Accounts Payable: i vantaggi dell’automatizzazione
In questo articolo analizziamo i vantaggi che un’impresa ottiene con l’automatizzazione della fatturazione fornitori (Accounts Payable o AP). Grazie al supporto di una piattaforma Cloud e all’utilizzo di un software dedicato, le aziende eliminano le attività manuali dai processi di gestione delle fatture fornitori e migliorano i flussi delle attività interne.
Che cos'è l’automatizzazione e qual è il suo significato
Prima di approfondire la gestione dell’Accounts Payable, comprendiamo la definizione del termine automatizzazione. Per definizione, questa parola indica le singole operazioni che vengono rese automatiche dall’uso di una tecnologia o macchinario. L’intelligenza artificiale consente di “automatizzare” alcune azioni manuali aziendali - di solito quelle più ripetitive e meccaniche - per alleggerire il lavoro dei collaboratori e migliorare la qualità del loro operato.
Quando invece ragioniamo a livello di processi - quindi in un'ottica di sistema e non di singola azione - parliamo di automazione, intendendo con il termine: “L’ impiego di un insieme di mezzi e procedimenti tecnici che, agendo opportunamente su particolari congegni o dispositivi, assicurano lo svolgimento automatico di un determinato processo” (Fonte Treccani).
Che cos'è l’Accounts Payable e qual è il suo significato
Il termine Accounts Payable (AP) indica l’insieme delle procedure e dei processi finalizzati alla gestione corretta della contabilità passiva. Le attività di AP comprendono il monitoraggio, la verifica, l’elaborazione e il pagamento delle fatture ricevute dai fornitori, ovvero dei documenti contabili passivi. L’ufficio amministrativo ha il compito di effettuare i pagamenti rispettando le scadenze previste, registrare le uscite e mantenere un ottimo rapporto con i fornitori per creare una relazione collaborativa di lungo termine. Se la gestione della fatturazione fornitori è manuale, il team di contabilità lavora a rilento perché è obbligato a verificare tutti i documenti a mano e, spesso, a gestire supporti cartacei.
A prescindere dalla quantità di documenti ricevuti, suggeriamo di implementare una soluzione che automatizzi l’Accounts Payable per ottenere subito notevoli vantaggi in termini di organizzazione.
Fatturazione fornitori: dalla carta alla fatturazione elettronica
L’introduzione nel gennaio 2019 della fatturazione elettronica B2B ha rivoluzionato il mondo della contabilità aziendale e professionale. Il percorso è stato progressivo.
Oggi tutte le transazioni passano attraverso il sistema di interscambio SDI. Nel 2014 la fatturazione elettronica divenne obbligatoria per gestire i rapporti con la Pubblica Amministrazione (PA) e nel 2019 anche i soggetti privati dovettero aderire. Dal 2021 vige l’obbligo di emissione delle fatture elettroniche usando i nuovi tracciati record definiti nelle specifiche tecniche del regolamento.L’introduzione della fatturazione elettronica ha di fatto sancito il passaggio epocale dalle fatture cartacee a quelle digitali, portando numerosi benefici alle imprese.
In questi ultimi anni, le scrivanie si sono svuotate dalla carta: niente più documenti volanti, archivi pesanti e stampe da controllare. La digitalizzazione documentale ha cambiato le dinamiche lavorative portando con sé velocità, flessibilità, sicurezza, visibilità. Una conseguenza diretta della fatturazione elettronica è anche la sostenibilità: non è più necessario consumare carta e inchiostro per stampare le fatture di fornitori e clienti. Tutto viene conservato in uno spazio digitale protetto, ordinato e facile da raggiungere.
Quali sono i vantaggi dell’automatizzazione dell’Accounts Payable?
Scegliere di automatizzare i processi aziendali significa snellire e velocizzare il lavoro di tutti gli stakeholder. Tecnologie come l'intelligenza artificiale, il machine learning e il deep learning, stanno trasformando le modalità operative delle imprese. Le realtà che accolgono la digital transformation traggono numerosi benefici e assistono a un processo progressivo di crescita, ovvero di positive sum-growth.Le soluzioni di Accounts Payable per la gestione delle fatture fornitori si basano sul riconoscimento intelligente dei dati, la gestione touchless e le funzionalità del workflow elettronico. Vediamo insieme quali sono i vantaggi che l’AP porta alle aziende.
