Che cos’è l’eSourcing, a cosa serve e perché automatizzarlo

Il termine eSourcing, la cui traduzione letterale potrebbe essere “approvvigionamento elettronico”, indica l’insieme delle soluzioni e dei sistemi digitali usati dalle imprese per raccogliere, analizzare e confrontare le informazioni sui fornitori con l’obiettivo di scegliere il supplier più adeguato da inserire in un progetto.

Potremmo definire l’eSourcing come una strategia di negoziazione innovativa che ha sostituito le modalità tradizionali di contrattazione con i fornitori e portato numerosi vantaggi in termini di risparmio di tempo e di risorse alle aziende che la adottano. Nel contesto attuale in cui ci muoviamo, riteniamo che l’eSourcing sia una risorsa strategica contro l’inflazione perché, di fatto, permette di chiudere accordi commerciali più vantaggiosi secondo un’ottica win-win. Non tutte le aziende, soprattutto le PMI, svolgono un’attività di sourcing in modo sistematico: in molte realtà questo processo è ancora reattivo. Per essere efficace, l’attività di sourcing dovrebbe essere proattiva.

Quando lo scorso anno abbiamo partecipato al Richmond Procurement Forum, evento dedicato agli approvvigionamenti aziendali, abbiamo avuto l’opportunità di approfondire i vantaggi e i benefici dell’eSourcing.

In questo articolo facciamo sintesi e vediamo insieme in che modo possiamo utilizzare una soluzione di eSourcing e perché può diventare strategica per le aziende.

Quali sono i vantaggi dell’eSourcing

Il team che lavora nell’ufficio acquisti è il primo soggetto interessato all’utilizzo di una soluzione di eSourcing per pianificare la ricerca di nuovi potenziali fornitori, organizzare le aste e gestire i processi di gara.

Le aziende che non hanno ancora implementato una soluzione di eSourcing eseguono tutte le operazioni a mano: contattano i fornitori, esaminano le proposte, registrano i punteggi di ogni supplier in un foglio di Excel e valutano la proposta migliore a seguito di un’analisi manuale dello scoring. Il livello di collaborazione su queste attività è ancora molto basso e manca il coinvolgimento dei reparti legal, finance e tecnici che potrebbe dare supporto nella scelta di fornitori per prodotti o servizi specialistici.

Un processo di questo genere rallenta il lavoro dell’ufficio acquisti e lo rende macchinoso.

Sono tre le caratteristiche di un’attività di Sourcing efficace:

• la proattività,
• il monitoraggio costante,
• la velocità di risposta.

L’utilizzo di un software dedicato migliora l’approccio tra ufficio acquisti e fornitore, incrementa la professionalità delle richieste e permette di aumentare il numero di fornitori da invitare alle gare e alle aste senza incrementare il carico di lavoro dei collaboratori.

Quando l’azienda sceglie di utilizzare una soluzione di eSourcing, beneficia nell’immediato di una serie di vantaggi pratici e strategici.

• La realizzazione di un ecosistema: l’eSourcing è una modalità di lavoro che avvicina il cliente ai fornitori perché snellisce i passaggi per creare una collaborazione ed elimina le e-mail. Gli strumenti digitali migliorano la comunicazione e la relazione tra ufficio acquisti e supplier.
• L’immediatezza di utilizzo e l’accessibilità: la soluzione di eSourcing progettata da Esker in collaborazione con Market Dojo non ha bisogno della fase progettuale e di implementazione. Rispetto alle altre soluzioni di eProcurement, questo sistema è chiavi in mano: le aziende possono utilizzare il software di eSourcing ogni volta in cui ne hanno bisogno, con la semplice attivazione di un abbonamento.
• La flessibilità di una soluzione trasversale: l’eSourcing assicura visibilità sulle attività di gara attraverso un unico portale, facile da usare e adatto a qualsiasi tipologia di azienda. È possibile tracciare e controllare le attività di approvvigionamento da una dashboard personale.

Quando un’azienda sceglie di utilizzare una soluzione di eSourcing, riscontra subito un incremento del ROI (return on investment) perché il sistema garantisce quotazioni più competitive da parte dei fornitori.

