Mancati sconti in fattura: ecco come evitare gli errori più comuni

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Con sconti in fattura si può far riferimento a due concetti distinti. La riduzione del prezzo concesso al cliente frutto di una trattativa commerciale - che riguarda quindi il ciclo attivo - e lo sconto erogato grazie al pagamento anticipato, che rientra nel ciclo passivo aziendale.

Sul primo fronte, preparando le fatture elettroniche, tra i tanti adempimenti da ricordare e seguire passo dopo passo per evitare eventuali errori, non deve mancare mai l’attenzione sugli sconti in fattura da inserire nelle stesse. Questo perché errori di questo tipo hanno un impatto diretto sulla contabilità e sulla fiscalità dell’azienda con ripercussioni negative sulla redditività stessa dell’organizzazione. Proprio perché il processo di fatturazione elettronica può riservare dei possibili errori, è necessario adottare tutti gli accorgimenti necessari per evitarli.

Se si emette un documento fiscale errato, infatti, è necessario predisporre note di variazione (di debito o credito) e poi emettere una nuova e-fattura. Ciò comporta perdite di tempo e rallentamenti di processo, con ripercussioni negative sulla gestione della contabilità aziendale.

Tornado ai mancati sconti in fattura, il non essere fedeli alla parola data al cliente, determina anche un danno reputazionale importante. E questo rischia di compromette i rapporti tra azienda e cliente, proprio nel momento in cui, invece al contrario, si era deciso di gratificarlo con uno sconto sul prezzo di acquisto.

Focalizzandoci sul ciclo passivo, gli sconti in fattura erogati in seguito a pagamento anticipato sono di natura finanziaria. In sostanza, come vedremo, il motivo dello sconto è successivo all’emissione del documento fiscale.

Come funzionano gli sconti in fattura

Più nello specifico, con gli “sconti in fattura” il venditore applica una riduzione del prezzo originale di un prodotto o servizio evidenziandolo sul documento fiscale emesso al momento della vendita. Solitamente le aziende adottano questa pratica commerciale per sottolineare il buon rapporto esistente con il compratore, scontando, ad esempio, l’acquisto di grandi quantità di prodotti o servizi o per sottolineare la presenza di una promozione.

Lo sconto può consistere in una cifra fissa o in una percentuale, può variare in base alla quantità di merce acquistata o alle tempistiche di pagamento. Fondamentale è, in ogni caso, essere precisi nella comunicazione di tutti i dati che spiegano l’abbassamento del prezzo. Nel file XML, redatto in osservanza a quanto stabilito dalla legislazione sulla fatturazione elettronica  sono previste sezioni apposite dove indicare queste informazioni.

Dal punto di vista fiscale e contabile, gli sconti in fattura si ripercuotono rispettivamente sul fatturato complessivo e sulla base imponibile IVA. Il valore della vendita (e, di conseguenza, l’importo su cui calcolare l’IVA) va ridotto. Il tutto deve, infatti, riflettere quello che è stato il corrispettivo in denaro effettivamente ottenuto in seguito alla transazione.

Cosa sono gli sconti riconducibili a pagamento anticipato

Gli sconti riconducibili a pagamento anticipato sono applicati quando il cliente effettua il pagamento in anticipo rispetto ai termini previsti.

Si tratta di una pratica finanziaria virtuosa, in quanto ridurre i tempi di versamento significa per l’azienda ricevere in anticipo i fondi con tutti i benefici che questo comporta. Il fornitore avrà, infatti, liquidità prima del previsto, potrà coprire spese, ridurre debiti. Il cliente che paga prima, dal canto suo, riduce significativamente il proprio rischio di insolvenza, requisito interessante per qualunque organizzazione. Premiare con sconti questa pratica significa incentivarla. Tra l’altro, essa non si traduce nel solo miglioramento del flusso di cassa, ma anche nella riduzione dei costi associati al recupero crediti.

In sintesi, promuovere, con sconti in fattura, la cultura del pagamento anticipato incide positivamente sulla gestione del denaro, del rischio e, in ultima analisi, sul processo di ottimizzazione finanziaria.

