Come gestire i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali e proteggere il cash flow

Hai a che fare con ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali? Scopri cosa prevede la legge, quali sono i diritti del creditore e come l’automazione può aiutarti a ridurre il rischio e mantenere stabile il cash flow aziendale.

Quasi una fattura su due in Italia viene saldata oltre i termini concordati.

Questo fenomeno, apparentemente fisiologico in molti settori B2B, può però avere conseguenze significative: mette a rischio la liquidità, limita la capacità di investimento e rallenta la crescita. Nei casi più gravi, i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali compromettono la continuità operativa, costringendo le aziende a ricorrere a linee di credito esterne o a rinviare progetti strategici.

Il problema, tuttavia, non è solo finanziario. Dietro ogni pagamento in ritardo c’è spesso un disallineamento tra reparti, una comunicazione inefficace o un controllo del credito poco strutturato. È per questo che i leader finanziari più lungimiranti stanno adottando un approccio integrato, che combina rigore normativo, prevenzione del rischio e automazione dei processi.

In questo articolo vedremo:

• Cosa prevede la legge italiana in materia di ritardo nei pagamenti nelle transazioni commerciali tra imprese;
• Quali sono i diritti del creditore e quando è possibile applicare gli interessi legali di mora;
• Quali strategie operative adottare per prevenire e gestire i casi di ritardato pagamento;
• E infine, come le soluzioni digitali di credit management possono aiutarti a garantire pagamenti entro i termini e a migliorare la salute finanziaria della tua azienda.

Ritardo nei pagamenti: una minaccia per la stabilità aziendale

Il ritardo nei pagamenti resta una delle principali criticità per le imprese italiane, anche nel 2025. Secondo l’ultimo Atradius Payment Practices Barometer 2025, il 55% delle fatture B2B risulta ancora pagato oltre i termini concordati, mentre solo il 38% viene saldato puntualmente. A ciò si aggiunge un ulteriore dato allarmante: circa il 6% delle fatture diventa credito inesigibile, con un impatto diretto sui ricavi e sulla stabilità finanziaria delle aziende.

Le cause principali dei ritardi di pagamento sono legate a:

• problemi di liquidità dei clienti (34%),
• aumento dei costi operativi (33%),
• discontinuità nelle catene di fornitura (25%),
• e pressioni economiche generali (24%).

In un contesto in cui il 64% delle vendite B2B viene effettuato a credito, e dove i termini medi di pagamento oscillano tra 31 e 90 giorni, i ritardi non solo bloccano il flusso di cassa ma aumentano l’esposizione complessiva al rischio finanziario.

Molte imprese cercano di reagire ampliando la propria flessibilità creditizia — il 52% ha allungato i termini di pagamento per mantenere buone relazioni con i clienti — ma questa scelta, pur comprensibile, accentua la pressione sulla liquidità interna. Il fenomeno è aggravato dal fatto che oltre la metà delle aziende italiane deve ricorrere a linee di credito bancarie (52%) o a finanziamenti tramite fornitore (53%) per compensare i ritardi e mantenere operativo il capitale circolante.

Questo scenario dimostra come il ritardo nei pagamenti nelle transazioni commerciali non sia solo un problema di scarsa puntualità, ma una vera e propria minaccia alla sostenibilità aziendale. Ogni fattura incassata tardi riduce la capacità dell’impresa di investire, pianificare e crescere.

Cosa prevede la legge per i ritardi di pagamento

In Italia, il quadro normativo di riferimento per il ritardo nei pagamenti nelle transazioni commerciali è definito dal Decreto Legislativo 231/2002, che recepisce la Direttiva Europea 2000/35/CE.

La legge stabilisce che, nelle transazioni commerciali tra imprese o tra imprese e pubbliche amministrazioni, il termine per il pagamento non può superare 30 giorni dalla consegna della merce o dalla prestazione di servizi, salvo diverso accordo tra le parti. Tale accordo, tuttavia, non deve risultare iniquo per il creditore.

