Perché l'automazione del ciclo passivo aziendale aumenta la stabilità finanziaria

Nel contesto delle operazioni finanziarie, quelle inerenti al ciclo passivo rivestono un ruolo di spiccata importanza. Con ciclo passivo aziendale si intende, infatti, quell’insieme di attività inerenti agli acquisti e, di conseguenza, le passività. Queste, a loro volta, incidono sulla liquidità, sull’andamento dei flussi di cassa, sulla pianificazione degli investimenti e così via.

Per trasformare il ciclo passivo aziendale da semplice processo inevitabile per far funzionare l’organizzazione a fattore di competitività anche dal punto di vista della stabilità finanziaria servono tecnologie ad hoc. Automazione e intelligenza artificiale consentono non solo di rendere più veloci e precisi i vari passaggi, ma anche di valorizzare i dati che man mano si creano e vengono elaborati. Tecniche evolute di analisi consentono insight utili e originali per migliorare il processo decisionale in generale e in ambito finanziario e, pertanto, promuovono un continuo miglioramento del business.

Cos'è il ciclo passivo aziendale

Tutte le attività svolte per selezionare e tenere i rapporti commerciali con i fornitori costituiscono il ciclo passivo aziendale. Quest’ultimo ha origine a seguito dell’analisi del fabbisogno di un’impresa e della definizione del budget per farvi fronte. A questo punto si avvia un flusso di lavoro che determina la creazione di molteplici documenti, dalla richiesta dei preventivi, alla scelta del fornitore a cui poi si invia l’ordine.

Una volta consegnato il materiale arrivano le fatture per il pagamento. A tal proposito serve un’attenta e rapida operazione di riconciliazione fatture fornitori per essere poi puntuali nel corrispondere quanto dovuto. Naturalmente tutto deve coincidere per non commettere errori e rischiare di sbagliare i pagamenti. Il ciclo si chiude con la registrazione contabile, per andare a costruire un registro accurato di tutti gli impegni finanziari.

Automatizzare il ciclo passivo aziendale, ecco perché conviene

Razionalizzare il ciclo passivo e automatizzarlo il più possibile ha indubbie ripercussioni positive su vari fronti. Analizziamo qui di seguito gli effetti positivi sperimentati, in generale, dalle organizzazioni che adottano sistemi per l’ottimizzazione della gestione del ciclo passivo aziendale.

Più sotto, si entrerà nel dettaglio dei vantaggi relativi specificamente alla gestione finanziaria.

Gestione efficace del ciclo passivo aziendale? Cosa serve

Rendere più efficiente lo svolgimento di tutte le attività che formano il ciclo passivo contribuisce a consolidare la stabilità finanziaria dell’azienda. Gli obblighi di pagamento verso terzi inevitabilmente influenzano la solvibilità, la capacità di investimento, oltre che la liquidità di un’impresa. Per questi motivi l’automazione e la tecnologia, in generale, sono alleati in quest’ambito. Con una gestione efficace del ciclo passivo aziendale è possibile ottenere diversi vantaggi. Ecco gli otto principali.

• Capacità di monitoraggio. La tecnologia consente di avere sempre presente la struttura dei passivi e indica le esigenze finanziarie dell’organizzazione, sottolineando rischi e opportunità strategiche.
• Riduzione dei tempi di pagamento e quindi dei costi relativi a ritardi.
• Possibilità di usufruire di sconti per pagamenti anticipati.
• Maggior agio nella gestione della liquidità e dei fondi stanziati per le spese correnti.
• Annullamento del rischio di sovra indebitamento.
• Ottimizzazione del capitale circolante grazie a un perfetto equilibrio tra entrate e uscite.
• Evitare situazioni di crisi finanziaria dovuta al non aver rispettato le scadenze.
• Analisi dei dati finanziari per favorire previsioni accurate dei flussi di cassa e modelli efficienti di gestione.

Gli svantaggi causati da una gestione inopportuna del ciclo passivo aziendale

Quando il ciclo passivo aziendale è efficiente è possibile allocare al meglio le risorse e ottimizzare i costi. Al contrario ecco cosa si rischia quando si lavora in maniera inefficace.

Gestione del ciclo passivo aziendale: le tecnologie per ottimizzarlo

Gestire il ciclo passivo aziendale in modo tradizionale, ovvero con attività manuali, può comportare, come abbiamo visto, una serie di problematiche, tra cui difficoltà nell’organizzare e previsioni errate dei flussi finanziari.

La digitalizzazione dei processi di gestione delle fatture e di archiviazione di tutti i documenti protagonisti di questo ciclo aiuta certamente a contenere il bisogno di lavoro manuale e a innalzare i livelli di efficienza.

L’automazione, in particolare, è una componente fondamentale per impostare modalità innovative di gestione del ciclo passivo aziendale, promuovendo una cultura di controllo delle spese e, più in generale, più orientata allo sfruttamento dei dati.

Tecnologie di intelligenza artificiale (da sistemi evoluti di riconoscimento dei caratteri sino alle funzionalità di data analysis attive in ecosistemi applicativi integrati) consentono poi di generare concretamente valore dai documenti. Correlando i dati per rispondere opportunamente alle varie necessità, i software più evoluti riescono a individuare tendenze e informazioni utili per i decisori e per la gestione dei rischi.

I benefici dell’automazione del ciclo passivo aziendale: la parola alle aziende

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