Title
Sollecito di pagamento fattura: quando e come inviarlo
Blog Image [Deprecated, to be removed]
Immagina di gestire il reparto crediti di un’azienda e scoprire che i pagamenti che aspettavi non sono arrivati. Frustrante, vero? Ed ecco che ti trovi a dover mandare ai clienti numerosi solleciti di pagamento.
Inviare dei solleciti di pagamento fattura è fondamentale per mantenere la liquidità e garantire una stabilità finanziaria.
Un flusso di cassa regolare permette all'azienda di vivere, investire in nuove opportunità e crescere in modo sostenibile. Ma i ritardi nei pagamenti sono comuni, soprattutto nel mercato B2B italiano.
In questo articolo, ti offriamo una guida completa su come gestire in modo efficace i solleciti di pagamento. Ti spiegheremo cosa sono, quando e come inviarli, e ti forniremo esempi pratici di lettere di sollecito pagamento fattura.
Cos’è un sollecito di pagamento?
Un sollecito di pagamento è un promemoria formale inviato a un cliente per ricordargli di una fattura non pagata. Questa comunicazione serve a sollecitare il pagamento dovuto in modo amichevole e professionale ed è una delle prime azioni intraprese per recuperare crediti in sospeso.
La differenza principale tra un sollecito di pagamento e il recupero crediti risiede nel tono e nell'approccio. Mentre il sollecito di pagamento è generalmente un promemoria gentile, il recupero crediti può implicare l'intervento di avvocati o agenzie specializzate. Iniziare con una lettera di sollecito è spesso sufficiente per risolvere la maggior parte delle situazioni.
Questa operazione ha diversi obiettivi: ricordare al cliente l'importo dovuto, mantenere buone relazioni commerciali e garantire che i pagamenti vengano effettuati in maniera puntuale. Scrivere una lettera di sollecito in modo chiaro e professionale è essenziale. Deve contenere:
- modalità di pagamento,
- importo da pagare,
- data di scadenza.
L' invio della lettera può anche essere tramite raccomandata con ricevuta di ritorno o posta elettronica certificata (PEC)!
Quando inviare un sollecito di pagamento?
Idealmente, il primo sollecito dovrebbe essere inviato entro una settimana dalla scadenza della fattura. Questo dimostra professionalità e aumenta le probabilità di ricevere il pagamento senza ulteriori ritardi.
In alcuni casi, potrebbe essere utile inviare un promemoria amichevole qualche giorno prima della scadenza della fattura. Questo non solo assicura che il cliente sia consapevole della data imminente, ma può anche ridurre il numero di solleciti necessari. Un piccolo gesto di attenzione può fare una grande differenza nel mantenere buone relazioni con i clienti.
Il sollecito deve essere inviato in modo professionale e rispettoso. Iniziare con un tono gentile e comprensivo è fondamentale. Nessuno ama essere aggredito per non aver pagato una fattura!
Man mano che il ritardo aumenta, il tono dei solleciti può diventare gradualmente più fermo, ma sempre mantenendo la cortesia e la professionalità. Un approccio aggressivo potrebbe danneggiare la relazione commerciale e rendere ancora più difficile il recupero del credito.
Esempi di solleciti di pagamento fattura mail
Esistono vari tipi di lettere di solleciti di pagamento fac simile, ciascuno con un tono e un approccio diverso in base alla situazione e al cliente.
Lettera di sollecito di pagamento gentile
Questo tipo di sollecito è il primo passo e deve essere formulato in modo cordiale. Ricorda al cliente il pagamento dovuto senza creare tensioni. Un sollecito gentile include una richiesta educata e una ripetizione delle informazioni di pagamento. Ecco qui di seguito una lettera di sollecito fac simile che puoi usare in situazioni simili.
Fac simile sollecito di pagamento fattura gentile:
Oggetto: Promemoria di Pagamento - Fattura [Numero Fattura]
Gentile Cliente,
Vi segnaliamo che, in base a una verifica relativa alla vostra posizione contabile, risulta un saldo scaduto a nostro credito pari a [Importo].
