettronico
• Tempo medio di approvazione di una fattura
• Numero fatture elaborate automaticamente
• Tasso di automazione (Automation rate)
• Days payable outstanding (DPO)
• Fatture in attesa di pagamento
• Previsione di pagamento
• Fatture PO e non-PO
• Pagamenti puntuali

A prescindere dal reparto e dal processo aziendale da controllare, la definizione dei KPI strategici per il tuo business ti permette di tracciare un percorso di crescita aziendale, creare un ecosistema proattivo e generare quella che noi definiamo Positive Sum Growth.

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