Gestione pagamenti nei momenti di picco: come evitare i problemi più comuni

La gestione pagamenti occupa un posto decisivo fra le priorità di ogni azienda di successo. Il suo ruolo è determinante non solo per la buona salute delle finanze interne, ma anche per la costruzione di un rapporto virtuoso con i clienti: un valore cruciale, in un contesto di mercato sempre più articolato ed esigente.

Gestire i pagamenti in modo efficace, nel quadro del ciclo attivo aziendale, può essere (apparentemente) più semplice in alcuni periodi dell’anno. Quando la domanda è regolare e stabile, il processo - se ben collaudato - non implica rischi né difficoltà logistiche particolari. Ma quando si verificano momenti di picco le cose cambiano: lì l’azienda deve “tirare fuori gli artigli” e dimostrare tutta la sua efficienza operativa, evitando i problemi più comuni che possono compromettere la buona riuscita delle transazioni.

I “momenti di picco” dei pagamenti: che cosa sono?

Parlare di "momenti di picco” significa entrare nel campo delle abitudini di consumo e acquisto, delle quali gli studi internazionali ormai da tempo - certamente dal post Covid - sono in grado di evidenziare le tendenze più consolidate e prevedibili. Si sa, ad esempio, che in prossimità delle ricorrenze come Black Friday, Cyber Monday o Natale si registrano apici di domanda vertiginosi, in grado di tradursi in veri e propri banchi di prova per le imprese. Su questi dati non esistono solo report a consuntivo, ma anche analisi previsionali che possono essere di grande aiuto in termini di pianificazione.

Il Black Friday Shopper Report di DriveResearch, ad esempio, nell’ottobre 2023 ha saputo profilare in anticipo le intenzioni di partecipazione Usa alla Cyber week (che comprende Black Friday, Small Business Saturday e Cyber Monday), puntualizzando che l’82% dei consumatori avrebbe fatto acquisti in occasione dell’evento, con il 68% interessato allo shopping online per il Black Friday e il 66% per il Cyber Monday.

In Italia, l’Osservatorio e-commerce B2C del Politecnico di Milano ha quantificato lo stesso trend, annunciando che i connazionali avrebbero speso online circa 2 miliardi di euro (+8% rispetto al 2022), fornendo occasione per gli operatori particolarmente competitivi di realizzare anche 5 volte il fatturato di un giorno medio.

Attitudini consolidate e cicliche: necessario prepararsi e attrezzarsi

L’indagine Usa si è spinta anche oltre, prevedendo le attitudini di spesa in programma per il periodo natalizio: ne è emerso, con un paio di mesi di anticipo, che oltre un Millennial su tre prevedeva di spendere di più per gli acquisti natalizi nel 2023 rispetto al 2022 (34%). Un’analisi di Insider Intelligence ha aggiunto che, nei soli Usa, le vendite natalizie avrebbero subito un incremento del 15% rispetto allo stesso periodo dell’anno precedente, in linea con un trend di crescita che si conferma stagione dopo stagione.

Analisi ex post hanno poi confermato quanto delineato dalle previsioni.

Un’indagine di Impact ha ad esempio messo in luce il successo - ampiamente previsto - della Cyber Week 2023, rivelando che gli acquirenti del Black Friday avevano completato il maggior numero di transazioni, ma il solo Cyber Monday aveva registrato un aumento di popolarità dell’11%, per vendite per oltre 13,1 miliardi di dollari, con il 52% di acquisti su dispositivo mobile. Il dato ha nascosto un comportamento profondamente ragionato: secondo il report, infatti, oltre la metà degli acquirenti aveva inserito in anticipo gli articoli nella propria lista dei desideri, confrontando gli sconti e studiando le loro opzioni in preparazione ai giorni delle offerte.

Tutto questo conferma la prevedibilità e la ciclicità dei picchi di domanda negli ordini, i quali diventano più facilmente gestibili se l’azienda sa rendersene consapevole equipaggiandosi con strumenti tecnologici in grado di far fronte alle possibili problematiche.

Gestire i picchi di domanda con l’IT

Ma dove agire? Per affrontare momenti di richiesta straordinari, l’impresa è chiamata ad operare su alcune leve chiave: anticipazione, pianificazione, flessibilità, coordinamento ed efficienza. Tutti effetti di una stessa strategia: la digitalizzazione dei processi.

Su questo fronte l’Italia è da tempo in prima linea, sebbene con una strada ancora lunga davanti a sé. Secondo l’Osservatorio E-commerce B2C del Politecnico di Milano, il retail italiano si sta attrezzando sempre più per potenziare i modelli di vendita omnicanale, con un focus su customer data platform (53%) e sistemi CRM (53%), per integrare i dati online e offline, profilare in maniera univoca il cliente e attivare iniziative di marketing e vendita personalizzate.

Stesso trend in ambito B2B, con un crescente ricorso ai Portali per connettersi con i propri partner di filiera e scambiare tutti i principali documenti del ciclo dell’ordine. Tra le tecnologie digitali per la vendita, invece, il 6% delle imprese utilizza Marketplace B2b, che nel 2022 hanno aumentato del 33% il transato.

Gestione dei pagamenti: la carta vincente è nella tecnologia

Per restare nel solo campo della gestione dei pagamenti, la carta vincente per far fronte ai momenti di picco è rappresentata da soluzioni tecnologiche ad hoc, capaci di semplificare la gestione di incassi e pagamenti e consentire al team di dedicarsi a compiti di maggiore valore, assicurando un controllo del flusso di cassa in tempo reale.

Grazie in particolare a soluzioni di pagamento avanzate e dislocate in diverse fasi del processo O2C (pre-ordine, acconto, data di scadenza o durante il processo di incasso), le imprese agiscono positivamente su più fronti:

Cresce il ruolo dell’AI nella gestione dei pagamenti

Il ricorso, infine, a tecnologie evolute come l’intelligenza artificiale permette poi di riconciliare i pagamenti in modo rapido e preciso, consentendo, grazie alle dashboard e da un’unica posizione centralizzata, una visibilità immediata sui flussi di cassa e una più facile gestione della contabilità generale. L’AI permette inoltre di fornire suggerimenti immediati per la risoluzione di controversie o casistiche problematiche.

Dotarsi di strumenti tecnologici in grado di garantire praticità e sicurezza dei metodi di pagamento, nel quadro di una perfetta gestione dell’O2C, permette all’impresa di mantenere standard di servizio elevati anche in momenti di gestione straordinaria.

Unite ad altre mosse strategiche - come un adeguato rifornimento del magazzino, il potenziamento della logistica, la cura del customer service pre e post-vendita e l’automatizzazione di tutte le fasi di gestione degli ordini -, le soluzioni di gestione dei pagamenti mettono l’azienda nelle condizioni di non farsi mai trovare impreparata, con tutte le dannose conseguenze che ne potrebbero derivare.

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