Cinque motivi per digitalizzare i processi documentali

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Chiedici perché dovresti digitalizzare i processi documentali. Non come. Il come arriva dopo. Il come lo propongono tutti: tecnologia, AI, innovazione. Noi preferiamo focalizzarci prima sui motivi per cui è diventato necessario optare per la digitalizzazione dei processi documentali se vogliamo che l’azienda diventi un punto di riferimento autorevole nella sua nicchia di mercato.

Perché? Per semplificare i processi e rendere sostenibile l’ecosistema aziendale. Per eliminare le procedure manuali. Per migliorare l’accuratezza dei dati. Per gestire gli ordini senza pensieri e ottenere visibilità in tempo reale.

“Avevamo bisogno di una soluzione per migliorare la qualità del lavoro, rendendolo più

vario e motivante per i collaboratori esistenti e per nuove risorse in entrata”, racconta Bernhard Tschurtschenthaler, CEO di Latteria NÖM.

Anche questo è un valido motivo.

Per te è importante digitalizzare i processi documentali? In caso affermativo, perché?

Questa è la domanda intorno alla quale ruota l’articolo di oggi: proviamo a dare una risposta e condividiamo un pensiero con l’obiettivo di aprire una conversazione su questo tema.

E creare cultura e consapevolezza sulla digitalizzazione documentale.

Cos’è un processo documentale

Processo è una parola che appartiene al nostro linguaggio. La trovi disseminata in tutti i nostri contenuti perché il core della nostra impresa è l’automatizzazione dei processi aziendali.

È arrivato il momento di spiegarla e approfondire il tema per un semplice motivo: avere consapevolezza sul concetto di processo documentale ti permette di impostare una strategia di gestione documentale adatta alla tua azienda, al tuo pubblico, al tuo mercato e ai tuoi stakeholder.

Il termine processo deriva dal latino processus e significa “avanzamento, progresso”.

Nella sua accezione più attuale, Treccani lo definisce “ogni successione di fenomeni che presenti una certa unità o si svolga in modo omogeneo e regolare, e in genere ogni aspetto della realtà in quanto sia l’espressione di un divenire”.

Sono due visioni significative: la prima porta con sé il concetto di innovazione, cambiamento e miglioramento; la seconda ricorda la coerenza, la regolarità e il perpetuarsi nel tempo.

Un processo documentale è l’insieme dei passaggi consequenziali che coinvolgono la vita di qualsiasi documento in azienda, dalla creazione all’archiviazione, con tutti gli step intermedi tipici della gestione documentale.

Esempi di processi documentali sono la fatturazione attiva e passiva.

È facile intuire quanto la complessità sia parte dei processi documentali, dal punto di vista operativo e da quello strategico.

Le aziende hanno gestito per decenni i processi documentali con una modalità manuale. Non vi era altra soluzione. Fino agli anni Novanta del Novecento le scrivanie erano colme di carta, i titolari dovevano approvare i documenti con una firma a mano, l’inserimento dei dati era manuale, gli errori fioccavano come neve in alta quota.

Magari ricordi anche tu il caos (spoiler: in alcune aziende la situazione è ancora questa).

Oggi abbiamo l’opportunità di digitalizzare i processi documentali e semplificare tutte quelle attività manuali che causano lentezza, fatica, malumore e compromettono tanto la crescita aziendale quanto il benessere dei collaboratori.

È probabile che tu stia pensando “Certo, è ovvio, siamo nell’era della trasformazione digitale, è normale che tutte le aziende digitalizzino i processi, cosa mi racconta di nuovo sta Esker?”.

Ed è anche lecito.

Però non è così. Chi, come noi, è immerso in questa realtà nel quotidiano sa che sono ancora moltissime le imprese che non hanno implementato una soluzione di gestione documentale digitalizzata su almeno uno dei processi.

Se fino a qualche anno fa l’opzione manuale era un’idea che si poteva ancora abbracciare – in extremis –, oggi non è più pensabile avere a che fare con documenti cartacei, errori di digitazione, iter approvativi infiniti e colli di bottiglia sempre più stretti.

Sono tutti elementi che penalizzano la vita aziendale, rallentano i processi documentali a ogni livello e bloccano il business.

Perché è importante digitalizzare i processi documentali

Digitalizzare i processi documentali significa scegliere, con cognizione di causa, di aprire le porte dell’azienda alle nuove tecnologie, all’intelligenza artificiale, alle soluzioni cloud e a nuovi approcci lavorativi più agili e dinamici.

