10 Accounts Payable KPI Per Migliorare Le Performance Aziendali

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​L'attuale panorama aziendale e la presenza di una pandemia hanno fatto accrescere il valore strategico del reparto di contabilità fornitori (AP). Visto il continuo cambiamento, è naturale modificare la propria strategia: i dati analizzati un paio di anni fa potrebbero non essere più rilevanti nel mercato di oggi.

I reparti di Accounts Payable sono una componente fondamentale per le operazioni commerciali dell'azienda e avere una chiara visione dei flussi di pagamento aiuta le aziende ad allineare le task giornaliere con gli obiettivi a lungo termine.

Perché tracciare le metriche della contabilità fornitori

La contabilità fornitori spesso non viene considerata un reparto fondamentale del business, eppure, con alcuni miglioramenti, può fare una differenza significativa grazie alla sua redditività ed efficacia.

Ci sono svariati metodi per migliorare i processi di contabilità fornitori: è necessario innanzitutto capire il rendimento delle azioni svolte e analizzare le giuste metriche, chiamate “indicatori chiave di prestazione” o KPI.

La misurazione dei KPI, oltre a fornire informazioni sulle fluttuazioni delle prestazioni dell’AP nel tempo, può aiutare a comprendere il processo nel suo insieme e capire dove sono necessarie ulteriori risorse o azioni per migliorarne l'efficienza.

10 KPI di contabilità fornitori da monitorare

Ogni azienda si concentra su diverse metriche relative alla contabilità fornitori, ma i dieci KPI qui indicati possono rivelarsi utili quando si cerca di misurare le prestazioni del proprio reparto.

1. Costo di elaborazione per singola fattura

Bisogna sapere qual è il costo per elaborare una singola fattura, confrontarlo con i benchmark del settore e utilizzarlo per monitorare le prestazioni del reparto AP nel tempo. Non sai qual è il tuo costo medio per elaborare una fattura?

Calcolalo con questa formula: i costi di elaborazione per singola fattura possono essere misurati dividendo i costi totali di gestione del reparto AP per il numero di fatture elaborate in un determinato periodo.

Grazie a strumenti dedicati possiamo calcolare questo dato in tempo reale, aiutandoti a capire meglio la variazione dei costi e a implementare strategie per migliorare la redditività dell’intero reparto AP.

2. Tempo di elaborazione delle fatture

Più tempo è necessario per l'elaborazione delle fatture, più è probabile che il tuo team ne stia dedicando troppo ad attività macchinose e con poco valore aggiunto. Per questo motivo, i tuoi KPI dovrebbero includere il tempo medio di elaborazione delle fatture, da confrontare con gli standard del settore per identificare eventuali colli di bottiglia o inefficienze su cui occorre intervenire.

Il monitoraggio dei tempi di elaborazione delle fatture ti consente di individuare se i miglioramenti apportati al reparto AP, come l'implementazione di un software di automazione dei processi, hanno portato un aumento dell'efficienza.

3. Numero di fatture elaborate al giorno

Misurare la produttività del personale è un modo per ottimizzare la fatturazione AP. Da questo KPI puoi comprendere la velocità di elaborazione delle fatture per calcolare una media giornaliera e mensile.

4. Fatture collegate a un Ordine di Pagamento (PO)

La convalida delle fatture è una fase fondamentale del processo di approvazione. I ritardi, come quelli causati dalla mancata corrispondenza delle informazioni con l'Ordine di Pagamento, sono fonte di grande preoccupazione per il team AP. In generale, minore è la percentuale di fatture collegate a un PO, più lento e costoso sarà il processo. I reparti AP efficienti utilizzano questo KPI per valutare la fluidità del loro processo e capire dove è necessario migliorare.

5. Tasso di eccezioni all’interno delle fatture

Ci sono alcuni tipi di fattura o fornitori che hanno più eccezioni di altri? Quante fatture finiscono nella “pila” delle eccezioni? Le eccezioni sulle fatture sono problematiche non indifferenti per gli addetti amministrativi e il personale della contabilità fornitori spende una grande quantità di tempo per gestirle e correggerle. Per mantenere l’efficienza del processo, i dipartimenti AP dovrebbero tracciare e rivedere continuamente questo KPI.

