Come liberarsi delle attività a basso valore e migliorare la produttività

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Fare di più con meno, è la sfida quotidiana delle aziende che si trovano a competere in mercati sempre più difficili. Non solo, premettendo che la produttività può essere definita dal rapporto tra output dell’organizzazione (beni o servizi) e inpunt utilizzati nel processo di produzione, risulta evidente l’importanza dei concetti di efficienza ed efficacia.

Le organizzazioni hanno, infatti, risorse sempre più limitate anche a causa di fattori esogeni (basti pensare ad esempio alle guerre e ai loro effetti sulle materie prime e sui costi energetici). In questo scenario, guardando dunque processi che si vanno complicando per molteplici ragioni, è quindi molto utile avere l’opportunità liberare risorse da attività a basso valore per reinvestire il loro tempo in compiti ad alto valore aggiunto.

La tecnologia ricopre un ruolo di rilievo organizzando al meglio i processi, facilitando la comunicazione, la creazione e la condivisione di documenti e assumendosi la responsabilità di compiere attività routinarie.

In che modo aumentare la produttività?

Da un punto di vista più strettamente pratico, nel concetto di produttività si colloca a pieno titolo l’efficienza di un lavoratore o di un team. Da tale efficienza, naturalmente, dipende la capacità dell’intera organizzazione di migliorarsi e cioè incrementare il suo business.

Innalzare il livello di produttività è perciò possibile e può essere fatto agendo su più leve.

In primo luogo, dal punto di vista manageriale è importante impostare obiettivi realistici e definire priorità in modo da poter concentrare l’attenzione e non sprecare energie. Inoltre, vanno, analizzati a fondo i processi, per individuare eventuali inefficienze.  Svolgendo tale analisi, prima di poter minimizzare, delegare o eliminare le attività a basso valore è fondamentale individuarle nei workflow e analizzarle per capirne la rilevanza.

Più nello specifico, per aumentare i livelli di produttività serve:

• semplificare i flussi di lavoro (eliminando duplicazioni e ridondanze),
• standardizzare le modalità operative
• applicare tecnologie che supportino il rinnovo dei metodi lavorativi

L’implementazione di soluzioni digitali ad hoc permette di gestire al meglio le attività lavorative, monitorando, tra l’altro, gli interi flussi per verificare l’esistenza di anomalie. I riscontri forniti dai tool digitali, inoltre, consentono di innescare circoli virtuosi per cui le organizzazioni via via innalzano il proprio livello di produttività.

Ottimizzazione dei processi

Un approccio sistematico di controllo e analisi dei processi aziendali consente di individuare i passaggi su cui agire per aumentare l’efficienza. L’ottimizzazione dei processi è pre-requisito fondamentale per incrementare i profitti.

Processo aziendale è, infatti, quell’insieme di attività collegate tra loro eseguite per trasformare le risorse in un prodotto o servizio. Conseguentemente, quanto più le attività saranno svolte in maniera efficiente, se possibile addirittura automatizzate, tanto più l’intero processo favorirà una efficace conduzione del business.

Quali sono le attività a basso valore aggiunto ma necessarie?

Con attività a valore aggiunto si intendono tutti quei task che aggiungono al servizio o al prodotto un valore riconoscibile dal cliente e per il quale quest’ultimo è disposto a pagare.

In un’organizzazione poi vi sono attività che non danno valore e, anzi, possono e devono essere eliminate perché comportano sprechi economici e di tempo.

Esistono però anche delle attività che non sono a valore (o anche a basso valore), ma sono necessarie per il contesto aziendale, per il funzionamento delle attrezzature e così via. È il caso, per esempio, del data entry, del controllo delle procedure, dell’amministrazione eccetera.

Ecco i 4 criteri principali per riconoscere le attività a basso valore:

Il ruolo della tecnologia Esker: ecco come automatizzare i processi e valorizzare le potenzialità del personale

La soluzione Esker che promuove l’automazione dei processi aziendali è la piattaforma cloud appositamente pensata per automatizzare ciclo passivo – S2P (Source to pay) e attivo – O2C (Order to cash).

Grazie alla potenzialità del cloud, garantisce connettività end-to-end e possibilità di utilizzo in mobilità.

La soluzione è inoltre caratterizzata da funzionalità di intelligenza artificiale che consentono riconoscimento dei dati, policy avanzate di validazione dei documenti e un’ottimale gestione dei flussi di lavoro, con una visione a 360 gradi dei processi e, grazie a dashboard personalizzate, con la possibiiltà di ottenere una reportistica precisa a seconda delle esigenze e della focalizzazione sui KPI di interesse.

Grazie alle tecnologie che caratterizzano la piattaforma progettata da Esker è possibile semplificare i processi snellendo il lavoro degli addetti.

Nello specifico, per quanto riguarda il S2P, la suite Esker supporta le persone

Per quanto concerne l’O2C, la piattaforma è pensata per accelerare la conversione degli ordini in incassi e può occuparsi principalmente di:

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Tutto questo rappresenta solo qualche esempio delle potenzialità della piattaforma Esker, ma è sufficiente per comprendere che, con l’adozione della tecnologia, dipendenti e collaboratori hanno al proprio fianco un alleato che consente loro di condurre le loro giornate lavorative svolgendo mansioni meno noiose, dedicandosi invece a compiti più gratificanti e che valorizzano le proprie capacità.

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