I vantaggi della digitalizzazione documentale sono numerosi: ti avranno già raccontato quanto sia importante digitalizzare la gestione degli ordini dei clienti per evitare di perdere per strada qualche richiesta, o la gestione del credito per assicurare all’azienda un cash flow positivo.

Andiamo in profondità.

Condividiamo con te i cinque motivi principali (perché, volendo, ce ne sono almeno una ventina, ma se vuoi te li raccontiamo a voce) per cui potresti scegliere di digitalizzare i processi documentali della tua azienda. Uno per volta eh, senza fretta.

1. Per trasformare i documenti cartacei in documenti digitali

La digitalizzazione dei documenti è parte integrante della digitalizzazione dei processi ed è il vantaggio più tangibile che puoi notare subito.

Oltre a risolvere la questione pratica del risparmio di spazio ed eleminare i pesantissimi Oxford dai tristi armadi in metallo del tuo ufficio amministrativo, la digitalizzazione documentale offre benefici gestionali notevoli.

Riduce i tempi di consegna e i costi tipici della gestione cartacea dei documenti, migliora la conformità dei processi e la sicurezza dell’archiviazione, semplifica la ricerca di qualsiasi documento a tutti i livelli aziendali.

Consumare meno carta e meno inchiostro è anche una scelta consapevole che pone la tua azienda sul piano della sostenibilità ambientale e la rende appetibile alle nuove generazioni.

Aspetto da non trascurare.

2. Per trovare con facilità un documento e visualizzarne il contenuto

Quante volte ti è capitato di dover cercare un documento in un archivio cartaceo per ricavare un dato da condividere con un cliente o un fornitore? E quanto tempo hai perso per questa operazione? Tanto, tantissimo.

Digitalizzare i processi documentali significa creare repository digitali ordinate e archivi digitali personalizzati nei quali salvare tutti i documenti aziendali. Quando hai bisogno di rivedere l’importo o la descrizione di una fattura, la data di un pagamento, il motivo di un reso, ti basterà interrogare il sistema e visualizzare subito sullo schermo il documento completo.

Puoi ricavare solo il dato di cui hai bisogno oppure scaricare il file e condividerlo con un cliente o un fornitore.

Operazioni che senza la digitalizzazione sono lunghe, complesse e fonte di stress.

Di recente un nostro cliente ha sottolineato l’importanza di poter leggere l’intero contenuto di una fattura e controllare subito la correttezza delle informazioni prima della sua validazione. Abbandonare la logica del caro Excel è difficile, ma ti renderai conto in fretta di quanto sia importante avere i documenti in formato digitale.

La digitalizzazione documentale è anche sinonimo di conformità: conservazione e archiviazione digitale seguono gli standard previsti dalle normative e sono in linea con le nuove esigenze di compliance aziendale.

3. Per monitorare i dati e implementare strategie su misura

Le metriche e i KPI sono valori appartenenti al mondo del marketing. Possiamo però prenderli in prestito e utilizzarli per valutare le performance della fatturazione fornitori, della fatturazione clienti, della velocità dei pagamenti o della riscossione dei crediti.

Se scegli di digitalizzare i processi documentali hai l’opportunità di implementare in azienda software completi di funzionalità per l’analisi dei dati, il monitoraggio della crescita e la creazione di report.

Non pensare che la digitalizzazione documentale porti benefici solo nella fase di gestione del documento in sé, prova a pensare in grande.

Con le soluzioni più avanzate di digitalizzazione puoi tenere sotto controllo valori come il tasso di soddisfazione dei collaboratori e dei clienti, i ricavi generati da ogni attività interna ed esternalizzata, il margine operativo aziendale, il valore del flusso di cassa, il ROI delle campagne, il valore economico generato da ogni cliente.

L’analisi di questi e molti altri dati è la base sulla quale costruire una strategia aziendale forte e duratura che ti permetta di incrementare il fatturato e gli utili. 

4. Per rafforzare le relazioni con i clienti e i fornitori

La vita si basa sulla qualità delle relazioni. Sia in ambito personale, sia professionale.

Grazie alle relazioni cresciamo, sviluppiamo nuove competenze, ampliamo la nostra visione. Grazie alle relazioni possiamo vendere i nostri prodotti. Grazie alle relazioni possiamo affidarci a un fornitore.

