Lo Scouting fornitori tra digitalizzazione e relazioni umane

La maggior parte dei contenuti online offrono indicazioni, suggerimenti, consigli per trovare clienti, vendere e incrementare il fatturato. Attività fondamentali per qualsiasi business, certo.

Sono pochissimi invece gli articoli dei blog dedicati allo scouting fornitori. Così ne abbiamo scritto uno noi.

Nelle storie delle aziende i fornitori svolgono un ruolo importante. Senza di loro non avremmo le materie prime per creare nuovi prodotti, non potremmo accedere a un supporto tecnico per la gestione dei PC e della rete, non comunicheremmo sui canali social. Per fare degli esempi.

In questo articolo diamo valore al ruolo dei fornitori per le attività di business, vediamo che cosa si intende con il termine scouting fornitori, condividiamo qualche consiglio per gestire questa attività.

E ampliamo la visione per capire in che modo l’automatizzazione dei processi aiuta le aziende a scegliere i fornitori con maggiore consapevolezza e a creare relazioni durature e di fiducia.

Lo scouting fornitori è un’attività strategica

Fare ricerca fornitori – come si dice nel gergo aziendale – è un’attività che richiede tempo, risorse e molta energia perché rientra nei processi della strategia aziendale.

Scegliere i fornitori significa decidere quale partner avere al nostro fianco per svolgere con costruttività, impegno e dedizione le attività core dell’impresa.

Usiamo una parola audace: è un po’ come un matrimonio. Lo scouting prevede una lunga fase di raccolta delle informazioni, analisi dei dati, valutazione delle offerte e trattative dei prezzi prima di selezionare l’azienda che sembra più adatta a risolvere un problema in quel contesto e spazio temporale.

Per inquadrare la situazione siamo costretti a citare, ancora una volta, la pandemia da Covid-19 e le guerre in corso, in particolare quella tra Ucraina e Russia che dura ormai da (troppo) tempo. Questi eventi sono crisi esterne che portano disequilibrio all’interno delle aziende e provocano una discontinuità delle filiere a livello globale.

Una conseguenza diretta è la difficoltà nella gestione degli acquisti, in modo particolare delle materie prime, che diventa sempre più complessa e costosa.

In un articolo pubblicato su Il Sole 24 Ore il 1° dicembre del 2022, la giornalista Michela Guida aveva messo in luce una tendenza nella quale oggi ci rispecchiamo:

“Nel contesto attuale, volatile e incerto, le aziende stanno rimodellando il modo in cui gestiscono la loro filiera, potenziando la loro attuale base di approvvigionamento attraverso lo scouting attivo di nuovi fornitori. Nei moderni mercati, dove le filiere sono sempre più complesse e globali, le informazioni necessarie per uno scouting consapevole e responsabile sono innumerevoli”.[1]

Il punto centrale è proprio questo: la quantità di informazioni di cui, nel contesto attuale, dobbiamo disporre per valutare con consapevolezza e responsabilità i fornitori e avviare una collaborazione.

Che cos’è lo scouting fornitori?

Diamo una definizione breve e univoca per identificare l’attività di scouting dei fornitori.

È un processo, composto da più fasi, finalizzato alla ricerca di fornitori che sposino i valori, la filosofia e la missione dell’azienda, e garantiscano l’approvvigionamento costante dei materiali e/o servizi necessari all’impresa per svolgere con continuità il lavoro.

Lo scouting fornitori è un’attività continuativa, non possiamo pensare di spegnerla e accenderla a piacimento: anche se troviamo il partner giusto con cui collaborare è opportuno continuare ad analizzare il mercato, verificare nuove opportunità di crescita e, soprattutto, avere una serie di strategie per rafforzare le relazioni con gli attuali fornitori.

Sai, le affinità con la ricerca dei clienti è molto simile, perché in entrambi i casi stiamo parlando di legami professionali tra persone, a prescindere dal ruolo e dalle finalità.

Cinque consigli per fare scouting fornitori

Identificare un metodo per fare lo scouting fornitori serve ad avviare l’attività in modo strategico.

La gestione del procurement e della supply chain è delicata, soprattutto per le aziende del settore manifatturiero che basano il lavoro sull’approvvigionamento di numerose materie prime.

Le crisi sociali e politiche potrebbero anche provocare il fallimento di alcune aziende e, se una di queste è un nostro fornitore, dobbiamo essere pronti a superare il problema in poco tempo.

La gestione oculata e strategica dello scouting fornitori è finalizzata a trovare con rapidità ed efficienza i fornitori ideali in base al rapporto qualità/prezzo migliore per noi ed evitare eventuali danni economici ma anche reputazionali nei confronti dei clienti.

Se un fornitore ci lascia a piedi e non abbiamo una soluzione alternativa, faticheremo a mantenere le relazioni con i clienti e dare solidità al fatturato.

La scelta dei fornitori ha ricadute sulla salute dell’azienda e sul benessere dei collaboratori, per questo è utile predisporre degli step da seguire per avviare un processo di selezione fluido.

Creare i modelli dei fornitori come se fossero buyer personas

Quando pianifichiamo una strategia di marketing per acquisire nuovi clienti di solito prepariamo le schede delle buyer personas, strumenti che ci aiutano a individuare dei cluster di clienti tipo e costruire messaggi su misura.

Possiamo svolgere un lavoro simile anche per i fornitori: prima di avviare lo scouting fornitori prepariamo delle schede nella quali specificare le caratteristiche che cerchiamo nell’azienda fornitrice.

