Sei strategie per ridurre il DSO e aumentare il cash flow

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La corretta gestione del processo di fatturazione aziendale è una delle chiavi per ottimizzare il business. Oltre a focalizzare l’attenzione sull’incremento del fatturato, è importante monitorare il tempo effettivo impiegato per incassare ogni fattura.

Il DSO - acronimo di Days Sales Outstanding - è un parametro finanziario che indica quanti giorni impiega in media un’azienda per incassare una fattura. Essere al corrente delle tempistiche di incasso dei crediti è un modo per acquisire una maggiore consapevolezza sulla gestione delle risorse finanziarie e assicurare all’impresa sicurezza economica e benessere.

I ritardi nei pagamenti da parte dei clienti sono una problematica da gestire con cura e delicatezza: è importante stabilire a priori e in fase contrattuale le tempistiche di saldo delle fatture e le modalità di pagamento per lavorare con una maggiore trasparenza e instaurare una relazione duratura con i clienti. Gli uffici amministrativi devono gestire anche le eventuali richieste di dilazione di pagamento (a 30, 60, 90, 120 giorni) per evitare di svuotare troppo le casse dell’azienda e non essere pronti ad affrontare eventuali momenti di incertezza. La pianificazione corretta delle tempistiche di incasso delle fatture evita la complessa - e scomoda - attività di recupero crediti. Sollecitare i pagamenti è svantaggioso per diversi motivi: l’azienda perde tempo e risorse che potrebbe investire in altre attività di maggior valore, i clienti si sentono in difficoltà di fronte alle richieste di pagamento e la relazione rischia di incrinarsi.

Il parametro opposto al DSO è il DPO - acronimo di Days Payable Outstanding - il valore che indica quanti giorni impiega in media un’azienda per pagare le fatture e onorare i debiti. Quando l'impresa riesce a mantenere in equilibrio questi due parametri, significa che ha una struttura forte, una buona liquidità e un’ottima probabilità di mantenere legami duraturi con clienti e fornitori.

Qual è la formula per calcolare il DSO?

La formula per calcolare il DSO è molto semplice: si divide il valore dei crediti AR (account receivable) per il fatturato e si moltiplica la cifra per i giorni dell’anno o per il periodo di riferimento che si vuole tenere in considerazione.

DSO = (crediti commerciali / vendite totali) * 365

Il valore che deriva dal calcolo del DSO indica lo stato di benessere dell’azienda. È importante interpretare i dati ricavati tenendo in considerazione il contesto in cui si muove l’azienda, il settore di riferimento e la tipologia di attività. Un DSO alto ha un impatto negativo sulla gestione del cash flow aziendale, fattore che ostacola gli investimenti e di conseguenza le possibilità di crescita. Al contrario, un DSO basso permette alle aziende di progettare con maggiore sicurezza i passi futuri e assicurare a tutti gli stakeholder certezza economica.

Cos'è il cash flow e qual è il suo significato

Apriamo una parentesi per comprendere cos’è il cash flow, contestualizzare il valore del DSO e sottolineare l’importanza della gestione dei flussi di cassa. Gli inglesi - popolo pragmatico - spiegano bene il concetto di flusso di cassa sintetizzandolo in una frase: “Turnover is vanity, profit is sanity but cash is reality”. Il CFO - Chief Financial Officer - è la persona incaricata alla gestione del cash flow e al mantenimento di un flusso di cassa positivo. 

Il cash flow rappresenta l’andamento e le variazioni positive e negative della liquidità d’impresa. Indica la quantità di denaro disponibile e pronto uso nelle casse dell’azienda in un determinato periodo.

Il calcolo del cash flow è facile: si ottiene sottraendo il valore delle entrate con quello delle uscite. Quando il cash flow è positivo significa che le entrate sono maggiori delle uscite; un cash flow negativo indica la situazione opposta. I conteggi vengono specificati nel rendiconto finanziario globale dell’impresa, ma per verificare il corretto funzionamento delle singole linee di produzione e monitorare tutte le voci di costo che incidono sulla liquidità dell’azienda è necessario affidarsi alla contabilità analitica. Mantenere un cash flow positivo porta numerosi vantaggi all’azienda.

• La liquidità consente di gestire con serenità i pagamenti.
• Un valore alto del flusso di cassa rende l’impresa attraente agli occhi degli investitori.
• Un cash flow ottimizzato garantisce il benessere dei collaboratori sia durante l’attività sia al termine (pensiamo al pagamento del TFR: se l’azienda non avesse liquidità sufficiente non potrebbe concederlo).

Vediamo ora insieme quali sono le strategie che permettono alle aziende - sia di grandi dimensioni, sia le PMI - di gestire il DSO e il Cash Flow per mantenere in equilibrio i flussi di cassa e ottenere i pagamenti nelle tempistiche previste.

