Come gestire le fatture fornitori (senza impazzire)

Gestire le fatture fornitori non deve essere complicato. Scopri come eliminare errori di data entry, ridurre i tempi di approvazione e garantire la conservazione a norma grazie all’automazione e all’AI. Una guida pratica per CFO e responsabili Finance che vogliono trasformare un processo contabile critico in un vantaggio competitivo.



Gestire le fatture fornitori è una delle attività più critiche e al tempo stesso più delicate per i reparti Finance. Ogni giorno passano decine, centinaia o persino migliaia di documenti da controllare, registrare e approvare.

Quando il processo è manuale, significa ore spese in data entry, verifiche incrociate, solleciti e riconciliazioni che rallentano l’intero ciclo contabile. Il risultato? Costi più alti, tempi di pagamento dilatati e un rischio costante di errori o non conformità alle norme di legge.

Oggi, con la fattura elettronica obbligatoria e centralizzata attraverso lo SdI dell’Agenzia delle Entrate, il vero problema non è più “se” emettere e ricevere correttamente i documenti, ma come gestirli in modo efficiente, riducendo al minimo le attività manuali e gli errori. È qui che l’automazione e l’intelligenza artificiale stanno cambiando radicalmente il modo in cui le aziende trattano il ciclo passivo, trasformando un processo tradizionalmente oneroso in un’opportunità strategica di efficienza e risparmio.

Le sfide nella gestione delle fatture fornitori

Nonostante la digitalizzazione, la gestione delle fatture fornitori rimane per molte aziende un processo complesso e costoso, soprattutto quando basato su attività manuali. Secondo diversi studi internazionali, il costo medio per elaborare una singola fattura manualmente varia tra 10 e 30 euro, includendo manodopera, verifiche e attività di riconciliazione.

A questi costi si aggiungono i tempi: l’intero ciclo di approvazione di una fattura manuale può richiedere tra 10 e 15 giorni, a causa di colli di bottiglia, errori e passaggi tra diversi team. Non è raro che le fatture vengano smarrite o restino ferme in attesa di autorizzazione, generando solleciti di pagamento da parte dei fornitori e tensioni nelle relazioni commerciali.

C’è poi il tema degli errori: l’inserimento manuale dei dati comporta un tasso di errore stimato tra l’1% e il 4%. A livello operativo significa discrepanze da risolvere, doppioni da correggere, documenti che devono essere riemessi. Tutto questo rallenta i team contabili e aumenta il rischio di non rispettare le norme di legge in materia di conservazione a norma e tracciabilità.

In sintesi: più fatture vengono gestite manualmente, più crescono costi, tempi e rischi di errore.

Il ruolo dei software di fatturazione nella digitalizzazione

Per superare i limiti dei processi manuali, sempre più aziende scelgono di adottare un software di fatturazione in grado di gestire l’intero ciclo passivo in modo centralizzato e automatizzato. Non si tratta solo di ricevere fatture elettroniche: l’obiettivo è creare un flusso digitale unico che riduca al minimo l’intervento umano, garantendo al contempo controllo e compliance.

Grazie a dashboard intuitive e reportistica in tempo reale, il Finance può monitorare lo stato delle fatture, individuare blocchi e intervenire rapidamente per evitare ritardi o solleciti di pagamento. Inoltre, l’integrazione con l’ERP consente di collegare automaticamente le fatture ai relativi ordini di acquisto e documenti di trasporto (il cosiddetto three-way matching), eliminando la necessità di verifiche manuali.

Un software di nuova generazione assicura anche la conservazione a norma dei documenti, in linea con la normativa vigente dell’Agenzia delle Entrate, gestendo in automatico elementi fondamentali come il formato XML, il codice destinatario e la firma digitale. In questo modo, le aziende riducono drasticamente i rischi di non conformità e liberano i team contabili da attività ripetitive e a basso valore aggiunto.

L’AI al servizio della gestione delle fatture fornitori

L’adozione di un software di fatturazione avanzato diventa ancora più efficace quando supportata dall’intelligenza artificiale. Grazie a tecnologie come l’OCR evoluto e il machine learning, le aziende possono eliminare del tutto il data entry manuale: i dati delle fatture vengono estratti e registrati in automatico con un livello di accuratezza fino al 90%.

L’impatto in termini di efficienza è evidente: Secondo un report di Ardent Partners i costi di gestione di una singola fattura possono ridursi fino all’80%, mentre i tempi di elaborazione scendono da settimane a poche ore, o addirittura minuti. Questo significa che le fatture vengono processate più rapidamente, liberando risorse interne e riducendo i colli di bottiglia.

Ma non è solo una questione di velocità. L’AI abilita anche workflow approvativi intelligenti, per ridurre al minimo le discrepanze e aumentare la compliance. Inoltre, un sistema automatizzato consente di cogliere opportunità spesso trascurate nei processi manuali, come gli sconti per pagamenti anticipati, che possono generare risparmi annuali superiori al costo stesso della soluzione.

In altre parole, l’AI trasforma il ciclo passivo da centro di costo a leva strategica per ridurre spese, rafforzare il controllo e migliorare la gestione del capitale circolante.

Come gestire una fattura fornitore con Esker in 4 step

Gestire le fatture fornitori con Esker significa trasformare un processo complesso in un flusso semplice, veloce e conforme alle norme. Ecco come funziona in pratica:

1. Ricezione automatica

La fattura elettronica viene acquisita direttamente dallo SdI o, in alternativa, via e-mail/portale fornitori. Esker la riconosce automaticamente, indipendentemente dal formato (XML, PDF).

2. Estrazione e validazione dei dati

Grazie all’AI, i dati contenuti nella sezione fattura (importi, IVA, codice destinatario, prodotti e servizi, condizioni di pagamento) vengono estratti, verificati e il sistema segnala eventuali eccezioni. In questo modo si riduce al minimo l’intervento manuale e gli errori di data entry.

3. Workflow approvativo digitale

Per l'approvazione, Esker avvia un workflow intelligente e multilivello, notificando automaticamente le persone coinvolte. Tutto avviene in tempo reale, con visibilità end-to-end sullo stato della fattura.

4. Registrazione e conservazione a norma

Una volta approvata (anche da mobile), la fattura viene contabilizzata nel gestionale ERP e archiviata in modalità digitale e a norma, garantendo sicurezza e tracciabilità completa per eventuali audit.

Il risultato? Niente più documenti che si perdono, niente più ritardi dovuti a colli di bottiglia: le fatture vengono elaborate in modo fluido e trasparente, riducendo costi e rischi, e permettendo al Finance di concentrarsi su attività a maggiore valore.

Dall’obbligo normativo a un vantaggio competitivo

La gestione delle fatture fornitori non deve più essere un processo oneroso e frammentato. I numeri parlano chiaro: i flussi manuali generano costi elevati, tempi lunghi e un rischio costante di errori. Al contrario, l’automazione supportata dall’AI consente di ridurre fino all’80% i costi operativi, accelerare i cicli di approvazione e garantire una compliance totale alle norme di legge.

Per i CFO e i responsabili Finance, questo significa trasformare un’attività di routine in un vantaggio competitivo: più efficienza, più controllo, più opportunità di risparmio. Inoltre, liberare i team contabili dalle attività di data entry permette di concentrarsi su compiti a maggiore valore strategico, migliorando anche la soddisfazione del personale.

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