Per esempio, possiamo valutare: ampiezza dell’impresa, presenza di un servizio di assistenza clienti dedicato, solidità economica, facilità nella gestione delle comunicazioni, potenzialità del mercato, servizi extra.

Creiamo una carta di identità del fornitore ideale per avere le idee chiare e condividere la visione con tutto il team.

Analizzare il mercato e i fornitori utilizzati dai competitor

Le analisi di mercato richiedono tempo ma sono indispensabili per cercare i fornitori allineati alle nostre esigenze economiche e strutturali.

Se abbiamo a disposizione strumenti specifici per il nostro settore (pensiamo per esempio alle ricerche di mercato di New Line) è più semplice fare delle valutazioni.

Può anche essere utile acquisire informazioni sui fornitori utilizzati dai nostri concorrenti, non c’è nulla di scorretto.

Suggeriamo di prestare attenzione alle tendenze di mercato del canale di riferimento, ai dati di sell-out, all’efficacia dell’attività dei fornitori, alla loro autorevolezza e credibilità.

Valuta anche il sito web, la presenza su eventuali canali social, le modalità di comunicazione.

Partecipare alle fiere di settore

La partecipazione agli eventi di settore è ancora oggi una soluzione ottimale per valutare i fornitori. Dietro lo scambio di un biglietto da visita e una stretta di mano c’è una sorta di ritualità: l’incontro dal vivo permette di conoscere il potenziale fornitore, apprezzarne l’umanità e avviare una fase di trattativa vis à vis.

In questa sede non proponiamo un elenco di eventi perché la scelta ricade sulla tipologia di settore nel quale ogni azienda opera, ma ti consigliamo di partecipare almeno a un paio di fiere all’anno anche solo per avere una panoramica dell’offerta.

Confrontarsi con i professionisti del settore

Nel processo di scouting può essere utile parlare con i fornitori con i quali collaboriamo e utilizzare la loro conoscenza del mercato.

Un’azienda del settore edile, per esempio, può chiedere al suo fornitore di cemento un consiglio sul migliore supplier di rivestimenti. I titolari delle aziende parlano tra loro, si confrontano e il passaparola è ancora oggi la soluzione più immediata per acquisire informazioni. Anche l’attività di scouting fornitori si basa sulle relazioni.

Automatizzare le attività di sourcing

Possiamo automatizzare tutte le attività e i processi che riguardano la selezione, la ricerca e la negoziazione dei fornitori. Come? Con una soluzione digitale che ci aiuti a scegliere i supplier più adatti a noi.

“Potenziare lo scouting è fondamentale e richiede lo sviluppo di nuovi modelli e strumenti digitali per la raccolta e l’analisi dei dati” leggiamo nel già citato articolo de Il Sole 24 Ore.

Con una soluzione digitale gestiamo le gare d’appalto e le negoziazioni tramite aste on-demand, senza perdere tempo, e individuiamo i fornitori più adatti con facilità.

Lo scouting dei fornitori è un processo complesso basato ancora moltissimo sulle relazioni umane. Se possiamo automatizzarne una parte, riusciamo a snellire le fasi di ricerca e analisi dei dati, eliminare l’approvvigionamento manuale e prendere decisioni informate su dati reali.

Quali sono i vantaggi di uno scouting fornitori automatizzato?

Le nuove tecnologie aiutano le aziende ad automatizzare le analisi delle offerte del mercato, confrontarle ed eseguire una scansione preliminare per valutare la validità delle proposte e la qualità dei prezzi.

Quando scegliamo di implementare una soluzione digitalizzata otteniamo almeno sei benefici:

• risparmiamo tempo e denaro perché riusciamo ad avere sottomano prezzi competitivi e riduciamo i costi rispetto ai metodi di approvvigionamento tradizionali;
• velocizziamo i processi, in particolare nella fase di raccolta delle informazioni e valutazione dei dati;
• miglioriamo la qualità delle analisi e riusciamo ad approfondire i settori di nostro interesse;
• redigiamo con semplicità report accurati da presentare al team di procurement;
• valorizziamo il lavoro dei collaboratori dell’ufficio acquisti;
• rafforziamo i legami con gli stakeholder.

Lo scouting fornitori automatizzato è una nuova modalità di concepire la ricerca dei fornitori e di gestire le trattative: implica un cambiamento di mindset e di cultura rispetto al metodo classico, certo, ma genera vantaggi operativi ed economici importanti.

Quando abbiamo a disposizione informazioni approfondite e dati statistici di valore, prendiamo decisioni informate e riusciamo a garantire la conformità alle normative e ai metodi di lavoro.

L’obiettivo di Esker Italia è offrire ai clienti l’opportunità di lavorare con fornitori qualificati e realtà aziendali solide che contribuiscano in modo proattivo alla crescita aziendale.

Per ottenere questo scopo abbiamo elaborato una soluzione di automatizzazione e digitalizzazione dello scouting fornitori: il software di Sourcing. Insieme a Market Dojo – piattaforma riconosciuta nella Market Guide 2022 di Gartner per le E-Sourcing Applications – abbiamo avviato una collaborazione per proporre ai clienti una soluzione efficace e immediata per la gestione dei fornitori.

La base? Sempre la nostra piattaforma cloud. Puoi approfondire l’argomento qui:

Esker Sourcing Software