Procurement: guida agli acquisti aziendali (aggiornata)

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Il procurement non si limita più a essere un semplice processo di acquisto. Oggi rappresenta una funzione strategica che influisce direttamente sulla riduzione dei costi, sull’ottimizzazione dei flussi di lavoro e sulla gestione della catena di approvvigionamento.

Fino a pochi anni fa, il focus era sul Procure-to-Pay (P2P), ovvero l’automatizzazione delle attività legate alla gestione degli ordini di acquisto, ai pagamenti e alla fatturazione. Tuttavia, gli analisti di settore, come Gartner, non parlano più di Procure-to-Pay, ma di Source-to-Pay (S2P). Questo perché il processo di approvvigionamento non si esaurisce con l’emissione di un ordine, ma inizia molto prima, con la selezione dei fornitori, la negoziazione e la gestione dei contratti.

In un mercato sempre più dinamico, le aziende devono adottare soluzioni digitali per rendere il procurement più strategico ed efficiente. Ottimizzare il processo di approvvigionamento significa non solo gestire meglio gli acquisti indiretti, ma anche migliorare la visibilità sulle spese, garantire il rispetto delle policy aziendali e semplificare l’intero flusso di lavoro.

Le soluzioni di automazione del procurement permettono di ridurre gli sprechi, accelerare le approvazioni e ottenere un maggiore controllo sui costi operativi. Senza un sistema strutturato, le aziende rischiano di perdere efficienza e di non avere una visione chiara delle proprie spese.

Ma come si costruisce un processo di procurement efficace? E quali strumenti permettono di ottimizzare la gestione degli acquisti indiretti? Scopriamolo insieme.

Procurement: che cos’è?

Il procurement è il processo attraverso il quale un’azienda ottiene i beni e i servizi necessari a svolgere le attività imprenditoriali e rendere sostenibile il business.

Nonostante all’apparenza sembri qualcosa di semplice, il significato del termine procurement è ampio e complesso. Quando parliamo della gestione dei fornitori, dobbiamo tenere in considerazione molteplici aspetti della vita aziendale, come:

• la selezione dei fornitori,
• la negoziazione dei termini del rapporto commerciale,
• la gestione dei contratti,
• la gestione degli acquisti,
• l’elaborazione delle fatture,
• la gestione delle relazioni con i fornitori.

Un’efficace gestione del processo di approvvigionamento consente alle aziende di ottimizzare i costi, garantire la qualità dei prodotti e servizi e migliorare i tempi di consegna.

Il procurement si divide in due macro-categorie: acquisti diretti e indiretti.

Procurement diretto

Comprende gli acquisti diretti, ovvero beni e materiali finalizzati alla produzione di un manufatto completo. È tipico delle aziende product-oriented, dove la gestione del processo di acquisto aziendale è spesso affidata all’area produttiva e operativa. Pensiamo, ad esempio, a un’azienda che produce rubinetteria: acquista singole componenti da diversi fornitori (cartucce, maniglie, aeratori) per realizzare il prodotto finito.

Procurement indiretto

Comprende gli acquisti indiretti, ossia quei servizi e beni non direttamente legati alla produzione, ma essenziali per il funzionamento aziendale. Ne sono un esempio la consulenza, i servizi di pulizia e la gestione delle collaborazioni esterne. Nel contesto attuale, il procurement indiretto è sempre più rilevante, in quanto molte aziende scelgono di esternalizzare attività che non rientrano nel loro core business.

Chi si occupa di Procurement in azienda?

Le figure professionali coinvolte nella gestione del processo di approvvigionamento variano in base alle dimensioni e alla complessità dell’azienda. Più una realtà è strutturata, più è necessario suddividere le responsabilità all’interno dell’ufficio acquisti per garantire un controllo efficace sulle spese e sulla gestione delle relazioni con i fornitori.