Per approfondire: Come migliorare il cash flow operativo? Tre strategie per le aziende

1. Semplificare le modalità di interazione con i clienti

I clienti devono percepire i vantaggi di lavorare con te e comprendere che la tua azienda può incrementare il loro business. Cura ogni aspetto della comunicazione, dall’invio delle e-mail alle telefonate. Permetti ai clienti di visualizzare con facilità le loro fatture e gli ordini inviati; offri diversi metodi di pagamento per andare incontro alle esigenze del cliente (se ancora non li avessi, aggiungi le carte di credito e i pagamenti automatici); assicura una maggiore flessibilità al cliente. Sono azioni semplici che migliorano subito la percezione delle aziende nei tuoi confronti e incrementano il cash flow.

2. Gestire con precisione l’approvazione dei crediti

La conseguenza diretta di un'approvazione del credito rigorosa e standardizzata è un abbassamento del DSO. Le informazioni sul credito aziendale dovrebbero essere aggiornate con regolarità e rese disponibili a tutti i soggetti che gestiscono le procedure commerciali. L’ufficio amministrativo ha senza dubbio il compito di approvare le fatture e controllare i pagamenti, ma anche l’ufficio vendite deve essere sensibilizzato sul tema. 

3. Adattare la fatturazione alle esigenze del cliente

I software per la gestione della fatturazione consentono un livello molto elevato di personalizzazione delle funzionalità. Quando il processo di fatturazione è condiviso tra cliente e fornitore, il flusso di cassa è positivo. È importante che le fatture siano preparate con precisione e compilate in ogni campo; inviale per tempo ai clienti in modo che abbiano la possibilità di saldarle entro i termini previsti; evidenzia le condizioni di pagamento e le date di scadenza. Ove necessario, programma invii automatici per la comunicazione delle indicazioni commerciali e usa un indirizzo di posta elettronica dedicato. Può anche essere utile automatizzare la spedizione dei promemoria per i pagamenti e concedere sconti ai clienti per i pagamenti anticipati. 

4. Pianificare la strategia di gestione dei crediti

L’attività di credit management è fondamentale per la salute delle casse aziendali. Il cash flow positivo e il DSO basso dipendono molto da come gestisci i crediti dell’impresa. Ti diamo qualche suggerimento utile per pianificare una strategia efficace: segui con costanza eventuali controversie con i clienti e verifica gli insoluti; monitora i risultati aziendali e confrontali con gli obiettivi prefissati; esamina con regolarità i report vecchi e controlla lo storico per valutare gli andamenti; rendi visibili i report sulle pratiche aperte. Fai uno sforzo ulteriore e prova a comprendere le motivazioni dietro a un pagamento ritardato da parte di un cliente: attiva con lui un dialogo e poni domande aperte senza timore. Potresti scoprire di avere delle discrepanze nelle fatture o dei prodotti problematici di cui non sei al corrente.

5. Creare degli incentivi per i pagamenti

Un cliente felice e soddisfatto salda le fatture senza porsi problemi. Una strategia utile per mantenere buone relazioni con i clienti è offrire degli sconti o degli incentivi sui pagamenti anticipati. In questo modo diminuisce notevolmente il DSO. Calcola lo sconto sulla base delle tue possibilità. Puoi compensare accelerando il cash flow, risparmiando sugli interessi e ricevendo agevolazioni dai creditori. Le soluzioni digitali ti aiutano a registrare in fattura gli sconti offerti ai clienti senza pernderne traccia.

6. Pulire la lista dei clienti

Per tutte le aziende arriva il momento in cui diventa necessario scegliere con quali clienti lavorare. Ogni sei mesi organizza una riunione per rivedere il business plan e coinvolgi i collaboratori della tua azienda per sapere quali clienti sono incoerenti, quali effettuano pagamenti in ritardo e quali non pagano affatto. Se sei consapevole di offrire un servizio o un prodotto di qualità, gestisci la situazione insieme al team di recupero crediti. Lo staff dovrebbe contattare di persona i clienti problematici, analizzare i motivi dei ritardi nei pagamenti, attivarsi per risolvere le problematiche. Alcune situazioni si possono sanare. Se un cliente invece non collabora in alcun modo, è meglio comunicargli di non essere l’azienda più adatta a lui.

È ora di mettersi in gioco

Le sei strategie presentate aiutano le aziende a ridurre il DSO e aumentare il cash flow. Per ottenere ottimi risultati puoi affidarti alle soluzioni automatizzate di riscossione del credito proposte da Esker. Grazie alle nuove tecnologie e all’intelligenza artificiale, gestisci le attività di credit management e di collection management in modo efficiente.

Come automatizzare
la gestione del credito

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