Fatturazione elettronica in Italia: un processo in divenire

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L’introduzione della fatturazione elettronica in Italia – avvenuto il primo gennaio del 2019 anche per il B2B e il B2C – ha permesso alle aziende italiane di digitalizzare il documento cartaceo che (secondo la nostra esperienza) occupa più spazio sulle scrivanie e negli archivi: la fattura.

Trasformare la fattura italiana in un documento digitale e rendere più facile la sua elaborazione è stato un processo complesso e in continuo divenire: l’entrata in vigore della fatturazione elettronica ha destato dubbi e provocato tensioni, soprattutto nelle realtà poco aperte alla novità e con una visione distorta della digitalizzazione.

Però, ammettiamolo: la fattura elettronica ha rivoluzionato il modus operandi degli uffici amministrativi, contabili e finance delle imprese italiane grazie all’eliminazione della carta, alla velocizzazione dei processi e all’opportunità di integrare la fatturazione elettronica ai flussi EDI.

In questo articolo focalizziamo l’attenzione sui vantaggi della fatturazione elettronica e sulle modalità per emettere i documenti, ripercorriamo in breve la storia del processo e ricordiamo le definizioni più importanti che stanno segnando l’epoca della digitalizzazione documentale.

La fatturazione elettronica in Italia: i vantaggi della digitalizzazione

Abbiamo accolto con entusiasmo la fatturazione elettronica in Italia per le aziende e le piccole, medie imprese nostre clienti perché Esker, come azienda per il digitale, ha subito visto l’opportunità di creare progetti di digitalizzazione che portassero benefici reali alle imprese italiane e si integrassero alle soluzioni già adottate per la gestione del ciclo attivo e passivo.

Per apprezzare i vantaggi della fatturazione elettronica bisogna guardare la gestione documentale da una prospettiva differente e analizzare gli obiettivi concreti posti dal legislatore quando ha adottato la Direttiva 2014/55/UE del 16 aprile 2014 per la fatturazione elettronica negli appalti pubblici.

Dal 2019 ad oggi abbiamo individuato cinque benefici principali per le aziende che hanno accettato con maggiore slancio la fatturazione elettronica obbligatoria in Italia.

• La dematerializzazione dei processi documentali: la gestione digitale dei documenti migliora il livello di efficienza degli uffici amministrativi e contabili, che riescono ad adempiere agli obblighi fiscali con maggiore facilità. La fattura elettronica offre vantaggi in termini di visibilità in tempo reale e velocizza le operazioni dei reparti rendendo i processi più snelli.  Con lo sviluppo del mercato digitale, l’arrivo delle AI e il processo globale di Trasformazione Digitale sarebbe stato impensabile lavorare ancora con le fatture cartacee.

• La diminuzione degli errori: la compilazione manuale delle fatture genera errori. A tutti può scappare una cifra invertita, un indirizzo scorretto, un codice univoco non conforme. La fatturazione elettronica in Italia ha permesso alle imprese di diminuire o eliminare gli errori in fattura e ottimizzare l’efficienza dei processi.
• L’ottimizzazione dei costi: l’automazione e l’integrazione della fattura elettronica nei processi interni all’azienda permette di ridurre i costi vivi derivanti dal data entry manuale, dalla duplicazione dei documenti, dall’inserimento errato degli ordini. I sistemi di riconciliazione velocizzano anche i processi di autorizzazione dei pagamenti: ne conseguono la diminuzione del DSO e l’ottimizzazione del cash flow.
• Il miglioramento delle relazioni con clienti e fornitori: è la diretta conseguenza dei punti precedenti. Quando i nostri partner ricevono documenti corretti, puntuali, precisi e possono gestire la fatturazione senza scambiare decine di e-mail, lavorano con maggiore serenità.

  Certo, per ottenere questo beneficio è necessario investire in soluzioni di digitalizzazione e costruire un progetto di lunga durata: le relazioni migliorano nel tempo anche perché i collaboratori, liberati dalla compilazione manuale delle fatture, riescono a dedicare risorse ai legami professionali.

