Order to Cash: significato, sfide e soluzioni

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Immagina di gestire una pizzeria. Un cliente chiama per ordinare una pizza margherita a domicilio. Prendi l'ordine, lo scrivi su un foglio di carta e lo passi al cuoco, che prepara la pizza e la inforna. Una volta pronta, la pizza viene consegnata al cliente, che paga al momento della consegna.

Questo ciclo, dall'ordine alla consegna e al pagamento è un esempio semplice ma efficace di cosa voglia dire “Order to Cash”, un concetto molto più grande e complesso. E se ti stai chiedendo come si traduca in un contesto aziendale, sei nel posto giusto.

In questo articolo, spieghiamo il significato di Order to Cash, ma non solo; parliamo anche di come la sua automazione aiuti le aziende a snellire le operazioni, migliorare il servizio clienti e garantire una sana gestione finanziaria.

Che cosa significa Order to Cash?

Mentre l'esempio della pizzeria offre un'idea generale, il ciclo Order to Cash (O2C) è in realtà un insieme di attività più complesso e strutturato che coinvolge vari dipartimenti e processi all'interno di un'organizzazione. Vediamoli insieme.

• Ricezione dell'ordine dal cliente.
• Elaborazione dell'ordine, sia dal punto di vista software che amministrativo.
• Elaborazione logistica, che coinvolge il magazzino.
• Spedizione al cliente, con tutte le modalità di trasporto annesse.
• Emissione della fattura.
• Incasso del pagamento.

Ogni fase ha le sue specificità e sfide. Ecco perché, per garantire un ciclo O2C efficiente, è fondamentale prestare attenzione ai dettagli in ogni singolo passaggio del processo.

In termini pratici, come si traduce tutto ciò per un'azienda?

Sfide del Ciclo Order to Cash Tradizionale

Creiamo uno scenario immaginario, questa volta più vicino alla tua situazione reale: sei un impiegato del Customer Service in un'azienda B2B.

La tua casella e-mail è piena di ordini clienti. Ogni e-mail deve essere aperta, letta, e i dettagli dell'ordine devono essere inseriti manualmente nel sistema ERP. Il rischio di commettere un errore è alto, la pressione aumenta a ogni nuova e-mail e il tempo trascorso a gestire l’attività riduce la tua capacità di fornire un servizio clienti di qualità.

Elaborazione dell'Ordine

Dopo aver inserito l'ordine, passi il testimone a un altro dipartimento che deve verificare la disponibilità del prodotto e confermare l’invio della merce. Il lavoro è ripetitivo e noioso: sbagliare il codice prodotto o la quantità richiesta potrebbe causare ritardi o problemi con il cliente e compromettere la sua customer experience.

Fatturazione

Una volta confermato l'ordine, devi generare una fattura. Anche questo è un processo manuale: bisogna selezionare il modello giusto, inserire i dettagli e inviarlo al cliente. Basta un campo sbagliato per ritardare il pagamento. Inoltre, la mancanza di un sistema di tracciamento rende difficile monitorare lo stato delle fatture inviate, con un impatto notevole sull'efficienza del processo.

Incasso

Finalmente, il pagamento arriva, ma anche qui c'è un altro passaggio manuale. Devi registrare il pagamento nel sistema e assicurarti che tutto sia in ordine. Il corretto bilancio dell'azienda si basa sulla gestione dell’incasso: se dovessero esserci dei problemi con la riconciliazione bancaria, le previsioni economiche sarebbero falsate. In più, la mancanza di visibilità sulle attività di incasso rende difficile prevedere i flussi di cassa con precisione.

Se ti è sembrato un iter lungo e complicato, purtroppo è proprio così.

Tutte le aziende, in qualsiasi settore, devono affrontare questa situazione quasi tutti i giorni. Avrai anche notato quanto sia facile commettere un errore, e quanto questo possa influire sull’intero processo.

Ora però, immaginiamo che la tua azienda abbia automatizzato il suo ciclo Order to Cash.

Il Ciclo Order to Cash Automatizzato

In una realtà aziendale automatizzata la tua casella e-mail è tranquilla. Gli ordini dei clienti vengono automaticamente registrati nel sistema ERP. Non c’è il rischio di commettere errori e hai più tempo e risorse da dedicare al miglioramento dell'esperienza del cliente.

Elaborazione dell'Ordine

Un sistema intelligente, alimentato da algoritmi di intelligenza artificiale, si occupa di verificare la disponibilità del prodotto e confermare i dettagli di pagamento in un istante. Il processo è molto più veloce, e grazie a workflow automatizzati, fornisce visibilità completa su chi deve fare cosa e quando. Ma non solo: le catene di approvazione diventano più facili e trasparenti, perché puoi coinvolgere le persone giuste al momento giusto.

Fatturazione

La generazione delle fatture è completamente automatizzata. Il sistema seleziona il modello corretto, inserisce i dettagli e invia la fattura al cliente senza alcun intervento manuale (o minimo). Il processo è ora facile e intuitivo, e offre una tracciabilità completa delle fatture, al fine di migliorare l'efficienza e la previsione dei flussi di cassa.

Incasso

Quando il pagamento arriva, viene automaticamente registrato nel sistema. Grazie a dashboard e report in tempo reale, hai una visione completa delle attività di incasso. In questo modo sarai in grado di prevedere con precisione il tuo cashflow e prendere decisioni informate che influenzano in modo positivo il bilancio dell'azienda.

Perché è importante avere un ciclo Order to Cash efficiente?

Un ciclo Order to Cash efficiente e automatizzato migliora la qualità del tuo lavoro. Ma quali sono le implicazioni concrete per la salute finanziaria e operativa di un'azienda?

L'efficienza nel ciclo Order to Cash non è solo una questione di riduzione dei costi o diminuzione degli errori. È un elemento cruciale che può trasformare l'intera dinamica operativa e finanziaria di un'azienda. In un mercato competitivo, piccoli margini di inefficienza possono tradursi in grandi perdite, sia in termini di reputazione che di profitti.

Automatizzare questo ciclo non è un lusso, ma una necessità strategica. Oltre a migliorare l'efficienza e la rapidità dei processi, l'automazione arricchisce la customer experience e fornisce una visibilità completa su ogni aspetto del ciclo. Questa trasparenza è fondamentale per prendere decisioni informate che influenzano il bilancio complessivo dell'organizzazione in modo positivo.

Come partner affidabile e all'avanguardia nella fornitura di soluzioni di automazione, Esker è in grado di guidarti nell’automazione del ciclo attivo con una suite Order to Cash completa, per migliorare la tua gestione ordini, l’invio di fatture elettroniche e la riconciliazione bancaria.

E Se il Pagamento Non Arriva?

Dopo aver inviato la fattura e aver onorato tutti gli impegni presi con il cliente, ti accorgi che il pagamento non arriva come previsto, nonostante tutto sembri essere andato liscio.

Ti chiedi: "Cosa posso fare ora? Come posso assicurarmi che i clienti effettuino i pagamenti senza dover spendere ulteriore tempo e risorse?"

La soluzione potrebbe risiedere nell'automatizzazione della gestione dei crediti. Ma questo è un argomento che merita un'attenzione tutta sua.

Leggi il nostro articolo sulla Gestione dei Crediti per scoprire come l'automazione può aiutarti a ottimizzare il tuo DSO.