La complessità delle dinamiche attuali - caratterizzate da fluidità, volatilità e liquidità -, compromette la sicurezza delle organizzazioni e richiede uno sforzo maggiore per stare a galla in un mercato in continua oscillazione.

Cosa ci salva? Ancora una volta, le relazioni. E che nesso c’è tra i legami con le persone e la digitalizzazione dei processi documentali?

Ora lo spieghiamo. Le soluzioni di digitalizzazione comprendono strumenti e software con i quali riusciamo, per esempio, a pagare in tempo le fatture dei fornitori e a richiedere scontistiche per i pagamenti anticipati, a diminuire il DSO, a velocizzare la gestione degli ordini, a eliminare gli errori dovuti alla digitazione manuale di cifre e valori, a gestire con rapidità eventuali reclami, a dedicare tempo alle attività di up-selling e cross-selling.

E, fattore più importante, a ricavare tempo da dedicare alle attività di negoziazione con i fornitori e al customer care.

Quando dedichi attenzione e cura all’ascolto delle esigenze, alla risoluzione dei problemi e alla soddisfazione dei bisogni, innalzi la qualità delle relazioni con i clienti e i fornitori: la tua azienda diventa un punto di riferimento e di eccellenza.

5. Per migliorare il benessere dei collaboratori

Le aziende sono fatte di persone: ogni imprenditore, imprenditrice dovrebbe ricordare questo aspetto.

Sono molti i coach che parlano di Work Life Balance, di equilibrio della vita personale e professionale, di felicità sul posto di lavoro: se vuoi continuare a crescere e attirare nuovi talenti, devi prenderti cura del benessere dei tuoi collaboratori e offrire loro soluzioni che agevolino il lavoro e facilitino l’operatività.

Anche in questo caso, digitalizzare i processi documentali aiuta. Implementare un software per l’automatizzazione dell’AP o dell’AR significa liberare i collaboratori dalle attività manuali e ripetitive, magari di basso valore, che provocano malumore e spengono l’entusiasmo.

Immagina un ufficio amministrativo, contabile o finance nel quale ogni documento arriva su una piattaforma unica, nessuno perde tempo a fare il match tra e-mail, telefonate e fax; immagina una situazione in cui le persone approvano le fatture con un click e ricavano in tempo reale i dati di cui hanno bisogno; immagina una logistica dove gli ordini sono gestiti in modo automatico, le bolle sono digitali e non ci sono ritardi nelle spedizioni.

Ecco, non è utopia. È qualcosa che puoi realizzare con la digitalizzazione dei processi documentali e l’implementazione di una strategia di management innovativa.

I tuoi collaboratori potranno dedicare tempo alle attività di valore, si sentiranno coinvolti nel progetto e realizzati, miglioreranno la produttività.

Senza le persone la tua azienda non esiste: cura il loro benessere.

Digitalizzare i processi documentali e ottimizzare il business

I cinque motivi che abbiamo raccontato sono finalizzati a una motivazione più grande che è alla base delle decisioni di ogni azienda: vendere. Un prodotto o un servizio. Di questo non ci possiamo dimenticare.

Maggiore è il numero dei processi documentali e aziendali che riusciamo a digitalizzare, migliore è la performance in termini di business.

Prendiamo come esempio il nostro cliente The Space Cinema. Ha implementato con noi tre soluzioni: accounts payable, accounts receivable, expense management.

Grazie a questi tre step oggi l’azienda gestisce tutta la documentazione aziendale in un

unico ambiente digitale, in modo semplice, veloce e fluido.

“Esker ci ha permesso di organizzare in maniera più semplice e snella il ciclo di fatturazione attiva: oggi gestiamo un rilevante numero di fatture molto più rapidamente che in passato riuscendo a controllare in maniera più puntuale tutto il processo di AR”, dice Gianpiero Nese

CFO di The Space Cinema.

Trovi il Case Study completo QUI

Se i tuoi processi documentali sono lenti, complicati e noiosi, affidati alla digitalizzazione e cambia prospettiva. Fallo prima che sia troppo tardi, prima che i tuoi concorrenti abbraccino la trasformazione digitale, prima che i tuoi collaboratori scelgano un’altra azienda, prima che i tuoi clienti e fornitori ti abbandonino.

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