Quando non viene rispettata la scadenza del termine, il creditore ha diritto a richiedere gli interessi legali di mora, che decorrono automaticamente dal giorno successivo alla scadenza, senza bisogno di solleciti formali.

Il tasso di mora è calcolato aggiungendo otto punti percentuali al tasso di riferimento della Banca Centrale Europea vigente alla data concordata per il pagamento.

La norma è chiara anche sui casi di ritardato pagamento: il ritardo non può essere giustificato dalla natura o dalla durata della prestazione, salvo casi eccezionali esplicitamente previsti dalla legge. In altre parole, la consegna delle merci o della prestazione di servizi segna il punto di partenza da cui il pagamento deve avvenire entro i termini previsti.

Tuttavia, come spesso accade, la difficoltà non è conoscere la legge, ma farla rispettare. Ed è proprio qui che entra in gioco la gestione attiva e digitale del credito.

Quando il ritardo non è giustificato

Non tutti i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali sono giustificabili. Anzi, nella maggior parte dei casi, rappresentano una forma di inadempienza contrattuale che può compromettere la fiducia tra le parti e la solidità dei rapporti B2B.

Al di fuori di alcune eccezioni, ogni ritardo costituisce un caso di ritardato adempimento, che legittima il creditore a richiedere non solo gli interessi legali di mora, ma anche un risarcimento per i costi sostenuti nel recupero del credito.

L’obiettivo del legislatore è evitare che la parte più debole, spesso il fornitore, si trovi costretta ad accettare condizioni che violano l’equilibrio contrattuale previsto dalla legge.

Per le imprese, ciò significa che la prevenzione del ritardo deve cominciare prima della vendita, con:

• una valutazione accurata della controparte commerciale;
• una definizione chiara dei termini di pagamento in fase contrattuale;
• e un monitoraggio costante delle scadenze, supportato da strumenti digitali che segnalano in tempo reale eventuali anomalie.

Automatizzare questi controlli permette di individuare rapidamente i comportamenti a rischio e di agire prima che il ritardo diventi un problema strutturale. In un mercato dove la puntualità dei pagamenti è un segnale di affidabilità, essere proattivi è la chiave per proteggere la liquidità e la reputazione aziendale.

Strategie per gestire i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali

Gestire un ritardo nei pagamenti in modo efficace significa adottare una strategia strutturata che unisca rigore, tempestività e strumenti adeguati.

Non basta inviare solleciti: serve una gestione del credito integrata, capace di monitorare in tempo reale lo stato delle transazioni commerciali tra imprese e di prevenire i comportamenti a rischio.

Ecco alcune buone pratiche da mettere in atto nel quotidiano:

1. Definisci chiaramente i termini di pagamento

Tutto parte dal contratto. Specifica con precisione il termine per il pagamento, la data concordata e le eventuali penali in caso di ritardo nei pagamenti nelle transazioni commerciali.

Evita formulazioni ambigue e fai in modo che le condizioni siano coerenti con le tempistiche di consegna della merce o di prestazione di servizi. Inserisci anche un riferimento esplicito agli interessi legali di mora previsti dalla legge, che scatteranno dal giorno successivo alla scadenza.

2. Automatizza il monitoraggio delle scadenze

Un ritardo rilevato tardi è un ritardo perso.

Le soluzioni digitali di credit management consentono di tenere sotto controllo le date di scadenza, i comportamenti dei clienti e gli importi in sospeso. Dashboard dinamiche, alert automatici e report giornalieri aiutano a gestire anche migliaia di partite aperte senza errore umano.

In questo modo, puoi agire già al primo caso di pagamento in ritardo, prima che diventi cronico.

3. Applica una politica di sollecito equilibrata

Le relazioni commerciali vanno preservate, ma senza perdere rigore.

Imposta comunicazioni di promemoria automatiche — con tono progressivamente più fermo — e stabilisci quando è opportuno attivare un recupero formale o una segnalazione interna.

Ti spieghiamo come fare in questo articolo.

