Ciclo passivo acquisti: 7 consigli pratici per aumentare l'efficienza

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Il ciclo passivo riguarda tutte le attività necessarie a un’azienda per fare i propri acquisti. Si inizia con la valutazione dei possibili fornitori (e con la creazione di un registro che ne contiene tutti i dati che man mano verrà compilato). Si termina con le fatture in entrata cui deve seguire il pagamento. Alcune operazioni che si svolgono lungo il percorso che si snoda tra questi due step possono essere ottimizzate e spesso addirittura automatizzate.

La digitalizzazione del ciclo passivo acquisti è finalizzata a una maggiore efficienza nel processo in modo da aumentare il time to market, da un lato, e da sollevare gli addetti da compiti semplici, facilmente delegabili a un software. Ma vediamo nel dettaglio, le ragioni per cui un’azienda deve ottimizzare la gestione del ciclo passivo e, soprattutto, come fare.

Acquisti aziendali, perché conviene ottimizzare il ciclo passivo

Razionalizzare il ciclo passivo può avere diversi effetti positivi sul business, più o meno diretti e immediati. Il ciclo passivo, infatti, è un processo che riguarda strettamente l’amministrazione ma va a toccare tanti dipartimenti aziendali.

Direttamente correlate al ciclo passivo vi sono, naturalmente, le business unit acquisti/procurement, la contabilità fornitori, finance/tesoreria e la logistica/gestione magazzino. Ma anche tanti altri comparti aziendali (considerando tutti quelli che riguardano gli acquisti indiretti, ma anche qualità, legal e ovviamente IT) hanno connessioni con il ciclo passivo.

Considerando tale premessa, non si può dunque trascurare il fatto che l’inefficienza della gestione degli acquisti e del ciclo passivo determina spese impreviste e rallentamenti di vari processi.

Ecco, perciò, nel dettaglio, quali sono i vantaggi ottenibili da un ciclo passivo organizzato in maniera efficiente.

I 7 consigli fondamentali per poter contare su un ciclo passivo acquisti efficiente

Per innalzare il livello di efficienza della gestione degli acquisti e del ciclo passivo un aiuto fondamentale può arrivare dalla tecnologia. Si tratta però di una condizione necessaria ma non sufficiente. È necessario agire anche sull’organizzazione e sui modelli di lavoro. Vediamo nel dettaglio i passi da compiere.

• Analizza il processo di acquisto. Per partire è necessario delineare la situazione esistente per capire le aree dove gli interventi sono obbligati. È indispensabile valutare i KPI per un confronto interno rispetto alle best practice e per comprendere le possibili evoluzioni.
• Digitalizza. La scelta del fornitore e della soluzione che meglio risponde alle proprie esigenze deve essere compiuta sulla base di molteplici criteri. Le principali caratteristiche da tener presente a livello di prodotto sono: i livelli di automazione che la soluzione è in grado di offrire, la sua affidabilità e disponibilità in cloud, l’integrazione di funzioni di intelligenza artificiale, oltre a interfaccia e dashboard di consultazione semplici e intuitive.
• Integra. Disegnare workflow approvativi è più efficace se la tecnologia adottata è in grado di rendere il ciclo passivo full digital e dialoga con altri applicativi, andando cioè a toccare tutte le business unit che partecipano al processo.
• Costruisci un nuovo processo di gestione degli acquisti indiretti. Quest’ultimo deve essere reso monitorabile in qualsiasi sua parte. Oltre a questo, tale processo deve prevedere la gestione delle eccezioni.
• Imposta controlli delle scorte, per assicurare una pianificazione della produzione efficace, annullare gli sprechi e, in generale, per garantire maggiore resilienza all’intera organizzazione.
• Coinvolgi e forma il personale. È imprescindibile che tutti gli addetti siano consapevoli dei benefici determinati dalla tecnologia e la usino. Aggiornamenti continui sono da prevedere perché ciascuno resti al passo con l’evoluzione tecnologica.
• Monitora e migliora. In base ai dati prodotti dal software e ai feedback degli utenti è possibile innescare un circolo virtuoso di ottimizzazione continua del ciclo passivo e degli acquisti nel loro complesso.

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