Come fare una strategia di sourcing strategico: 7 step

Dalla segmentazione dei fornitori alla governance dei contratti, passando per l’AI e le piattaforme integrate: ecco come sviluppare una strategia di sourcing che crea valore reale per il business e rafforza il Procurement.

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Scegliere i fornitori giusti non significa semplicemente ottenere un buon prezzo. Significa costruire le fondamenta di una supply chain resiliente, sostenibile e in grado di sostenere gli obiettivi aziendali nel tempo.

Per un Chief Procurement Officer, definire una strategia di sourcing non è più una questione operativa. È una leva strategica per bilanciare costi e rischi, anticipare le crisi, valorizzare l’innovazione e generare vantaggio competitivo. Ma come si costruisce il giusto mix di fornitori? Quanti e quali coinvolgere? Come valutare il loro impatto reale sul business?

Questo articolo guida passo dopo passo nello sviluppo di una strategia di sourcing strategico fondata su metodo, dati e tecnologia. Un approccio concreto per:

• ridurre il total cost of ownership
• migliorare la visibilità sui fornitori
• allineare le scelte di approvvigionamento con gli obiettivi aziendali

Vedremo come l’AI può accelerare le attività di sourcing, quali sono gli step fondamentali per selezionare e segmentare i fornitori e perché oggi una piattaforma integrata come Esker Source-to-Pay è essenziale per superare la frammentazione, aumentare il controllo e valorizzare il ruolo strategico del procurement.

Cos'è lo strategic sourcing e cosa lo differenzia dall’approvvigionamento tradizionale

Nel linguaggio comune, “sourcing” e “procurement” sono spesso usati come sinonimi. Ma nella pratica, rappresentano due approcci radicalmente diversi.

Lo strategic sourcing è un processo strutturato e ciclico che ha l’obiettivo di ottimizzare il valore complessivo degli acquisti nel tempo. Non si limita alla selezione del fornitore più economico, ma mira a costruire un parco fornitori allineato con gli obiettivi aziendali: resilienza, qualità, innovazione, sostenibilità, efficienza.

Il focus non è sul prezzo, ma sul Total Cost of Ownership: il costo totale associato all’acquisto di un prodotto o servizio lungo l’intero ciclo di vita.

A differenza del procurement classico, che gestisce la parte transazionale del processo di approvvigionamento (ordini, consegne, gestione dei fornitori), il sourcing strategico lavora a monte:

• analizza la spesa per categoria
• valuta i potenziali fornitori su criteri multipli (non solo economici)
• definisce policy, contratti quadro, strategie di medio-lungo periodo

Un approccio efficace allo strategic sourcing può aiutare le aziende a generare risparmi tra il 10% e il 20%, migliorando nel contempo le relazioni con i fornitori e la capacità di adattamento a contesti dinamici.

Perché sviluppare una strategia di sourcing è oggi una priorità per le aziende

Negli ultimi anni, il contesto in cui opera la funzione Procurement è cambiato radicalmente. Volatilità dei mercati, interruzioni nelle catene di approvvigionamento, inflazione, carenza di competenze e pressione su sostenibilità e compliance sono solo alcune delle variabili che stanno ridefinendo le priorità dei Chief Procurement Officer.

Non sorprende che, secondo il 2024 State of Procurement Report di Amazon Business, 95% dei decision maker ritenga che il proprio processo di approvvigionamento abbia ampi margini di ottimizzazione, mentre 98% ha in programma investimenti in strumenti di analytics, automazione e AI nei prossimi anni. La complessità è ormai il nuovo standard.

Un sourcing efficace invece aiuta a ridurre i costi, ma soprattutto:

• mitiga il rischio operativo, distribuendo la dipendenza tra più fornitori
• garantisce visibilità e controllo lungo tutta la supply chain
• crea i presupposti per una crescita sostenibile nel lungo periodo
• migliora la qualità dei beni e servizi selezionati
• rende il procurement più resiliente, veloce e interconnesso

Secondo BCG, un approccio data-driven al sourcing e l’impiego dell’AI permettono alle aziende di ottenere risparmi fino al 15% su categorie chiave di spesa, liberando allo stesso tempo il 30% del tempo dei buyer, che può essere riallocato su attività ad alto valore.

Non va dimenticato il ruolo crescente della sostenibilità: l’85% delle aziende fatica a trovare fornitori che rispettino standard ESG, eppure il 59% ha già ricevuto mandati interni o esterni per acquistare da venditori certificati. La strategia di sourcing diventa quindi anche un abilitatore della compliance e dell’immagine aziendale.

I 7 step per sviluppare una strategia di sourcing strategico efficace

Una strategia di sourcing non nasce da un foglio bianco, né da una lista statica di fornitori approvati. È il risultato di un processo strutturato, iterativo e basato sui dati. Ogni fase richiede visione strategica, rigore analitico e allineamento costante con le priorità aziendali.

Ecco i 7 step fondamentali per sviluppare una strategia di sourcing strategico solida e sostenibile.

