Supplier Management: come gestire al meglio i fornitori con l’automazione

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Il business di un’azienda è determinato dalla qualità delle relazioni che instaura con gli stakeholder. I fornitori sono i protagonisti della supply chain e svolgono un ruolo decisivo per l’approvvigionamento di merce – e di valore – all’impresa.

Il Supplier Management indica l’insieme delle attività attraverso le quali le aziende scelgono i fornitori con cui collaborare, eseguono l’onboarding, qualificano il lavoro, effettuano transazioni commerciali e ordinano prodotti e servizi per creare un business solido.

In questo articolo vediamo insieme quali sono i punti principali su cui concentrarsi per la gestione dei fornitori e in che modo l’automatizzazione del ciclo Procure-To-Pay (P2P) migliori la relazione con i fornitori, aspetto che il 58% dei professionisti del reparto finance considera strategico per lavorare con serenità.

Perché è importante dedicare tempo alla gestione dei fornitori?

Attraverso la gestione dei fornitori le imprese classificano, dividono e gestiscono i rapporti con i partner per stabilire relazioni commerciali - basate sulla fiducia e sulla responsabilità -, che siano vantaggiose per entrambe le parti sia a livello umano che economico.

Gli aspetti più rilevanti da tenere in considerazione durante il processo di gestione dei fornitori sono quattro.

• La gestione delle informazioni sui fornitori (SIM): le modalità con cui l’azienda acquisisce, archivia e analizza i dati dei fornitori per valutarne i punti di forza e di debolezza.
• La gestione delle relazioni con i fornitori (SRM): l’approccio adottato per valutare i beni e i servizi di ciascun fornitore e l’entità del loro contributo all’azienda.
• La gestione del rischio dei fornitori: il processo di identificazione, valutazione e mitigazione delle problematiche attraverso la verifica dei fornitori per comprendere gli eventuali rischi che possono rappresentare per l’azienda e la catena di fornitura.
• La gestione della qualità dei fornitori (SQM): si traduce nella capacità del fornitore di gestire, monitorare e rispondere ai cambiamenti secondo i tempi e le modalità concordate.

Il team che si occupa del ciclo P2P ha il compito di definire gli obiettivi strategici di una buona gestione dei fornitori per assicurare continuità all’azienda anche in periodi in cui gli approvvigionamenti potrebbero diventare difficoltosi.

I punti su cui consigliamo di concentrarsi sono sei:

• il risparmio sui costi e il controllo della qualità,
• la trasparenza della catena di approvvigionamento,
• la valutazione dell’eventuale rischio dei fornitori,
• il monitoraggio della conformità documentale,
• l’inserimento di nuovi fornitori in base alle esigenze produttive dell’impresa,
• la valutazione delle prestazioni dei fornitori.

Gestione fornitori: quali sono i problemi da risolvere?

Nel contesto della gestione fornitori diventa importante automatizzare i processi di Accounts Payable perché incidono in modo diretto sugli acquisti e sui rapporti con i fornitori.

Abbiamo individuato le cinque problematiche più comuni che riscontrano le aziende nella gestione dei fornitori: se anche tu dovessi ritrovarti in una di queste situazioni, contattaci per risolvere il problema insieme.

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1. Tracciabilità

Le informazioni relative ai fornitori sono spesso gestite e scambiate attraverso più metodi: e-mail, telefonate, documenti cartacei. Questa frammentazione impedisce di tenere traccia di tutti i dati e diminuisce la sicurezza delle informazioni sensibili.

2. Conformità

La gestione manuale dei fornitori complica il monitoraggio dei canali di acquisto: diventa difficile garantire la conformità alle politiche di fatturazione elettronica.

3. Visibilità

La documentazione cartacea, oltre a rallentare i tempi di elaborazione e a provocare ritardi sulla catena di fornitura, non permette di avere una visione trasparente dei dati da parte di tutto il team ed è complesso capire quali attori sono intervenuti nel processo.