• La sostenibilità dei progetti: ultimo punto ma non meno importante è la sostenibilità ambientale. Se fai il conto di quanti documenti hai evitato di stampare dal 2019 a oggi, comprendi quanta carta e inchiostro hai risparmiato. Non che queste due voci incidano sul bilancio aziendale, ma influenzano quello ambientale. La nostra azienda ha come obiettivo la diminuzione dell’impatto ambientale attraverso la promozione di una governance etica e responsabile.  

Fatturazione elettronica in Italia: i soggetti coinvolti

Abbiamo introdotto la fatturazione elettronica in Italia in modo progressivo.

Le prime operazioni interessate dal processo dal 1° gennaio 2019 furono quelle con la Pubblica Amministrazione e le transazioni relative alla cessione di beni o servizi tra soggetti privati con partita Iva residenti e stabiliti in Italia.

La fatturazione elettronica prevede tre tipologie di operazioni classificate in base ai soggetti destinatari dei documenti.

• Fatturazione elettronica B2G (Business to Government): obbligatoria dal 31 marzo 2015, comprende i documenti emessi verso le PA centrali e locali.
• Fatturazione elettronica B2B (Business to Business): obbligatoria dal 1° gennaio 2019, si riferisce a tutti i documenti emessi tra soggetti privati titolari di Partita Iva e coinvolge le imprese.
• Fatturazione elettronica B2C (Business to Consumer): indica i documenti emessi verso il consumatore finale, al quale spetta la decisione di ricevere la fattura tramite Pec oppure come documento cartaceo.

I soggetti destinatari delle fatture elettroniche ricevono i documenti nella casella di posta elettronica certificata, nell’area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate oppure attraverso i software di fatturazione elettronica che facilitano la procedura di creazione, invio e ricezione delle fatture.

Fatturazione elettronica B2B e B2C: come gestirla

C’è un evento storico da non dimenticare in merito al tema della fatturazione elettronica in Italia: il nostro è stato il primo Paese a rendere obbligatoria la fatturazione elettronica sia verso il B2B sia per il B2C.

Quali sono i soggetti esenti dalla fatturazione elettronica in Italia?

In Italia sono circa 2,2 milioni i soggetti che non sono obbligati a emettere la fattura elettronica. Il gruppo comprende i medici, le farmacie e gli operatori sanitari, i piccoli produttori agricoli, le società sportive dilettantistiche e i soggetti che effettuano operazioni in Italia ma non sono residenti nel nostro paese.

Fatturazione elettronica in Italia: come gestire le fatture elettroniche

Quando la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria in Italia per il B2B e il B2C, il primo problema che le imprese italiane hanno dovuto affrontare riguardava la gestione del formato digitale XML e l’invio di documenti digitali con una modalità differente dalla solita e-mail.

In che modo è possibile integrare l’operatività allo SDI?

Le soluzioni a disposizione sono due: l’installazione di un software specifico su PC o di applicazioni mobile dedicate (software di fatturazione elettronica), l’utilizzo di una soluzione cloud che permetta l’integrazione dell’e-invoicing all’infrastruttura aziendale.

A livello documentale, l’impostazione della fattura non è cambiata e i campi da compilare sono sempre gli stessi (soggetto destinatario, tipo di documento, data e numero della fattura, importo, IVA).

La differenza principale è la modalità con cui viene inviata la fattura: il Sistema di Interscambio (SDI) verifica la correttezza e completezza dei documenti ai fini fiscali e consegna la fattura sia al cliente che all’Agenzia delle Entrate.

È importante che la gestione della fatturazione elettronica sia conforme ai requisiti previsti dalla normativa europea, a prescindere dalla grandezza dell’impresa e dal numero di fatture emesse in un anno: anche le piccole imprese possono dotarsi di soluzioni cloud dedicate con cui automatizzare il processo.

La compliance a livello fiscale si ottiene con software che garantiscono la sicurezza sulla firma elettronica, la possibilità di eseguire audit e reportistiche, la formattazione dei dati nei formati previsti e l’archiviazione protetta per i dieci anni previsti dalla legge.

