Tail Spend: il buco nero del Procurement (e come risolverlo)

Quel 20% di spesa che nessuno controlla (ma che ti costa più di quanto pensi)

In ogni grande azienda esiste una zona grigia, difficile da tracciare e ancora più difficile da gestire. È quella parte degli acquisti che non passa dai normali canali di approvvigionamento, sfugge ai contratti quadro e si accumula in una miriade di piccole transazioni, spesso gestite ad hoc da singoli dipartimenti o team locali. È qui che nasce la tail spend.

Per molti, si tratta di spese marginali. Ma la realtà è ben diversa: anche se rappresenta solo il 20% della spesa totale, la tail spending include fino all’80% delle transazioni e coinvolge un numero di fornitori spesso ingestibile. Parliamo tra i 60.000 e i 100.000 fornitori per le grandi aziende. Un segmento che, se non gestito correttamente, può generare inefficienze, costi occulti e seri problemi di conformità.

In questo articolo esploreremo cos'è davvero la tail spend, perché rappresenta una sfida enorme per le grandi organizzazioni e quali strategie possono aiutarti a trasformarla da punto debole a leva di efficienza.

Cos’è davvero la Tail Spend

Nonostante il nome tecnico, la tail spend è un fenomeno molto più comune di quanto si pensi. Si tratta di quella parte della spesa aziendale che sfugge al controllo centralizzato del procurement e viene gestita in modo frammentato, spesso senza contratti né processi standardizzati. La tail spend include acquisti sporadici, fornitori occasionali, richieste urgenti e approvvigionamenti fuori contratto.

In pratica: se non è strategico, ricorrente o ben tracciato, probabilmente finisce nella coda.

Ma attenzione a non sottovalutarla. Perché dietro a questa “long tail” si nasconde una grande complessità. Secondo la regola dell’80/20, circa l’80% delle transazioni deriva proprio dalla tail spend, mentre genera solo il 20% della spesa totale. Eppure, proprio per la sua natura dispersa, è la più difficile da analizzare, ottimizzare e controllare.

È qui che strumenti come la spend analysis, la digitalizzazione e il consolidamento dei fornitori diventano fondamentali per ottimizzare tail spend e riportare ordine nel caos.

Perché la Tail Spend è un problema per le grandi aziende

Nelle organizzazioni di grandi dimensioni, dove il procurement è spesso ben strutturato e guidato da strategie di strategic sourcing, la tail spend rappresenta un’anomalia difficile da controllare. Perché? Perché è frammentata, dispersa su centinaia o migliaia di fornitori, e spesso viene gestita fuori dai canali ufficiali.

Il risultato è un’esplosione nel numero di fornitori, acquisti duplicati o non necessari e una totale mancanza di visibilità sulla spesa. In altre parole, si perde il controllo.

E poi c’è il fenomeno del maverick buying: acquisti fuori policy, effettuati dai dipartimenti in autonomia, spesso senza rispettare gli accordi quadro o le regole aziendali. Queste spese maverick, oltre a generare costi extra, mettono a rischio la compliance e rallentano l’intero ciclo di approvvigionamento.

La verità è che, pur occupando una frazione del budget, la tail spend assorbe una quantità sproporzionata di tempo e risorse. E quando non è gestita in maniera efficace, può diventare un vero freno alla produttività.

I rischi nascosti della Tail Spend

Ignorare la tail spend non significa eliminarla: significa solo perdere il controllo. E quando questa porzione di spesa non viene monitorata, le conseguenze si fanno sentire su più fronti: economico, operativo e strategico.

Uno dei rischi principali è la duplicazione delle forniture. In assenza di una governance centrale, lo stesso bene può essere acquistato più volte da fornitori diversi, a prezzi diversi e con condizioni non negoziate. A questo si aggiungono errori di fatturazione, ritardi nei pagamenti e persino casi di frode, favoriti dalla mancanza di tracciabilità.

Un altro rischio significativo riguarda la compliance. Senza un controllo adeguato, diventa difficile assicurare la conformità alle policy aziendali, ai contratti quadro e alle normative di settore. Gli audit diventano più complicati, e la reputazione dell’azienda può risentirne.