Un sistema ben progettato consente di calibrare la risposta in base al comportamento storico del debitore e all’importanza strategica del cliente.

4. Collega il team AR al resto dell’azienda

Una delle cause più frequenti dei ritardi è la mancanza di allineamento tra i reparti vendite, contabilità e logistica.

Integrare i dati tra ERP, CRM e portali clienti elimina i silos informativi e garantisce che ogni reparto abbia visibilità sullo stato reale delle merci o della prestazione.

Un flusso informativo chiaro riduce contestazioni, incomprensioni e, di conseguenza, i pagamenti differiti “ingiustificati”.

5. Premia la puntualità e gestisci i ritardi in modo proattivo

Offrire incentivi per i pagamenti entro i termini (come piccoli sconti o priorità nelle consegne) può ridurre significativamente i ritardi.

Al contrario, prevedi interessi o spese di mora automatiche per i pagamenti oltre la scadenza del termine, mantenendo un approccio trasparente ma fermo.

Automatizzare il processo: la risposta più efficace

Nel contesto attuale, in cui oltre la metà delle fatture B2B in Italia è pagata in ritardo, la vera sfida non è solo reagire ai mancati pagamenti, ma anticiparli.

E questo è possibile solo grazie all’automazione intelligente dei processi di gestione del credito.

Automatizzare significa liberare il team Finance dalle attività manuali e ridondanti — come il controllo delle scadenze, la verifica dei bonifici o la gestione dei solleciti — per concentrare l’attenzione su ciò che davvero conta: analizzare, prevedere e prevenire il rischio di credito.

Le piattaforme come Esker Accounts Receivable integrano in un’unica suite tutti gli strumenti necessari per gestire il ciclo completo invoice-to-cash, dalla fatturazione alla riconciliazione bancaria.

Questo approccio end-to-end offre vantaggi concreti:

• Visibilità completa e in tempo reale sulle partite aperte, sulle merci o la prestazione erogate e sulle relative scadenze;
• Riconciliazione automatica dei pagamenti in entrata con le fatture, grazie all’intelligenza artificiale che abbina importi, date e causali con precisione millimetrica;
• Dashboard e KPI personalizzabili, per monitorare il DSO, individuare i clienti più rischiosi e ottimizzare i flussi di cassa;
• Collaborazione tra reparti Finance, Sales e Customer Service, con accesso condiviso alle informazioni critiche;
• Automazione delle regole di approvazione del credito, in base a soglie di rischio, limiti e categorie definite in policy interne.

Grazie a workflow configurabili e a integrazioni native con qualsiasi ERP, le aziende possono gestire con coerenza i processi di credit approval, sollecito e recupero crediti, eliminando errori e tempi morti.

Il risultato è tangibile: riduzione del ritardo nei pagamenti, miglioramento del cash flow e maggiore soddisfazione sia per i clienti che per i team interni.

In un momento storico in cui le imprese italiane fanno sempre più affidamento su trade credit e finanziamenti bancari per sostenere la liquidità (oltre il 50% secondo Atradius 2025), disporre di un sistema automatizzato di credit management non è più un vantaggio competitivo — è una necessità strategica.

Conclusione: non aspettare, agisci

Il ritardo nei pagamenti non è un fenomeno passeggero: è una sfida strutturale che richiede consapevolezza, metodo e strumenti adeguati.

Conoscere i propri diritti è importante, ma non basta. Per proteggere davvero la liquidità e la redditività aziendale, serve passare da un approccio reattivo a uno proattivo e digitale, dove il controllo del credito è continuo e basato sui dati.

Automatizzare la gestione dei crediti grazie alle soluzioni Esker significa trasformare il rischio in opportunità: ridurre il DSO, migliorare la customer experience e garantire che ogni pagamento arrivi entro i termini previsti dalla legge.

In tempi di incertezza, le aziende più resilienti non aspettano che i pagamenti arrivino: creano le condizioni perché ciò accada, ogni giorno.

Curioso di saperne di più? Guarda una demo di Esker Invoice to Cash qui.