Secondo una ricerca di Aberdeen, il risparmio medio annuo derivante dall'attività di eSourcing è del 16% calcolato su circa 40.000 eventi di sourcing. Il risparmio sui costi – sia di investimento che di gestione -, è il fattore chiave dell'eSourcing: le aziende contattano una gamma più ampia di fornitori, hanno a disposizione diversi metodi di offerta e portano risultati di successo per gli acquirenti.

Caratteristiche di una soluzione di eSourcing on demand

Ti suggeriamo di scegliere per la tua azienda una soluzione di eSourcing on-demand da utilizzare quando hai bisogno di organizzare una gara tra più fornitori.

Alle aziende strutturate proponiamo una subscription mensile che permette di accedere alla piattaforma con user name e password ogni volta in cui hanno la necessità di acquisire nuovi fornitori: non è necessario farsi seguire da un tecnico per implementare la soluzione, anche se siamo sempre disponibili per l’assistenza.

Quando devi scegliere una soluzione di eSourcing per la tua azienda, assicurati che abbia almeno sei caratteristiche.

• Funzionalità eRFx avanzate per svolgere le attività di gara in un'unica piattaforma dedicata, eseguire RFI, RFP e RFQ con assegnazione di punteggi automatica.
• Duplicazione degli eventi: sei hai la necessità di riproporre lo stesso evento, assicurati di avere la funzione di duplicazione degli eventi per replicare una parte o l'intero processo già utilizzato. È utile quando acquisti spesso lo stesso tipo di prodotto o servizio.
• Importazione ed esportazione dei file Excel: è una funzionalità che permette ai fornitori di fare offerte tramite il caricamento di un listino prezzi in Excel. L’esportazione dei file sotto forma di fogli elettronici è utile per la reportistica da realizzare al termine della gara.
• Questionari integrati: opta per una soluzione che abbia a disposizione numerosi tipi di domande preconfezionate, il punteggio automatico e manuale e le risposte documentate. Sono caratteristiche che facilitano la selezione dei fornitori all’ingresso ed evitano perdite di tempo per analizzare supplier che non sarebbero adatti al tuo progetto.
• Funzionalità avanzate per la gestione delle aste: una soluzione di eSourcing efficace è in grado di automatizzare i processi delle aste digitali e di gestirne più tipologie in contemporanea.
• Soluzione on-demand: scegli uno strumento che puoi utilizzare quando ne hai la necessità per eliminare inutili costi di gestione e che si adatti alla struttura della tua impresa.

Trovi tutte queste funzionalità nella soluzione di eSourcing che proponiamo ai nostri clienti in collaborazione con Market Dojo, una realtà che propone soluzioni modulari per l’eSourcing strategico.

A cosa serve una soluzione di eSourcing

La nostra soluzione di eSourcing è 100% SaaS: si integra con tutte le altre soluzioni per garantire un flusso completo sulle attività di procurement e di vendor management.

I sistemi di approvvigionamento elettronico servono per ottenere quattro obiettivi.

• Risparmio di tempo: in media il 40% di tempo in meno per la formattazione delle risposte e la raccolta di informazioni.
• Risparmio di costi: con l’eSourcing aumenti la concorrenza e gli eventi di negoziazione online per abbassare i prezzi dei fornitori.
• Coinvolgimento degli stakeholder: puoi consentire alle parti interessate di accedere ai progetti e sentirsi coinvolte nel processo di approvvigionamento.
• Facilità di analisi: puoi realizzare report semplici e complessi ed esportare i risultati dallo strumento.

Molte aziende non percepiscono ancora il reale valore della soluzione e i vantaggi strategici che potrebbero ottenere con l’utilizzo dell’eSourcing, soprattutto in contesti in cui vengono gestite numerose gare di appalto per i fornitori.

Lavorare con un sistema di eSourcing permette al team dell’ufficio acquisti di tenere monitorato il flusso delle gare in tempo reale, avere visibilità sull’andamento delle aste e controllare le offerte, creare automatismi per scremare i fornitori che non rispettano i requisiti minimi, migliorare la conoscenza del mercato sulle singole categorie di acquisto.

La nostra soluzione di eSourcing permette un notevole risparmio di tempo e di denaro: puoi usarla subito perché non ha bisogno di una fase di implementazione iniziale, ma è disponibile on-demand.

Per provarla e ottimizzare il ROI dell’azienda, mandaci una e-mail: ti rispondiamo entro poche ore.

Federico Zocchi

Mattia Stell