La Vostra situazione debitoria riguarda la/le fattura/e n. [Numero Fattura] inviata/e il [Data Invio] e scaduta/e il [Data Scadenza].
Vi preghiamo pertanto di regolarizzare al più presto la Vostra posizione.
Vi rammentiamo che il pagamento può essere effettuato tramite bonifico bancario utilizzando il seguente IBAN [IBAN] o a mezzo assegno bancario o circolare.
Nel caso in cui il pagamento fosse già stato effettuato, la preghiamo di considerare nulla la richiesta di questa lettera.
Certo di un Vostro riscontro e pagamento rapido, vi porgiamo Cordiali Saluti.
Timbro e Firma del responsabile amministrativo o dell'Amministratore Unico
Secondo sollecito di pagamento
Se il primo sollecito non riceve risposta, è necessario inviare un secondo sollecito. Questo dovrebbe essere più deciso, mantenendo comunque un tono professionale. Il secondo sollecito può includere un riferimento alla prima comunicazione e un invito a contattare l'azienda per discutere eventuali problemi di pagamento. Di seguito una seconda lettera di sollecito esempio:
Secondo sollecito pagamento fac simile:
Oggetto: Sollecito di Pagamento - Fattura [Numero Fattura]
Gentile Cliente,
In relazione alla nostra precedente lettera inviata il [Data Primo Sollecito], rimasta priva di riscontro, ci troviamo purtroppo costretti a sollecitarVi nuovamente il pagamento della/e fattura/e n. [Numero Fattura] del [Data Emissione] di euro [Importo] scaduta e non ancora da Voi saldata/e.
Vi invitiamo pertanto a regolarizzare al più presto la Vostra posizione utilizzando il seguente IBAN [IBAN] o a mezzo assegno bancario o circolare.
Nel caso in cui il pagamento fosse già stato effettuato, la preghiamo di considerare nulla la richiesta di questa lettera.
Certo di un Vostro riscontro e pagamento rapido, vi porgiamo Cordiali Saluti.
Timbro e Firma del responsabile amministrativo o dell'Amministratore Unico
Diffida di pagamento
Quando i solleciti precedenti non sono stati efficaci, si passa alla diffida di pagamento. Questa lettera di recupero crediti è formale e avverte il cliente della messa in mora dell'importo, oltre alle ripercussioni legali. La diffida deve essere chiara e specificare un termine entro il quale il pagamento deve essere effettuato per evitare ulteriori conseguenze legali.
Esempio di Diffida di Pagamento fac simile:
Oggetto: Diffida di Pagamento - Fattura [Numero Fattura]
Gentile Cliente,
In relazione alla nostra precedente lettera inviata il [Data Secondo Sollecito], rimasta priva di riscontro, Vi invitiamo a provvedere entro il termine di dieci giorni dalla ricezione della presente al pagamento della/e fattura/e n. [Numero Fattura] del [Data Emissione] di euro [Importo] scaduta/e e non ancora da Voi saldata/e.
Vi preghiamo pertanto di regolarizzare al più presto la Vostra posizione utilizzando il seguente IBAN [IBAN] o a mezzo assegno bancario o circolare.
Se anche questa lettera non troverà riscontro, saremo costretti ad adire alle vie legali per il recupero delle somme dovute.
Vi informiamo, inoltre, che la presente ha validità come atto di costituzione in mora a ogni effetto di legge.
Certo di un Vostro riscontro e pagamento rapido, vi porgiamo Cordiali Saluti.
Timbro e Firma del responsabile amministrativo o dell'Amministratore Unico
Con una lettera recupero crediti fac simile come questa puoi avere una buona base di partenza per creare la tua strategia di sollecito.
Gestire questi tipi di solleciti in modo appropriato è fondamentale per mantenere buone relazioni con i clienti e assicurare che i pagamenti vengano effettuati in modo puntuale.
