Ciclo passivo contabilità: perché spesso regola il successo aziendale

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Con ciclo passivo contabilità si vuole porre particolare accento al processo contabile relativo agli acquisti e ai pagamenti. Nel ciclo passivo si include tutto ciò che riguarda i rapporti tra un’azienda e i suoi fornitori. Le attività che costituiscono il ciclo passivo vanno perciò dalla gestione delle offerte sino alla registrazione dei documenti fiscali. Focalizzandosi su quest’ultimo aspetto del ciclo passivo, si guarda dunque a quelle particolari attività attuate nel dipartimento contabile in merito alla verifica delle fatture, la loro riconciliazione e il pagamento ai fornitori.

Componenti chiave del ciclo passivo

Il ciclo passivo ha origine nelle analisi effettuate in azienda in merito al fabbisogno necessario per sostenere le attività. Stabilito il budget a disposizione si è pronti per identificare il fornitore e scegliere le forniture ai prezzi più vantaggiosi.

Formalizzato e inviato l’ordine, serve poi organizzare l’arrivo di quanto comprato per compiere le opportune verifiche di conformità. Superate queste, è il momento del ciclo passivo contabilità. Serve verificare che i documenti fiscali corrispondano agli ordini, dunque approvare il pagamento e registrare le fatture sia per fini gestionali sia per quelli fiscali.

Occorre poi procedere con il pagamento secondo i tempi stabiliti. Per non rischiare ritardi che possono compromettere la fiducia del fornitore, le aziende devono essere attive anche nel controllo dei pagamenti effettuati.

Le sfide che caratterizzano l’aspetto contabile del ciclo passivo

Le aziende hanno tipicamente un gran numero di fornitori e l’amministrazione, di conseguenza, è tenuta a gestire molteplici fatture con tutte le problematiche che questo può generare. Tra le principali ci sono sicuramente:

• accuratezza dei dati;
• tempi di elaborazione e approvazione;
• verifiche di conformità;
• controllo del cash flow.

A quest’ultimo proposito, purtroppo, una scarsa attenzione alle operazioni di contabilità del ciclo passivo si ripercuote direttamente sulla salute finanziaria dell’azienda. Ritardi o errori, o lasciarsi scappare ad esempio, l’opportunità di sconti per pagamenti anticipati sono fattori che incidono negativamente sulla liquidità.

Benefici di una gestione efficiente di ciclo passivo e contabilità fornitori e ripercussioni positive sull'intera azienda

Gli effetti positivi dell’ottimizzazione della gestione del ciclo passivo e della contabilità fornitori sono di varia natura, riguardano strettamente l’operatività degli addetti e si estendono a tutta l’azienda con particolare riferimento ai concreti risultati finanziari. Più nello specifico, grazie a soluzioni software dedicate alla gestione del ciclo passivo si avrà maggiore agilità nella contabilità. Tecniche di intelligenza artificiale consentono, per esempio, di abbinare automaticamente le fatture con gli ordini e le ricevute di consegna.

Per meglio comprendere la correlazione tra efficienza del ciclo passivo contabilità e successo aziendale conviene suddividere per tipologia i benefici generati dall’adozione di tecnologie ad hoc. Si specificheranno quelli che riguardano direttamente le attività nei reparti amministrativi e quelli che, più in generale, determinano un aumento dei risultati economici.

Vantaggi per gli addetti al ciclo passivo contabilità

Vantaggi per tutta l’organizzazione

In estrema sintesi, un ciclo passivo contabile caratterizzato da grande efficienza concorre a incrementare la stabilità finanziaria, contribuisce a consolidare la reputazione aziendale e, in ultima analisi, promuove crescita e sviluppo all’interno dell’impresa.

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