Gestione ciclo passivo: come accelerare i processi e ridurre i costi

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Tutte le aziende devono gestire la sfida dell’ottimizzazione della gestione del ciclo passivo. Si tratta, infatti, di una attività che qualunque impresa deve svolgere e quanto più riesce a farlo in maniera efficace tanto più trarrà benefici in termini di riduzione di costi e time to market. La tecnologia digitale applicata alla gestione del ciclo passivo agevola efficienza promuovendo accelerazione dei processi, garantendo, tra l’altro, un’ottimale gestione della liquidità.

Cos'è il ciclo passivo e perché è importante

L’importanza di una gestione accurata del ciclo passivo risiede nel fatto che il business aziendale si basa sull’approvvigionamento di materiali e servizi che servono per lavorare. Tutto il processo (dalla selezione del fornitore al saldo di quanto pattuito per comprare merce da quest’ultimo) deve essere, dunque, veloce e preciso in modo da non rallentare la produzione e l’offerta su mercato dei prodotti.

Sfide comuni nella gestione del ciclo passivo

Se la gestione del ciclo passivo subisce delle criticità o, peggio, degli intoppi, gli effetti negativi si ripercuotono su tutta l’organizzazione. I pericoli cui si va incontro con una gestione inefficace di questo aspetto dell’amministrazione riguardano, per esempio, errori nelle fatture. Non solo, workflow destrutturati inevitabilmente causano ritardi nei processi che si ripercuotono, per esempio, in slittamenti nei pagamenti con conseguenti difficoltà di relazione con i fornitori, aumento dei costi operativi o rallentamenti di produzione. 

Anche un elevato numero dei fornitori può rappresentare un problema. Se, infatti, ci si interfaccia con tanti interlocutori i rischi di distrazioni, dimenticanze, imprecisioni si moltiplicano.

Il fattore tempo è ugualmente importante. Dato che il ciclo passivo precede la vendita di merci o servizi, quanto più esso è veloce e puntuale tanto più le organizzazioni riusciranno a essere tempestive nel rispondere alle esigenze dei clienti finali.

Infine, avere massima visibilità su questo processo consentirà ai responsabili di intervenire immediatamente se e dove si verifichino dei problemi.

Strategie per accelerare i processi di source-to-pay

Gestione integrata delle informazioni e automazione delle attività, questa - in sintesi - la ricetta che consente di rendere più veloce la gestione del ciclo passivo. Più nello specifico, ecco alcune azioni da compiere per lavorare al meglio in quest’ambito.

I vantaggi dell’automazione del ciclo passivo

La gestione del ciclo passivo con tecnologie di automazione, in sintesi, permette meno sforzi per realizzare un processo più efficace rispetto a quello tradizionale.

In generale, l’automazione porta a una significativa riduzione delle attività umane e la conseguente diminuzione degli errori umani. D’altro canto, l’intelligenza artificiale fa sì che si formulino analisi predittive e insight (per esempio, inerenti a tendenze di spesa, rischi potenziali e così via). Da un utilizzo combinato di queste tecnologie si ottengono risparmi di tempo e costi. Non bisogna poi trascurare il fatto che vi sia un maggior ordine dei documenti, che ne è immediato il recupero eccetera il che abbassa il livello di stress dei lavoratori e rinsalda la collaborazione con i fornitori.

Nello specifico, ecco le 6 le principali attività che possono avere un impatto positivo immediato grazie alla tecnologia, con soluzioni software progettate e realizzate ad hoc per lo scopo.

• Emissioni degli ordini. I sistemi software possono essere preimpostati per guidare gli utenti nello stilare ordini completi, e addirittura, possono essere istruiti per collaborare a flussi di lavoro in modo autonomo (per esempio per compiere verifiche, aggiornamenti eccetera).
• Fatturazione. Come detto appena sopra, la tecnologia è un alleato anche per una gestione corretta della documentazione fiscale.
• Three-way matching. Confronto tra fatture e numeri d’ordine e bolla d’accompagnamento della merce. 
• Finance. Una gestione digitale del ciclo passivo promuove trasparenza e permette massimo rendimento dalla strategia finanziaria.
• Compliance internazionale. I sistemi più evoluti rispondono alle necessità di organizzazioni che operano su più geografie, agevolandole nel condurre il business nel pieno rispetto delle normative.
• Sostenibilità. Il minor ricorso alla carta è il primo ed evidente risparmio di cui beneficia l’azienda e l’ambiente in cui essa è inserita. Non solo, rendere digitali i workflow agevola politiche di smart working e lavoro da remoto di cui possono avvantaggiarsi tutti, dai dipendenti all’intero ecosistema.

Quanto si risparmia digitalizzando il ciclo passivo?

La riduzione dei costi attraverso una gestione ottimizzata del ciclo passivo

Una gestione ottimizzata del ciclo passivo determina una concreta riduzione dei costi. Ecco i tre motivi principali da tenere a mente.

• Analisi costi/benefici dei fornitori. Il management ha sempre sotto controllo le variazioni dei prezzi e delle performance (dall’affidabilità, ai termini di servizio) dei partner commerciali il che consente un abbassamento dei costi operativi.
• Minimizzazione di sprechi. Questo è possibile grazie a un costante allineamento tra domanda e risorse disponibili o da ordinare.
• Monitoraggio. La possibilità di verificare le effettive prestazioni e i vari feedback inerenti a prodotti e servizi, agevola la possibilità di mantenere alti gli standard di qualità e, comunque, potenzia la capacità di negoziazione delle organizzazioni rispetto ai fornitori.

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