E-evoincing: la soluzione cloud
per la fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica in Italia e la rivoluzione del formato digitale

Nel momento in cui scriviamo, il processo che ha portato all’obbligo di fatturazione elettronica in Italia è quasi arrivato allo stadio conclusivo, manca ancora un pezzetto: a dicembre del 2021 il Governo ha approvato la proroga fino al 31 dicembre 2024 per l’inclusione dei soggetti con partita Iva in regime forfettario, l’estensione del divieto di e-fattura per prestazioni sanitarie e lo slittamento dell’entrata in vigore dei nuovi tipi di documento per l’esterometro.

Tra poco più di un anno, la fatturazione elettronica sarà una realtà concreta su tutto il territorio italiano.

Le aziende italiane hanno implementato la fatturazione elettronica per gradi: il primo gennaio del 2019 il governo aveva reso obbligatoria la fatturazione elettronica per tutti i fornitori e provider di servizi con partita IVA italiana.

Da quella data le fatture nazionali emesse dalle aziende italiane devono essere elaborate in formato XML predefinito per la FatturaPA e inviate alla piattaforma governativa denominata Sistema di Interscambio (SDI).

Facciamo ora un breve ripasso sui concetti base connessi al tema della fatturazione elettronica e le tappe normative di questo percorso ancora in atto.

Che cos’è la fatturazione elettronica?

Quando parliamo di fatturazione elettronica ci riferiamo al documento in formato digitale che dobbiamo emettere secondo gli standard individuati per la FatturaPA in formato XML e che possiamo trasmettere attraverso lo SDI, il sistema di interscambio.

La differenza rispetto alla fattura cartacea è palese: non siamo più tenuti a stampare, inviare, archiviare e conservare documenti cartacei che attestino le transazioni commerciali perché lo scambio avviene in modalità digitale.

Il sistema mette in relazione cliente, fornitore, Agenzia delle Entrate e commercialista, e facilita lo scambio documentale in tempo reale.

Prendiamo come riferimento la definizione di fatturazione elettronica dell’AGID (Agenzia per l’Italia Digitale).

Tutte le Pubbliche Amministrazioni hanno l’obbligo di emettere, trasmettere, gestire e conservare le fatture esclusivamente in formato elettronico.

La fattura elettronica è un documento in formato digitale la cui autenticità e integrità sono garantite da:

• la presenza della firma elettronica di chi emette la fattura;
• la trasmissione della fattura ad uno specifico Sistema di Interscambio (SDI).

Un Sistema di Interscambio è la piattaforma che:

• trasmette la fattura elettronica dal fornitore alla Pubblica Amministrazione;
• trasmette le notifiche relative alle attività svolte alla Pubblica Amministrazione e al fornitore;
• consente al Ministero dell'Economia e delle Finanze (MEF) il Monitoraggio della Finanza Pubblica.

Le caratteristiche tecniche di un file di fattura elettronica sono regolamentate dagli standard FatturaPA dell'Agenzia delle Entrate.

Chi ha introdotto l’obbligo della fatturazione elettronica?

La Legge di Bilancio del 2018 ha introdotto l’obbligo della fatturazione elettronica in Italia anche per le aziende: la data che ricordiamo noi (il fatidico 1°gennaio 2019) indica l’entrata in vigore della fattura elettronica per i soggetti con P.IVA, ma le pubbliche amministrazioni (ambito B2G) avevano già l’obbligo dal 2015.

La direttiva UE di riferimento per la fatturazione elettronica è la 2014/55 e nel nostro pase il decreto attuativo è stato il D. Lgs. 27 dicembre 2018, n. 148, che ha previsto l’obbligo di ricevere ed elaborare le fatture elettroniche secondo gli standard europei EN 16931-1.

Il Decreto ha anche permesso l’istituzione di un tavolo tecnico presso l’AGID dedicato alla fatturazione elettronica in Italia: l’ente ha il compito di aggiornare la regolamentazione tecnica, monitorare l’applicazione della normativa, valutare gli impatti sulla PA e su tutti gli operatori economici (aziende comprese).

Il Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate emesso il 18 aprile 2019 ha definito le norme tecniche che regolano il processo di gestione delle fatture elettroniche tramite il sistema di interscambio SDI, riviste in diversi momenti successivi. La prima revisione risale al 28 maggio 2021 con l’aggiornamento 2.0 delle “Regole Tecniche” come previsto dallo standard europeo, entrato in vigore in Italia nel 1° luglio del 2021.