A titolo informativo, le tre principali figure professionali nel procurement sono:

• Chief Procurement Officer (CPO) – Ha il compito di dirigere e strutturare l’intero processo di acquisto aziendale, definendo i budget, le priorità e le strategie di selezione dei fornitori sulla base delle esigenze aziendali.
• Procurement Manager – È la figura strategica che guida e coinvolge i collaboratori dell’ufficio acquisti (buyer), supervisionando le attività di gestione degli acquisti e negoziazione con i fornitori per ridurre i costi e migliorare l’efficienza.
• Procurement Specialist – Si occupa operativamente della gestione dei contratti, della verifica delle condizioni di fornitura e del monitoraggio degli ordini di acquisto. È responsabile di garantire che i tempi di consegna siano rispettati e che la qualità dei prodotti e servizi acquistati sia conforme agli standard aziendali.

Per approfondire questo tema ti suggeriamo di leggere lo studio elaborato da ISTUD Business School “Procurement: Evoluzioni e Nuove Figure professionali” per il Master in Marketing Management 2018-2019.

Il Procurement e la gestione delle relazioni con i fornitori

Il procurement è oggi una leva strategica per le aziende, influenzando direttamente l’efficienza operativa, la gestione della spesa e la capacità di adattarsi a un mercato in continua evoluzione. Le organizzazioni non possono più affidarsi a processi manuali e frammentati: per garantire trasparenza e controllo, è necessario adottare strumenti di automazione che migliorino la gestione delle spese, riducano gli errori e offrano maggiore visibilità sulle operazioni aziendali.

Uno dei problemi più comuni è il Maverick Buying, ovvero gli acquisti effettuati al di fuori delle policy aziendali, che riducono la visibilità sulle spese e compromettono la capacità di negoziare condizioni più vantaggiose con i fornitori.

Inoltre, la Tail Spend, ovvero quella categoria di spesa non strategica spesso trascurata dagli uffici acquisti, può rappresentare fino al 20% del totale degli acquisti aziendali e nascondere inefficienze significative.

I sistemi tradizionali spesso presentano criticità che ostacolano l’ottimizzazione del processo di approvvigionamento, tra cui:

• Mancanza di trasparenza e visibilità sulle spese aziendali, con difficoltà nel monitorare i costi in tempo reale.
• Processi complessi e disorganizzati, che rallentano le approvazioni e aumentano il rischio di errori.
• Gestione inefficiente del budget e della compliance, con impatti negativi sulla pianificazione finanziaria e sulla redditività.

Per affrontare queste sfide, sempre più aziende stanno adottando un approccio di Strategic Sourcing, che consente di selezionare i fornitori sulla base di criteri di valore aggiunto e sostenibilità, anziché solo sul prezzo.

L’approccio Source-to-Pay non si limita più solo alla gestione del ciclo passivo, ma permette di integrare l’intero ciclo di approvvigionamento, dalla selezione dei fornitori alla gestione dei contratti, fino ai pagamenti.

L’automazione è la chiave per la gestione del Procurement

Partiamo sempre da un dato: per il 46% dei responsabili degli acquisti l’obiettivo principale della gestione dei fornitori è il miglioramento della relazione, perché buoni legami offrono alle aziende molteplici benefici in termini di business.

La collaborazione continua con i fornitori e il loro coinvolgimento nei processi di Procurement permette alle imprese di costruire relazioni solide basate sulla fiducia reciproca e di ottenere gli obiettivi di crescita aziendale con maggiore facilità.

Per sviluppare resilienza e migliorare l’ecosistema interno, abbiamo bisogno di affidarci a tecnologie di automazione dei processi che migliorino l’efficienza e incrementino i profitti: le soluzioni digital per la gestione dei supplier supportano le aziende nella valutazione e nella selezione dei fornitori, nella gestione dei pagamenti puntuali e nel monitoraggio dei principali KPI acquisti.

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Vantaggi dell'automazione del Procurement

Non possiamo più permetterci di gestire i fornitori con processi manuali e obsoleti. Non abbiamo più il tempo di compilare moduli cartacei. Non riusciamo a rispondere a milioni di richieste telefoniche.