1. Analisi dei bisogni aziendali e del valore atteso

Tutto parte dalla comprensione dei bisogni reali dell’organizzazione: quali beni e servizi servono, con quale frequenza, per quali funzioni, e con quale impatto sul business. Non si tratta solo di mappare la spesa storica, ma di leggere le esigenze future con una logica di valore.

2. Segmentazione delle categorie e mappatura dei potenziali fornitori

Non tutte le categorie meritano lo stesso livello di attenzione. È essenziale applicare un modello di segmentazione — come la matrice di Kraljic — per classificare ogni categoria sulla base del rischio e dell’impatto economico. Questo consente di concentrare gli sforzi su quelle ad alto valore strategico e adottare approcci più agili sulle categorie non critiche.

A questa analisi si affianca la mappatura attiva dei potenziali fornitori, anche al di fuori della base attuale. Va esplorato il mercato: partecipazioni a fiere di settore, analisi competitive, scouting digitale. In questa fase è utile coinvolgere stakeholder interni per valutare requisiti tecnici, geografici, normativi ed ESG. La qualità della strategia dipende in gran parte dalla qualità dell’intelligence raccolta.

3. Valutazione del total cost of ownership e dei rischi

Il prezzo più basso è spesso fuorviante. Occorre analizzare il Total Cost of Ownership (TCO) considerando costi nascosti, efficienza logistica, continuità di fornitura, rischio di dipendenza e affidabilità contrattuale. L'AI può aiutare a identificare le aree di risparmio reale, evitando scelte miopi.

4. Definizione dei criteri di selezione e strumenti di gara

Tradurre la strategia in azione richiede una definizione precisa dei criteri di valutazione. Oltre al prezzo, vanno considerati: qualità, tempi di consegna, solidità finanziaria, capacità d’innovazione, livello di servizio, ESG. Questi criteri vanno pesati e integrati in scorecard trasparenti e condivise, per evitare decisioni opache o non replicabili.

A seconda della categoria, si possono attivare strumenti diversi: RFP dettagliati per forniture complesse, RFQ per acquisti standardizzati, aste elettroniche per categorie a forte concorrenza. La digitalizzazione di questi processi, tramite piattaforme dedicate, consente non solo di accelerare i cicli di sourcing, ma anche di documentare ogni decisione, migliorare la compliance e rafforzare il controllo.

5. Costruzione del mix fornitori: strategici, tattici, innovativi

Il cuore della strategia è qui: bilanciare il portafoglio fornitori per evitare concentrazioni rischiose e creare flessibilità operativa.

I fornitori strategici sono partner a lungo termine, spesso coinvolti in attività di co-sviluppo o in categorie critiche per il business. Vanno gestiti con accordi solidi, processi condivisi e governance relazionale.

I fornitori tattici supportano le esigenze operative ricorrenti, spesso a volumi elevati e margini contenuti: qui conta la continuità di servizio e l’efficienza.

Infine, vanno inseriti nel mix fornitori emergenti o innovativi, magari più piccoli o specializzati, che permettono di testare nuove tecnologie, coprire nicchie o accedere a mercati localizzati.

Questa diversificazione è essenziale per gestire rischi geopolitici, volatilità dei prezzi e transizioni ESG, oltre che per migliorare la posizione negoziale complessiva.

6. Sviluppo delle relazioni e gestione della performance

Il sourcing non finisce con la firma del contratto. Serve una governance chiara: monitoraggio KPI, valutazioni periodiche, feedback strutturati, co-innovazione. Le aziende possono aiutare a ridurre i rischi coinvolgendo i fornitori in un percorso di crescita condivisa, soprattutto sui temi ESG.

7. Allineamento continuo con obiettivi aziendali e cambiamento

Le strategie statiche non reggono nel tempo. Il sourcing deve evolvere insieme al business: nuove priorità, nuovi mercati, nuovi rischi. Serve un approccio dinamico, supportato da dati in tempo reale, strumenti di analisi predittiva e capacità di risposta rapida.

Come scegliere il giusto mix di fornitori: equilibrio tra rischio, costo e agilità

Trovare il giusto equilibrio nel portafoglio fornitori non è un esercizio teorico, ma una necessità operativa in tempi di instabilità e ipercompetizione. Una strategia di sourcing efficace si misura nella capacità di adattarsi a scenari mutevoli senza sacrificare né efficienza né controllo.

Per le aziende, costruire un mix fornitori solido significa gestire il rischio senza rinunciare alla leva del costo. E viceversa.

La tentazione di affidarsi a un numero ristretto di fornitori “storici” è forte: spesso sono conosciuti, reattivi, affidabili. Ma proprio questa concentrazione può generare fragilità. Dipendere da pochi partner espone l’azienda a interruzioni, aumenti di prezzo unilaterali o ritardi imprevedibili. Se un fornitore dovesse richiedere aumenti del 40-50% rispetto al budget previsto (cosa già successa), avere opzioni reali di backup diventa vitale.