Infine, c’è un opportunity cost spesso sottovalutato: il tempo. Il procurement finisce per dedicare energie preziose alla gestione di acquisti minori, anziché concentrarsi su attività ad alto valore strategico. Il risultato? Un impatto diretto sulla bottom line dell’azienda.

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Come ridurre l’impatto della Tail Spend

La buona notizia? La tail spend si può domare. Ma servono approcci mirati, tecnologie intelligenti e un cambio di mentalità. Uno studio di The Hackett Group ha infatti rivelato che le aziende che gestiscono attivamente le spese di coda possono ridurre le spese annuali di circa il 7,1%.

Ecco alcune strategie chiave per ottimizzare la gestione degli acquisti marginali, riducendo costi nascosti e rischi operativi.

1. Centralizzare e standardizzare i processi

Un primo passo è riportare anche gli acquisti indiretti sotto il controllo del procurement. Creare regole comuni, canali approvati e flussi autorizzativi coerenti consente di ridurre drasticamente l’effetto “far west” della spesa decentralizzata.

2. Utilizzare una piattaforma digitale

I tail spend management software permettono di automatizzare il ciclo di approvvigionamento per gli acquisti non strategici. In questo modo si alleggerisce il carico operativo, si aumenta la visibilità e si acquisiscono dati utili per una spend analysis continua.

3. Razionalizzare il numero di fornitori

Il numero di fornitori coinvolti nella tail spend può arrivare a decine di migliaia. Consolidare i fornitori, selezionarli in modo proattivo e creare mini-accordi quadro per le categorie più critiche aiuta a semplificare e controllare meglio le spese.

4. Creare cataloghi intelligenti e flussi self-service

Per evitare acquisti fuori controllo, è utile offrire canali user friendly, come cataloghi digitali e richieste automatizzate, che guidino i dipendenti verso fornitori approvati anche per acquisti occasionali. Così si riduce la necessità di gestioni ad hoc e si accelera l’intero processo di procurement.

Il risultato? Maggiore trasparenza, processi più snelli e, soprattutto, risparmi significativi sui costi.

Tail Spend ≠ spesa trascurabile: un cambio di mindset

Per troppo tempo, la tail spend è stata considerata una questione secondaria. Una seccatura amministrativa. Ma oggi, in un contesto dove ogni risorsa conta e ogni inefficienza pesa, anche quella “coda” apparentemente marginale può fare la differenza tra spreco e valore.

Le aziende più avanzate iniziano a trattare la tail spending come una vera leva di ottimizzazione. Non solo perché migliora la supply chain e riduce i costi operativi, ma perché permette di recuperare tempo, controllo ed efficienza strategica.

Un processo di tail spend management ben costruito, supportato da tecnologia e governance, porta con sé maggiore visibilità sulla spesa, compliance, e la possibilità di applicare principi di strategic sourcing anche agli acquisti non ricorrenti.

In altre parole, la tail spend può diventare un terreno fertile per innovare, migliorare la qualità dei dati e sostenere decisioni più intelligenti a livello aziendale. Non è solo questione di risparmiare: è questione di gestire efficacemente ogni euro speso.

Dare ordine alla coda: come Esker Procurement ti aiuta a gestire la Tail Spend

Gestire la tail spend non è semplice, ma nemmeno impossibile. Con gli strumenti giusti, anche la parte più disordinata della spesa aziendale può essere efficacemente gestita. È qui che entra in gioco Esker Procurement.

Esker offre una spend management solution pensata proprio per migliorare la gestione degli acquisti indiretti, centralizzando le richieste, automatizzando i flussi approvativi e aumentando la visibilità sulla spesa – anche quella più frammentata. Con una piattaforma user friendly, Esker consente di ridurre le spese maverick, consolidare i fornitori, tracciare gli acquisti non contrattualizzati e favorire la compliance su ogni ordine.

Dalla richiesta al pagamento, ogni acquisto diventa parte integrante di un processo strutturato, tracciabile e strategico. In questo modo, anche la long tail degli acquisti può contribuire a migliorare la bottom line.

Vuoi ottimizzare la tua tail spend e riportare sotto controllo il 20% di spesa che sfugge ogni giorno?

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