La scelta, la valutazione, l’onboarding e la gestione dei fornitori e delle attività di Procurement ha bisogno di essere automatizzata per garantire alle organizzazioni una crescita continua e sostenibile.

In che modo la tecnologia trasforma i processi di Procurement? Quali sono i vantaggi connessi all’implementazione di soluzioni digitalizzate?

I software e le soluzioni di Procurement sono utili per automatizzare i flussi di lavoro, velocizzare le approvazioni, garantire l’accesso ai dati.

Vediamo quali sono i benefici diretti e le ricadute positive di una soluzione di automazione sul ciclo S2P.

• La semplicità: le tecnologie semplificano il processo di Procurement e permettono alle aziende di gestire i fornitori da un’unica piattaforma cloud, sicura e attendibile.
• La trasparenza: una relazione duratura si basa su un rapporto di fiducia. Dare ai fornitori l’opportunità di avere visibilità sugli ordini di acquisto, sulle richieste di preventivo, sui pagamenti, permette di gestire con la massima trasparenza il rapporto di fornitura e trasformare i supplier in partner aziendali.
• Il risparmio di tempo: eliminare le attività manuali connesse all’inserimento dei dati, all’onboarding dei fornitori, alla redazione dei contratti e alla preparazione dei documenti permette ai collaboratori che lavorano negli uffici acquisti di velocizzare le operazioni e ottimizzare i processi di Procurement. Inoltre, le persone possono dedicarsi ad attività a maggior valore aggiunto.
• La riduzione degli errori: questo punto si collega al precedente. Sappiamo bene che il problema principale della gestione manuale è la possibilità di commettere errori di battitura, alcuni dei quali possono compromettere la relazione con i fornitori. Le tecnologie che automatizzano i processi manuali permettono alle aziende di ridurre o azzerare le sviste sulla preparazione dei documenti ed evitare equivoci o conteggi sbagliati. 
• La scalabilità: affidarsi a una soluzione di automazione permette alle imprese di rendere scalabile il business e crescere con continuità per raggiungere gli obiettivi di fatturato.

Fare Procurement strategico significa avere l’opportunità di prendere decisioni informate sulla gestione del budget e delle spese per poter allocare le risorse in modo adeguato in tutti i reparti aziendali: avere accesso in tempo reale ai dati e alle uscite permette di valutare con oggettività le spese e scegliere i fornitori migliori per incrementare la qualità dei propri prodotti o servizi.

In sintesi, l’automazione migliora e facilita il Procurement perché:

• garantisce conformità,
• semplifica i processi,
• velocizza le attività,
• dona visibilità,
• azzera i rischi.

Come funziona una soluzione di automazione per il processo di Procurement?

Lo spieghiamo nel Solution Summary “Procurement Automation: Trasformare gli acquisti in un’esperienza veloce e facile da gestire".

Ottimizza gli acquisti indiretti con Esker Procurement: più controllo, meno costi

Il procurement non è solo una questione di acquisti: è un elemento strategico per garantire efficienza, competitività e sostenibilità all’interno dell’azienda.

Dalla selezione dei fornitori alla gestione dei contratti, dalla pianificazione degli ordini di acquisto al monitoraggio della catena di approvvigionamento, ogni fase del processo di approvvigionamento ha un impatto diretto su costi, qualità e tempi di consegna.

Se gli acquisti diretti sono spesso sotto stretto controllo, gli acquisti indiretti rappresentano una sfida ancora più grande. Frammentazione, mancanza di visibilità e difficoltà nel monitorare la spesa in modo efficace possono aumentare il Maverick Buying ed erodere i margini aziendali.

Esker Procurement è progettato per digitalizzare e ottimizzare proprio questa categoria di acquisti, offrendo alle aziende un modo più semplice ed efficace per gestire prodotti e servizi non direttamente legati alla produzione, riducendone i costi e migliorando la trasparenza.

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