4. Flusso di cassa

La gestione manuale dei fornitori influisce in modo negativo sul controllo del flusso di cassa. A una scarsa visibilità del flusso conseguono un allungamento dei tempi di pagamento e una disponibilità minore di contante.

5. Comunicazione

Solo attraverso una comunicazione aperta e continua è possibile rafforzare la collaborazione con i fornitori. L’uso di sistemi come il telefono o le e-mail porta a inefficienze e rallentamenti del lavoro.

In che modo possiamo risolvere questi problemi e migliorare la relazione con i fornitori?

I vantaggi di una gestione fornitori automatizzata

Partiamo dai dati: secondo lo State of Accounts Payable Report del 2021 di MineralTree, il 46% dei responsabili acquisti afferma che l’obiettivo principale della gestione dei fornitori sia migliorare le relazioni.

La collaborazione e il coinvolgimento dei fornitori nei processi aziendali permette di costruire un rapporto duraturo basato sulla fiducia reciproca: i fornitori svolgono un ruolo essenziale per la crescita aziendale e facilitare il loro lavoro con una soluzione automatizzata è il primo passo per garantire continuità all’azienda.

Il Supplier Management porta benefici a tre macro-aree.

L’onboarding dei fornitori

Quando acquisisci un nuovo fornitore devi portarlo a bordo della tua impresa e vorresti farlo in tempi brevi. Spesso però le lacune tecnologiche, i problemi di conformità e la comunicazione scarsa complicano le operazioni di onboarding.

Se scegli di implementare una soluzione di automazione con una piattaforma self-service elimini il problema dei PDF, delle e-mail e dei fax e permetti ai supplier di accedere in autonomia a un portale nel quale inseriscono tutte le loro informazioni.

Grazie ai moduli di registrazione online i fornitori sanno quali dati indicare e la verifica automatica garantisce il rispetto delle norme di conformità.

La soluzione Supplier Management verifica anche la correttezza dell’IBAN del fornitore e la corrispondenza con i dati societari: pagamenti più snelli, fornitori felici, relazioni ottimali.

La gestione delle richieste dei fornitori

I fornitori hanno bisogno di riscontri veloci da parte delle aziende con cui collaborano.

Una soluzione automatizzata offre un sistema concreto per gestire con fluidità le richieste dei fornitori, libera il tempo del team AP dai lavori ripetitivi, incrementa la produzione.

L’aspetto più importante è il miglioramento dell’esperienza dei fornitori perché ricevono pagamenti tempestivi e risposte più rapide alle richieste.

I portali self-service consentono ai fornitori di monitorare in autonomia lo stato delle fatture e di utilizzare le chat interne per ottenere rapidamente risposte alle loro domande, senza dover chiamare o inviare un’e-mail ai referenti del reparto AP.

La gestione del contratto fornitori

Ti piacerebbe avere tutti i contratti dei fornitori in un unico contenitore? La digitalizzazione dei contratti permette di custodire la documentazione sensibile con sicurezza e nel rispetto della normativa.

Le nuove soluzioni di automazione mettono a disposizione una repository centrale per i contratti che permette di recuperare con rapidità i documenti, seguire e monitorare lo stato di approvazione dei contratti, controllare la conformità con workflow approvativi.

L’archiviazione elettronica mette al sicuro le informazioni contenute nei contratti: fornitore e cliente lavorano con maggiore serenità.

In Esker proponiamo una soluzione di Supplier Management che abbiamo sviluppato utilizzando l’intelligenza artificiale con l’obbiettivo di portare un valore aggiunto alle aziende e mettere in luce la risorsa più preziosa che abbiamo a disposizione: le relazioni con le persone.

La gestione dei fornitori funziona ed è efficace se integrata con la volontà di comunicare in modo aperto, chiaro e comprensibile.

Instaura un legame a lungo termine con i tuoi fornitori e permetti loro di diventare i tuoi partner strategici.

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