Gestione degli acquisti: come ridurre i costi e migliorare l'efficienza

Organizzare un processo di gestione degli acquisti strutturato all’insegna dell’ottimizzazione, della precisione e della velocità permette alle aziende di organizzare al meglio il proprio business. Il digitale e le tecnologie rappresentano un valido alleato per innovare i processi. Basta pensare alle possibilità di automazione di compiti semplici e alla tracciabilità dei documenti per individuare il prima possibile eventuali criticità.

Come e perché ottimizzare la gestione degli acquisti?

Beneficiare del miglior prezzo e delle migliori condizioni possibili: questa è la regola cui fare riferimento per compiere un processo vincente di approvvigionamento.

Per essere certi di aver intrapreso un percorso teso a realizzare una gestione degli acquisti efficace si deve partire dall’analisi delle necessità interne, fare un’attenta selezione del parco fornitori e poi impostare un flusso documentale che contempli il più possibile compiti automatizzati in modo da eliminare (per lo meno alcuni) rischi di errori e quindi interruzioni di fornitura.

Si tratta, cioè, di abbinare strategia e tecnologia in modo da pianificare gli acquisti, aggiudicarsi le condizioni più vantaggiose, tenere traccia delle uscite e del loro allineamento rispetto al budget per assicurarsi un’oculata amministrazione finanziaria.

D’altra parte, l’azienda che riesce a ottimizzare il proprio processo di gestione degli acquisti tesse rapporti di collaborazione con i fornitori basati sulla fiducia reciproca, tali da poter agevolare la crescita e sviluppare resilienza rispetto a eventuali problematiche determinate da fattori esogeni.

La gestione degli acquisti con la tecnologia Esker

Esker ha progettato una soluzione di automazione specifica per il Procurement. Gli obiettivi per cui è stata costruita e realizzata sono i seguenti.

• Rendere più rapide richieste/ricezioni. Il software permette, infatti, di eliminare le richieste manuali rendendo il processo più efficiente anche dal punto di vista delle autorizzazioni. Per esempio, è possibile predefinire un elenco di fornitori e di articoli già approvati, riducendo le spese maverick, cioè non inseriti in flussi di acquisto stabiliti.
• Mediante dashboard intelligenti è possibile il monitoraggio in tempo reale del budget per fornire supporto all’azienda nel rispettare i limiti di spesa assicurando completa trasparenza,
• Minimizzazione di costi e rischi, avendo sempre una panoramica completa di tutte le operazioni svolte è immediato capire chi, cosa e quanto sta comperando.
• Ottimizzazione della gestione delle scorte e del magazzino.
• Semplificazione della costruzione di progetti associando contratti ed eventi di sourcing a tali progetti, innalzando, tra l’altro, il livello di collaborazione tra gli addetti.
• Piena conformità alle normative.

Quali sono le funzionalità automatizzate da Esker Procuremt? 

Mediante un’interfaccia semplice e intuiva le aziende utenti possono, in sintesi, sfruttare queste funzioni e ottimizzare e automatizzare la gestione degli acquisti.

I plus della suite Esker

Il Procurement è una parte del processo source-to-pay. Esker ha pensato la sua suite Esker Source to Pay proprio per rispondere a tutte le esigenze di razionalizzazione che emergono nel processo stesso. Obiettivo dell’azienda è abbattere i silos di informazioni, snellire le attività e averne massima visibilità, oltre che ottenere risultati finanziari migliori. La soluzione si contraddistingue anche per queste potenzialità che ne favoriscono un uso diffuso nelle organizzazioni:

Gestione degli acquisti automatizzata, il case Luxasia: così è possibile aumentare l'efficienza e la soddisfazione di dipendenti e fornitori

L'azienda ha scelto la tecnologia Esker per ripensare le operazioni di procurement in ottica di digitalizzazione e automatizzazione dei flussi di lavoro.

Abbandonato il cartaceo, oggi l’organizzazione – uno dei maggiori retail beauty dell’Asia - ha tempi di approvazione 4 volte più veloci. Ratificata la richiesta di acquisto, è il sistema stesso a creare il corrispondente PO (ordine d'acquisto) e a inviare una copia al fornitore. Chi la riceve inserisce le quantità consegnate e le informazioni sono trasmesse direttamente a SAP.

La soluzione di Esker è stata implementata rapidamente grazie all'uso della metodologia Agile. E oggi, con l'eliminazione dell'inserimento manuale dei dati, la capacità di elaborazione è aumentata di 2,5 volte. Nello stesso tempo impiegato per elaborare 400 fatture, gli specialisti AP ora ne gestiscono oltre 1.000.

Luxasia, inoltre, sta ottenendo risparmi sui costi poiché tanti fornitori stanno utilizzando il portale loro dedicato, con conseguente aumento degli sconti per pagamenti anticipati. Inoltre, con le fatture inviate tramite portale, i costi di archiviazione fisica sono diminuiti.

Integrando anche Esker Anywhere, l'applicazione mobile, si sono ulteriormente abbreviati i tempi di approvazione e le operazioni P2P possono funzionare senza interruzioni da qualsiasi luogo.

Obbiettivo resilienza: con la tecnologia Esker Olimpique de Marseille c'è riuscita!

La sfida della società di calcio francese era quella di innovare un processo P2P ancora gestito manualmente. Il club sportivo, confrontandosi con centinaia di fornitori, compatibilmente con le varie esigenze e con fattori esogeni quali i calendari delle partite, aveva bisogno di flessibilità. Inoltre, lamentava la mancanza di visibilità sulle fatture in sospeso.

A fronte di ciò, la società ha optato per un approccio a 360° mirato a ottimizzare la gestione dei fornitori, gli approvvigionamenti, la contabilità fornitori e i processi di richiesta di spesa.

L'Olympique de Marseille ha deciso di adottare la tecnologia Esker anche per una vasta gamma di funzionalità aggiuntive, che hanno consentito di eliminare processi manuali inefficaci.

I vantaggi generati dall'uso della soluzione tecnologica sono stati ottenuti già dopo pochi mesi dal suo utilizzo. I team finanziari hanno ora una visibilità molto maggiore sulle spese e sulle fatture in sospeso, mentre i flussi di lavoro di approvazione ottimizzati offrono una migliore tracciabilità.

Gli utenti hanno osservato notevoli risparmi di tempo e processi finanziari semplificati grazie a report strutturati e completi. La possibilità di analizzare dati in tempo reale consente previsioni precise, creando così una resilienza finanziaria vitale per un club sportivo come l'Olympique de Marseille.

I principali benefici della tecnologia Esker: la parola alle aziende

Home