Agevola il lavoro da remoto I processi di fatturazione possono diventare digitali al 100%. Oggi lo smartwoking e il lavoro da remoto sono due dinamiche affermate in numerose imprese. La possibilità di gestire il ciclo completo di fatturazione anche dal proprio smartphone è un vantaggio notevole sia per gli imprenditori che si spostano molto per lavoro, sia per i collaboratori che gestiscono le attività da casa. Con una soluzione di automatizzazione dell’AP è possibile ricevere, elaborare, approvare le fatture ed effettuare i pagamenti da qualsiasi dispositivo connesso alla rete.
Chi si affida a noi ha a disposizione l’App Esker Anywhere™, un tool che consente di:
- approvare fatture e richieste d'acquisto da dispositivi Apple® o Android™,
- avere completa visibilità sui processi,
- incrementare l'efficienza del ciclo passivo,
- monitorare le metriche.
Elimina i processi manuali
L’eliminazione delle attività manuali dalla gestione del ciclo di fatturazione nella sua globalità - e in particolare nel processo Accounts Payable - migliora la qualità del lavoro dei collaboratori. Quando il ciclo passivo viene automatizzato, le persone che si occupano di amministrazione e contabilità non devono più registrare le fatture a mano, controllare i dati e archiviare i documenti cartacei. Di conseguenza hanno più tempo a disposizione per dedicarsi ad attività che portano un valore aggiunto all’azienda, come la gestione delle relazioni con i fornitori, le ricerche di mercato, la personalizzazione delle offerte. I collaboratori traggono maggiore soddisfazione dal loro ruolo e migliorano la produttività. Un ambiente di lavoro sereno crea un ecosistema aziendale in continua crescita.
Ottimizza il cash flow
L’automatizzazione dell’Accounts Payable supporta le aziende nella gestione del flusso di cassa e della liquidità. È necessario sviluppare un approccio strategico alla gestione delle spese che sensibilizzi il team di AP ad avere un’attenzione maggiore sulla gestione dei pagamenti. La digitalizzazione della fatturazione passiva:
- velocizza i pagamenti dei fornitori grazie ai sistemi di transazione elettronica,
- consente una gestione equilibrata delle uscite,
- migliora la conformità documentale,
- permette alle aziende di usufruire di sconti sui pagamenti anticipati,
- snellisce le attività di back-office.
Per ottimizzare il cash flow non è sufficiente implementare una soluzione di automatizzazione dell’AP: gli imprenditori hanno il compito di lavorare sui piani di tesoreria per la corretta gestione delle liquidità ed elaborare strategie di lungo termine per mantenere la continuità del business.
Favorisce le relazioni
Una delle priorità del reparto di contabilità è creare relazioni di qualità con i fornitori e rafforzare i processi che guidano il team di AP verso l’eccellenza. La trasparenza e la visibilità sono due elementi essenziali per migliorare i rapporti con i propri fornitori.
In quest’ottica la soluzione AP di Esker è stata arricchita da un portale self-service che consente ai fornitori di mettersi in contatto diretto con il team di supporto quando hanno la necessità di risolvere un problema sulla fatturazione. Un modo semplice e veloce per agevolare la comunicazione e mantenere una relazione di lungo termine con i fornitori.
Migliora la visibilità
La soluzione AP di Esker è caratterizzata da un’interfaccia facile da usare e dashboard intuitive dalle quali poter ricavare i dati utili al monitoraggio della fatturazione passiva. Il principio alla base della piattaforma cloud è la visibilità end-to-end. Dalle dashboard le aziende possono analizzare i KPI più importanti per la fatturazione:
- il costo di elaborazione di una singola fattura,
- il tempo per elaborare una singola fattura,
- il numero di fatture elaborate al giorno per ogni dipendente,
- il tasso di eccezione nelle fatture.
Nella soluzione sono integrati tutti gli analytics necessari all’analisi delle spese, attività supportata da un sistema di RPA (Robotic Process Automation) all'avanguardia.
Usare l’automatizzazione per avere una strategia Accounts Payable
La gestione del ciclo di fatturazione passivo e dei rapporti con i fornitori ha bisogno di una strategia forte e condivisa. L’Accounts Payable non è un’attività che si riduce al semplice pagamento di una fattura, ma è un processo da pianificare con cura per creare nuove opportunità di guadagno. L’obiettivo principale dell’automatizzazione è la semplificazione dei processi aziendali e la riduzione delle attività manuali noiose e ripetitive. Scegliere una soluzione innovativa basata sulle tecnologie di intelligenza artificiale permette alle aziende di lavorare sulla visibilità dei dati, la conformità dei documenti e l’efficienza dei processi.
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