Come l’automazione può aiutare
Gestire in maniera efficace i solleciti di pagamento è essenziale per garantire la stabilità finanziaria e ridurre il numero di fatture insolute. Come abbiamo visto, ci sono diversi tipi di solleciti, dal primo promemoria gentile alla diffida formale, ognuno con un proprio ruolo nel processo di recupero crediti.
Utilizzare modelli di lettere chiari e professionali può facilitare la comunicazione e aumentare le probabilità di ricevere il pagamento dovuto.
Inoltre, è importante considerare l'automazione del processo di recupero crediti commerciali attraverso soluzioni di Credit Collection.
Queste soluzioni non solo aiutano a risparmiare tempo, ma possono anche recuperare crediti che sembrano insperati, migliorando la salute finanziaria dell'azienda.
L'automazione, combinata con un'attenzione umana e personale, può trasformare la gestione dei crediti, facendo in modo che il processo sia il più efficace e meno stressante possibile.
Sollecito di Pagamento Fattura - Domande frequenti
Come scrivere un sollecito di pagamento di una fattura?
Per scrivere un sollecito di pagamento efficace, includi sempre i dettagli essenziali come l'importo dovuto, il numero e la data della fattura, e le modalità di pagamento. Inizia con un tono cordiale, ricordando al cliente la scadenza passata e offrendo supporto per eventuali difficoltà. È utile fornire i dettagli di contatto per chiarimenti, così da facilitare la comunicazione e risolvere eventuali questioni in modo tempestivo.
Come sollecitare un pagamento in modo gentile?
Per un sollecito gentile, utilizza un linguaggio educato e rispettoso, evitando toni aggressivi. Ringrazia il cliente per l’attenzione e specifica che si tratta di un semplice promemoria. Puoi includere una frase di cortesia per invitare a ignorare la comunicazione nel caso il pagamento sia già stato effettuato.
Come si scrive una mail di sollecito pagamento?
Nell'oggetto, specifica che si tratta di un "Promemoria di Pagamento" e nel corpo della mail riporta le informazioni della fattura e l’importo. Usa un tono amichevole e professionale, e concludi la mail ringraziando il cliente per la collaborazione. In questo modo, mostrerai disponibilità senza sembrare troppo insistente.
Come sollecitare in modo gentile?
Inizia il sollecito con una breve introduzione per ricordare la scadenza della fattura, mantenendo il messaggio semplice e cordiale. Un promemoria può essere più efficace quando viene percepito come un’attenzione alla relazione commerciale piuttosto che come una pressione. Invia un primo sollecito entro una settimana dalla scadenza, e se necessario procedi con solleciti successivi aumentando lievemente la fermezza.
Come scrivere ad un cliente che deve pagare?
La comunicazione dovrebbe essere breve, chiara e contenere tutte le informazioni necessarie. Rivolgiti sempre in modo cortese, ricordando l'importanza di regolarizzare la posizione. Indica i dettagli per effettuare il pagamento e ringrazia il cliente per la collaborazione. Se il ritardo persiste, è possibile intensificare gradualmente il tono del messaggio.
Cosa scrivere in un'email di sollecito?
Un’email di sollecito dovrebbe contenere il numero della fattura, l'importo da saldare, la data di scadenza e le modalità di pagamento. Includi una frase gentile, come: “Nel caso in cui il pagamento fosse già stato effettuato, La preghiamo di considerare nulla questa comunicazione.” Questo permette di mantenere un rapporto positivo e rispettoso con il cliente.
A PROPOSITO DI ESKER
Esker è una multinazionale nata nel 1985 e negli anni ha sviluppato una piattaforma cloud globale che aiuta le aziende a gestire i processi business in modalità digitale. Unica piattaforma cloud che può gestire sia l’automazione del ciclo P2P (supplier management, contract management, procurement, accounts payable, expense management, payment management, sourcing) che O2C (order management, invoice delivery, collection&payment management, claims&deductions, cash allocation, credit management e customer management). Adottiamo tecnologie innovative che ci permettono di integrarci con gli ERP aziendali e in questi anni abbiamo ottenuto riconoscimenti da Gartner, IDC, Ardent Partner e Forrester.
Categorie