Order to Cash: il percorso completo per ottimizzare i flussi in entrata

Il ciclo Order to Cash, noto anche come O2C o OTC, è il cuore pulsante delle operazioni di qualsiasi azienda. In questo processo critico si delineano i passaggi che trasformano un ordine cliente in liquidità: dalla ricezione dell'ordine alla consegna del prodotto o servizio, fino alla riscossione del pagamento. La prospettiva è tuttavia più ampia di quella della semplice transazione commerciale: nella sfera di azione dell’O2C rientrano infatti tutte le attività correlate al relativo flusso di lavoro, dalla gestione degli ordini alla fatturazione, dalla logistica di consegna sino all'incasso dei pagamenti, con tutte le implicazioni gestionali che ne conseguono.

La centralità di questo percorso allo scopo di massimizzare i profitti e consolidare la propria posizione sul mercato è emersa soprattutto in tempi recenti, sospinta dalla sempre maggior rilevanza del concetto di efficienza operativa e delle relazioni con i clienti. Non a caso, data la sua capacità di incidere direttamente sulla gestione della catena di fornitura, sulla gestione dell'inventario e sulle risorse umane necessarie, oggi l’Order to Cash è considerato un pilastro fondamentale per il funzionamento efficiente di un’azienda.

Ma facciamo un passo indietro: di cosa parliamo nel concreto? L’Order to Cash rappresenta il cuore del Ciclo attivo aziendale, ovvero di quel sistema a carattere circolare che si ripete nel tempo e che genera utili all’impresa. A livello pratico parliamo di tutti i sotto-processi che vanno dall’ordine all’incasso: un flusso cruciale, dalla cui efficienza dipendono sia l’abbattimento di eventuali colli di bottiglia, sia la fluidità dell’ordine.

ORDER TO CASH: UN PROCESSO A PIU’ STEP

Fonte: esker.it

Digitalizzare e ottimizzare i vari step che fanno parte dell’Order to Cash è una priorità decisiva per l’azienda: una cattiva gestione del ciclo attivo, infatti, può determinare rimanenze o problemi di magazzino, insoddisfazione e perdita dei clienti, eventuali colli di bottiglia, difficoltà nell’incassare i pagamenti o nell’emettere le fatture, sino a una vera e propria crisi di liquidità. Al contrario automatizzare l’O2C, oltre a dare un impulso all'efficienza e alla rapidità dei processi, migliora la customer experience e fornisce una visibilità completa su ogni aspetto del ciclo, guidando il management nella definizione delle giuste strategie.

Digitalizzare l’Order to Cash: una strada ancora lunga

Eppure, la strada per l’ottimizzazione del ciclo Order to Cash nelle imprese sembra ancora lunga. Nonostante l’importanza strategica di questo ciclo, emerge infatti che in numerose realtà il processo è ancora gestito manualmente o solo parzialmente automatizzato, con conseguenti margini di errore e costi elevati.

Secondo il Report 2022 dell’Osservatorio Digital B2B della School of Management del Politecnico di Milano, sebbene l’Italia vanti un primato europeo nella fatturazione elettronica, resta ancora fermo al palo l’ultimo tassello per la digitalizzazione completa dell’order to cash, quello della fase di consegna. Soltanto il 34% delle imprese italiane, infatti, emette Documenti di Trasporto digitali e solo una su quattro li riceve. Un deficit tecnologico che resiste nonostante afferma l’Osservatorio, la digitalizzazione corrisponda a maggiori livelli di efficienza ed efficacia. 

Il peso fondamentale dell’esperienza cliente nell’Order to Cash

Da non sottovalutare, poi, il ruolo che in questo scenario riveste l'esperienza del cliente. McKinsey fa sapere che, modellati dalla loro esperienza di consumatori, i clienti aziendali desiderano sempre più un’esperienza "touchless", con poche interazioni dirette durante il processo d’ordine ma ricca di notifiche e aggiornamenti in tempo reale, nell’auspicio che le controversie siano estremamente rare e risolte rapidamente quando si verificano.

Fonte: Finding hidden value with order-to-cash optimization, McKinsey, 2022

L’ottimizzazione tecnologica dell’Order to Cash

Ottimizzare il flusso Order to Cash, rendendolo fluido, efficiente e privo di errori, è dunque essenziale per garantire la piena efficienza aziendale e un’ottima customer experience. Ma come fare?

La risposta è tecnologica e prende il nome di Automazione intelligente (Intelligent automation), una combinazione di RPA, data analytics e Machine learning che ha la facoltà di  sgombrare il campo dalle criticità e far leva su processi coerenti e sostenibili, oltre che rapidi, lungo l’intero corso delle attività, liberando la forza lavoro ed eliminando gli errori umani.

Grazie a queste tecnologie intelligenti, l’impresa può facilmente accedere ai KPI impostati per la misurazione delle performance, ai trend e alle serie storiche, oltre che agli analytics che descrivono la situazione in tempo reale: queste dashboard consentono ai responsabili di prendere decisioni con maggiore velocità, chiarezza e strategia.

Nel concreto, questo significa affidarsi a soluzioni digitali dedicate alla gestione del ciclo Order to Cash: una piattaforma O2C integrata, in questo senso, è preferibile all’implementazione di sistemi diversi per ciascun sotto-processo, in quanto facilita tutti gli scambi tra le funzioni rilevanti nelle organizzazioni dell'acquirente e del venditore per ogni transazione. 

L’importanza di una piattaforma O2C integrata

Secondo Boston Consulting Group, proprio l’integrazione è la chiave per vincere la complessità di questo processo. In questo senso è fondamentale per le aziende lavorare con una tecnologia aperta che possa essere facilmente collegata tramite API e facilmente accessibile tramite servizi web. 

Così strutturata, la trasformazione digitale del ciclo Order to cash può avere un impatto notevole:

• Un aumento dell'1-3% dei ricavi dalle vendite, perché la piattaforma O2C contribuisce ad aumentare la disponibilità delle merci, consente prezzi e promozioni dinamiche, permette una maggiore precisione nel bloccare le frodi e aumenta la capacità dei rappresentanti di vendita;
• Un risparmio del 15%-30% sui costi, grazie alla creazione automatizzata degli ordini e alla conseguente riduzione delle attività di back-office, alla fatturazione digitale e alla richiesta di contanti, alla riduzione delle controversie da risolvere e delle penali per l'evasione tardiva o incompleta degli ordini;
• Una riduzione fino al 30% dei giorni di vendite in sospeso, grazie a livelli di scorte adeguati, tempi di lavorazione più brevi, meno entrate bloccate negli incassi e solleciti gentili e proattivi.

A conti fatti, l’ottimizzazione dell’Order to Cash risulta utile a tutte le parti in gioco. Da un lato all’azienda, che così si rivela capace di creare fiducia internamente ed esternamente; dall’altro a clienti e fornitori, che davanti a procedure fluide ed efficaci sentono di poter contare su un interlocutore affidabile. 

Si tratta di una mutua relazione positiva che ha effetti benefici non solo in termini commerciali, ma anche sul piano strategico e competitivo per il futuro dell’intera organizzazione e del suo ecosistema.

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