Come automatizzare la gestione delle fatture dei fornitori

​

Occuparsi in maniera efficiente della gestione fatture fornitori è particolarmente importante per le aziende. Si tratta, infatti, di un’attività che si ripercuote direttamente sulla liquidità aziendale e sull’efficienza operativa. Automatizzare la gestione fatture in quest’ambito significa ottenere benefici da vari punti di vista, in termini di precisione, trasparenza e tracciabilità, ma anche sul fronte di possibili risparmi e della conformità alle normative e del consolidamento di buone relazioni con i fornitori.

Esker offre una soluzione che, proponendo una serie di funzionalità, consente di abbandonare la tradizionale elaborazione manuale e di sfruttare l’intelligenza artificiale per ottimizzare la gestione delle fatture fornitori.

Gestione fatture fornitori, i limiti del processo tradizionale

Guardando al passato, le attività inerenti alle fatture fornitori si sono sempre svolte sfruttando la carta e facendo leva sul lavoro di più persone a seconda delle dimensioni aziendali.

In generale, il processo si articola così:

Svolgere tutto questo in modalità tradizionale comporta alcuni limiti, in particolare:

• elevata probabilità di errori manuali;
• lentezza nel processo di approvazione;
• difficoltà nel monitoraggio e nella tracciabilità;
• costi elevati di gestione e archiviazione.

A ciò si aggiunga il fatto che ormai, con la fatturazione elettronica obbligatoria, qualsiasi fattura deve essere recepita in digitale. Se un’organizzazione utilizza ancora sistemi tradizionali deve stampare la fattura e inserirla nel processo con evidenti costi inutili.

I problemi relativi a procedimenti inefficienti della gestione fatture fornitori possono essere anche più gravi. Per esempio, ritardare i pagamenti comporta spese/costi aggiuntivi, trattenute sul credito o addirittura sospensione delle consegne.

D’altro canto, non potendo contare su un’ottimizzazione della policy di gestione fatture fornitori si rischia di non avere una adeguata programmazione dei pagamenti il che non consente, quindi, di migliorare la liquidità e inficia la possibilità di utilizzare l’opportunità di fruire di sconti per pagamenti anticipati.

Come innovare la contabilità fornitori? I plus della gestione fatture digitalizzata

La transizione verso modalità digitali di elaborazione e organizzazione delle fatture fornitori migliora accuratezza e precisione delle lavorazioni così come dei processi finanziari abilitando flussi di lavoro automatizzati. Senza dimenticare che, quanto più gli strumenti digitali utilizzati sono avanzati, tanto più vantano tecniche di sicurezza (inclusa la crittografia) per porre al riparo i dati sensibili e lavorare in perfetta sintonia con le normative.

In sintesi, le operazioni che si possono automatizzare adottando una gestione fatture fornitori digitalizzata sono:

Gestione fatture fornitori con Esker

Esker propone una soluzione cloud semplice e intuitiva per l’automazione della gestione fatture fornitori basata su intelligenza artificiale.

Si tratta di un applicativo che offre funzioni di riconoscimento automatico e machine learning per semplificare la registrazione dei documenti. L’elaborazione è garantita qualsiasi sia il canale di input e il formato.

Grazie all’Esker Synergy AI, la piattaforma dell’azienda estrae in autonomia i dati dalle fatture e li interpreta al meglio per ricavarne dati precisi da inserire nei moduli di convalida (o addirittura per auto approvare le fatture, se non sono stati individuati problemi).

Per rendere più agile la contabilità, la tecnologia Esker permette l’abbinamento automatico dei dati delle fatture a quelli degli ordini e delle ricevute. Naturalmente, dove e quando si rilevano anomalie è il sistema stesso a richiedere l’intervento di un addetto.

Grazie a cruscotti intelligenti e personalizzabili sarà immediato avere sempre sott’occhio lo stato di avanzamento lavori sulle fatture fornitori e questo agevola i rapporti commerciali.

La soluzione di Esker di Gestione Fatture Fornitori è stata progettata per portare benefici a tutti gli attori coinvolti. Mediante un portale fornitori online sono quest’ultimi a poter direttamente verificare le informazioni sui pagamenti. Inoltre, grazie alla tecnologia dell’azienda, è possibile impostare un sistema di scontistica dinamica che può ottimizzare la gestione del contante da ambo le parti.

Grazie a un’apposita app gli utenti possono collegarsi al sistema Esker per visualizzare le fatture che stanno avendo delle difficoltà.

Esker Anywhere assicura visibilità immediata sulle fatture fornitori e sul loro processo di gestione anche da mobile. Questo significa che:

• sempre e ovunque è possibile controllare una fattura, eventualmente sospenderla o rinviarla;
• è possibile ricevere notifiche istantanee in caso di problemi e rivedere le informazioni;
• scrivere eventuali commenti diretti ad altri utenti.

 Cosa dicono i clienti della tecnologia Esker per la contabilità fornitori

Home