D’altro canto, moltiplicare indiscriminatamente i fornitori genera complessità amministrativa, riduce il potere negoziale e rende difficile assicurare coerenza e compliance. Il punto non è “di più” o “di meno”, ma “i giusti fornitori per il giusto scopo”.

Le aziende possono adottare alcune leve per ottimizzare il mix:

• Valutare regolarmente il rischio associato a ogni fornitore: dipendenza, stabilità finanziaria, compliance, ESG.
• Integrare nuovi fornitori in modo graduale e controllato, con onboarding digitale, metriche di performance e prove pilota.
• Mantenere una quota di fornitori locali o alternativi per migliorare reattività, ridurre la carbon footprint e rispondere a vincoli normativi.
• Segmentare per ruolo: strategici, operativi, specialistici, innovatori — ognuno con una governance e un set di KPI dedicati.

Inoltre, il prezzo più basso non equivale al miglior valore nel tempo. I costi nascosti (ritardi, reclami, problemi di qualità) possono erodere rapidamente qualsiasi margine apparente. È qui che entra in gioco la valutazione del total cost of ownership, una prospettiva essenziale per prendere decisioni fondate.

Infine, non va sottovalutata la gestione dei fornitori. I partner strategici vanno coltivati, non solo controllati. Condivisione di obiettivi, trasparenza nei dati, collaborazione su temi ESG e innovazione: tutto questo rafforza la qualità e la continuità della fornitura nel lungo periodo.

Una strategia di sourcing matura svilupperà una strategia non solo sulla base della spesa, ma sull’insieme di valore, rischio e resilienza. E questo richiede strumenti adeguati.

L’AI può aiutare: come la tecnologia accelera le attività di sourcing

Lo strategic sourcing non è più solo questione di competenze umane. AI, automazione e analisi predittiva stanno ridefinendo tempi, metodi e risultati delle attività di sourcing.

Secondo BCG, le aziende che utilizzano l’AI nella gestione dei fornitori ottengono:

• risparmi fino al 15% su categorie chiave
• riduzione del 50% nei tempi di preparazione dei tender
• previsioni più accurate sui rischi di fornitura e performance

Anche i dati Amazon Business confermano la tendenza: l’80% dei procurement leader intende integrare l’AI nei propri processi entro due anni.

L’intelligenza artificiale può aiutare a:

• identificare potenziali fornitori compatibili in tempo reale
• suggerire alternative più vantaggiose basate sul costo totale
• migliorare la qualità delle decisioni di sourcing grazie a insight dinamici

Dal sourcing all’approvvigionamento: l’approccio integrato Esker

Una strategia di sourcing, per essere efficace, non può vivere isolata. Deve essere parte di un processo end-to-end, fluido, tracciabile, integrato. È qui che entra in gioco l’approccio di Esker.

Attraverso la piattaforma Esker Source-to-Pay, i CPO possono orchestrare ogni fase del processo, dalla selezione dei fornitori alla gestione dei contratti, dagli ordini alla valutazione della performance, con una visione unificata e basata sui dati.

Ecco i moduli chiave della suite:

• Esker Sourcing

Digitalizza e accelera le attività di sourcing strategico: gestione RFP/RFQ, aste elettroniche, confronto offerte e scoring automatizzati. Ideale per strutturare processi trasparenti, documentati e replicabili.

• Esker Supplier Management

Centralizza l’onboarding dei fornitori, automatizza la raccolta documentale e consente una valutazione continua basata su KPI, rischio e criteri ESG. Uno strumento potente per migliorare relazioni con i fornitori e conformità.

• Esker Contract Management

Permette di creare, approvare, archiviare e monitorare i contratti in modo strutturato. Tutti i documenti sono accessibili da un'unica repository, con alert e controlli per gestire scadenze, clausole e revisioni.

• Esker Procurement

Supporta gli acquisti indiretti in modalità self-service controllata: cataloghi, approvazioni, budget e policy integrati. Ottimizza il processo di acquisto e ne garantisce la conformità, aiutando a ridurre i costi totali.

Grazie a un’unica piattaforma, Esker consente di:

• eliminare i silos tra sourcing e procurement operativo
• migliorare la visibilità sul processo di approvvigionamento
• ridurre errori, tempi e attività manuali
• valorizzare il ruolo del CPO come leader del cambiamento

Curioso di saperne di più? Guarda una demo di Esker Source to Pay qui.

In un contesto in cui strategia, agilità e sostenibilità sono imperativi, solo un sourcing realmente integrato può fare la differenza. Con Esker, le aziende possono passare da una logica reattiva a una gestione predittiva e collaborativa, abilitata dall’AI ma guidata dalla strategia.

Il procurement non è più solo una leva di efficienza. È un asset strategico. E chi governa oggi il mix fornitori con visione, metodo e tecnologia, ha già un vantaggio competitivo su chi si limita a rincorrere il prezzo più basso.

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