Quali sono stati gli step più importanti del 2022 per la fatturazione elettronica in Italia?

La fatturazione elettronica in Italia è una realtà in continua evoluzione: il 1° aprile del 2022 l’Agenzia delle Entrate ha reso pubblica la versione 2.1 dell’aggiornamento sulle Regole Tecniche dedicato alla mappatura e alla traduzione tra il formato UBL e quello della FatturaPA.

L’aspetto più importante di questa revisione riguarda la pubblicazione delle Specifiche Italiane Peppol BIS 3.

Facciamo un breve passo indietro: già dal 1°febbraio 2020 tutte le aziende che riforniscono il Servizio Sanitario Nazionale (SSN) gestiscono gli ordini in formato elettronico attraverso la piattaforma governativa Nodo Smistamento Ordini (NSO) appoggiata sulla piattaforma PEPPOL e utilizzano il formato PEPPOL Business Interoperability Specification (BIS) UBL 3.0 standard. A partire da questa data, le pubbliche amministrazioni all’interno del settore sanitario emettono ordini elettronici ai propri fornitori.

PEPPOL è una piattaforma promossa dall’UE per la standardizzazione dei documenti digitali nell’ambito B2G e ne definisce i formati e i metodi di comunicazione.

Gli aggiornamenti non sono finiti qui: il 16 novembre 2022 l’Agenzia delle Entrate ha pubblicato un terzo aggiornamento delle Regole (la versione 2.2).

“Le nuove Regole tecniche sono il frutto del lavoro del gruppo di lavoro partecipato da Agenzia delle entrate, MEF Dipartimento Finance e AgID con la collaborazione di UNINFO che grazie alla Commissione tecnica UNI 522 “eBusiness e servizi finanziari” ha raccolto i contributi di operatori pubblici e di mercato” Fonte: AGID.

Ultimo step per la fatturazione elettronica in Italia: cosa è successo nel 2023

L’ultima versione delle Regole per la fatturazione elettronica italiana è quella pubblicata il 15 maggio 2023 - la versione 2.3 -, con ulteriori aggiornamenti delle regole di mappatura e di traduzione in FatturaPA.

Lasciamo il link al documento ufficiale dell’Agenzia delle Entrate nel quale trovi tutte le specifiche delle revisioni per approfondire come funziona la fattura elettronica in Italia e la gestione delle fatture sulla base dell’art. 3 comma 1, d.lgs. 148/2018.

Documento dell’Agenzia delle Entrate

Fatturazione elettronica in Italia: quale futuro ci attende?

Ci sono pareri differenti sul futuro della fatturazione elettronica in Italia: c’è chi la considera ancora un obbligo inutile e chi invece l’ha adottata subito e percepisce già i benefici organizzativi ed economici. Forse, manca ancora un po’ di cultura sui benefici del documento digitale in generale e l’unica soluzione è parlarle e confrontarsi.

La nostra visione è positiva: abbiamo implementato in diverse aziende soluzioni di digitalizzazione documentale per la gestione della fatturazione elettronica e ottenuto risultati eccellenti.

Un caso di successo è stato quello di The Space Cinema, azienda italiana con la quale, nel 2018, abbiamo lavorato a un progetto di ottimizzazione dell’Account Receivable e proposto una soluzione cloud per la gestione della fatturazione elettronica conforme alla normativa italiana.

Quando un cliente chiede suggerimenti in merito alla gestione delle fatture elettroniche, consigliamo di focalizzare l’attenzione su tre aspetti:

• la scelta di una soluzione su piattaforma cloud sicura, accessibile da qualsiasi dispositivo e integrabile con qualsivoglia software aziendale,
• la possibilità di lavorare su dashboard semplici e intuitive che rendano facile l’accesso ai dati e migliorino il lavoro dei collaboratori,
• la conformità della soluzione o del software a tutte le normative per avere la certezza di poter usare la fatturazione in tutto il mondo.

Cosa vediamo nel futuro della fatturazione elettronica? Soluzioni sempre più veloci, intelligenti e personalizzate in base alle esigenze di ogni impresa.