5 possibili errori nella gestione degli sconti in fattura e come evitarli

Nella stesura di documenti importanti come le fatture possono celarsi varie insidie: momentanei problemi tecnici, eccessivo carico di lavoro, distrazioni, i motivi per cui si verificano gli errori possono essere i più disparati. Per evitarli è indispensabile lavorare con processi aziendali il più possibile strutturati.

Importante è anche conoscere, naturalmente, quali sono nel dettaglio i possibili errori nella gestione degli sconti in fattura e, di conseguenza, capire come evitarli.

• Mancanza di comunicazione interna. Può capitare che siano trasmesse all’amministrazione informazioni mancanti o inesatte relative allo sconto in fattura. Per ovviare a questo errore, le aziende devono organizzare i propri processi con soluzioni tecnologiche digitali come un software di gestione documentale che faciliti la fruibilità di dati aggiornati e che permetta un costante allineamento tra tutti i reparti, dalle vendite all’amministrazione.
• Dimenticanza di scrivere e, dunque, applicare lo sconto pattuito. Calendari e funzionalità di alert agevoleranno gli addetti nel ricordare scadenze, promozioni in essere e così via.
• Inserimento sbagliato della tipologia di sconto. Modelli preimpostati possono aiutare a condurre con massima precisione le operazioni di compilazione, guidando gli utenti passo dopo passo.
• Errore nel calcolo dello sconto. Grazie alla tecnologia è possibile sfruttare sistemi di verifica automatica.
• Assenza di dati obbligatori per identificare il prodotto/servizio scontato. I tool di gestione documentale possono essere istruiti per fare in maniera che, se non sono presenti tutti i dati necessari, non consentano il salvataggio del documento stesso.

I 5 problemi inerenti agli sconti erogati grazie al pagamento anticipato

La gestione del ciclo passivo deve tener conto di questa tipologia di sconti che ricade direttamente sulla accuratezza dei documenti correlati e del finance nel suo complesso. Analizziamo i possibili problemi che possono insorgere e le best practise per evitarli.

• Registrazione contabile. Le riduzioni di prezzo qui considerate devono essere indicate sia per la reportistica finanziaria sia per il calcolo delle imposte, non registrarle correttamente inficia il sistema contabile. Integrare gli applicativi, quali quelli di contabilità e ERP, aiuta a delineare una visione precisa completa.
• Documentazione. Se non si producono e conservano prove degli accordi di pagamento è complicato poi gestire la scontistica. Un sistema di gestione documentale favorisce produzione, condivisione, conservazione e recupero di tutto quanto serve. Inoltre, fa sì i documenti siano sempre leggibili e completi, con tutte le informazioni necessarie.
• Discrepanze nei conteggi. A fronte di errori umani, sia in difetto sia in eccesso, la tecnologia può essere utile fornendo automatizzazione.
• Incoerenza nei termini contrattuali. Nell’operatività quotidiana può capitare che i termini di pagamento e, quindi, di sconto non siano sempre uniformi nei contratti. L’ideale è standardizzare tali termini affinché sia più semplice poi gestirli e identificare compiti che possono essere delegati alla tecnologia.
• Procedure di monitoraggio. Oltre a usare tool per il controllo e la visibilità, una verifica periodica di come si stanno svolgendo i processi sopperisce all’eventuale, ma spesso inevitabile, mancanza di controllo interno sulle singole operazioni effettuate.

Sconti in fattura: ecco come renderla un’operazione commerciale o finanziaria di successo

Una volta messo in chiaro quali sono i possibili errori e la loro soluzione, può essere utile focalizzarsi sulle best practice prettamente strategico-organizzative da adottare per essere certi di condurre pratiche commerciali e finanziarie senza errori al fine di incrementare il successo delle aziende. In generale, le organizzazioni, devono tenere presenti 3 punti fondamentali:

È opportuno ricordare infine che comunicare regolarmente gli sconti in fattura pone al riparo da sanzioni fiscali e per garantire trasparenza.

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