6. Elaborazione diretta delle fatture

L'elaborazione diretta o " touchless" è più economica e veloce rispetto ai metodi manuali. Misurare e migliorare questo KPI è fondamentale per massimizzare i margini e l'efficienza. Le fatture elaborate automaticamente richiedono meno tempo per essere valutate, approvate ed evase, così da poter dare maggiore attenzione a task più rilevanti.

Le aziende con un elevato livello di automazione hanno numerosi vantaggi:

• riduzione dei costi,
• più tempo per attività ad alto valore aggiunto,
• maggiore sicurezza,
• aumento dell’efficienza aziendale,
• soddisfazione dei fornitori.

7. Percentuale di fatture elettroniche dai fornitori

Ci sono due parti coinvolte in questo KPI: la tua azienda e i tuoi fornitori. La ricezione delle fatture in formato digitale facilita l'automazione dei processi di AP e quindi il risparmio di tempo e di costi. I tuoi KPI dovrebbero quindi includere la percentuale di fatture emesse in formato digitale, dandoti così un'idea più chiara su eventuali opportunità per migliorare l'efficienza complessiva del reparto AP.

8. Sconti per i pagamenti anticipati

Pagare prima della scadenza concordata è un ottimo modo per creare un rapporto di fiducia reciproca con i tuoi fornitori. Sviluppare solidi rapporti con chi ti fornisce servizi e materie prime può farti avere percentuali di sconto interessanti quando le fatture vengono pagate in anticipo, e rappresenta un grande vantaggio per la liquidità dell'azienda.

Misurando la percentuale di sconti disponibili ottenuti è possibile avere una visione più chiara del volume di opportunità che non vengono sfruttate.

9. Pagamenti puntuali

Un altro metodo per creare solidi rapporti con i fornitori è pagare le fatture per tempo.
Se hai difficoltà con la puntualità nei pagamenti, è probabile che i tuoi processi AP siano ancora elaborati a mano, quindi lenti e dispendiosi. I fornitori sono più contenti di fare affari con aziende che pagano puntualmente e con continuità.

10. Days Payable Outstanding (DPO)

Il DPO è il numero medio di giorni che l'azienda impiega per saldare i propri debiti e aiuta a capire se stai gestendo bene il tuo cashflow.

Se è troppo alto, indica che l'azienda sta pagando i fornitori in ritardo e potrebbe avere effetti negativi, come termini di pagamento più costosi e rating di credito inferiori.

Se invece il tasso è troppo basso, significa che l'azienda non sta sfruttando al meglio le agevolazioni sul credito a propria disposizione. Questo numero deve essere equilibrato tra la necessità di pagare i fornitori (assicurandosi che siano soddisfatti) e quella di avere sufficiente liquidità nelle proprie casse.

Traccia i KPI e digitalizza i processi

Avere delle linee guida ben definite, in grado di darti un’idea precisa di cosa funzioni e cosa no, è un buon punto di partenza.

Tenere traccia dei tuoi KPI più importanti nel tempo ti darà un vantaggio nello sviluppo del tuo business, ma potrebbe non essere sufficiente: man mano che la tua azienda cresce crescerà anche il numero di ordini da gestire, la quantità di fatture da processare e i problemi da risolvere si moltiplicheranno. Quanto ti costerebbe, in termini di tempo (e di fatica) processare a mano migliaia di fatture ogni anno?

Oggi, centinaia di aziende in tutto il mondo si stanno muovendo verso la digitalizzazione dei processi, per migliorare e ottimizzare non solo la propria efficienza, ma anche il fatturato.

Con oltre vent’anni di esperienza nell’automazione dei processi documentali, Esker propone numerose soluzioni personalizzabili basate sull’IA, pensate per eliminare i processi noiosi e ripetitivi e far spiccare il volo al tuo reparto contabile.

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