Un sistema EDI automatizzato tra AI e competenze umane

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Forse tuo nonno era un imprenditore che inviava le fatture ai clienti attraverso lettere cartacee tramite la posta tradizionale e aspettava, senza fretta, un riscontro.

Magari tua madre ti ha raccontato più volte di quando inviava gli ordini via fax e di quanto fosse complesso gestire gli scambi di informazioni tra aziende e mantenere la velocità operativa.

Ma oggi, c’è l’EDI. E tutto è cambiato.

Per quanto parlare di tecnologia EDI possa sembrare noioso, questa straordinaria tecnologia che permette di evitare l’uso del fax o di incollare francobolli sulle fatture da spedire a clienti e fornitori, ha una storia affascinante.

L’EDI non è nato dall’invenzione fulminante di qualche mente straordinaria né da un’illuminazione improvvisa, ma è frutto di un lungo e macchinoso processo iniziato circa negli anni Ottanta e che non si è ancora concluso.

L’EDI è una tecnologia in continua trasformazione, per questo a noi di Esker piace così tanto: possiamo sperimentare, provare e testare per elaborare una soluzione sempre più performante e in linea con il contesto e le esigenze dei clienti.

“Non si può dunque parlare di invenzione dell’EDI riconducibile a un singolo esplicito evento, ma

piuttosto dal progressivo sviluppo di vari approcci all’interconnessione elettronica tra aziende

progressivamente convergenti verso ciò che è comunemente definito EDI” (Kühn Pedersen, 1995).

Dai primi progetti di scambio elettronico degli anni Sessanta – propedeutici all’evoluzione dell’EDI -, sino all’epoca dell’Internet of Things (IoT) e della Robotic Process Automation (RPA), i sistemi di Electronic Data Interchange sono in continua evoluzione.

Nel momento in cui scriviamo, anche le AI sono ormai parte del processo e stanno raffinando sempre di più il sistema di scambio di documenti digitali tra imprese.

È probabile che l’organizzazione nella quale lavori abbia già un sistema EDI per lo scambio della documentazione. Per capire però se sia davvero efficace, è necessario andare oltre il COSA e analizzare il COME e il PERCHÉ.

O meglio: in che modo l’azienda usa l’EDI? Perché è importante continuare a investire in questa tecnologia? Come possiamo utilizzare tutte le funzionalità dell’EDI?

Cos’è il sistema EDI

Partiamo dalla definizione di EDI e inquadriamo questo sistema tecnologico nel contesto attuale.

EDI è l’acronimo di Electronic Data Interchange e indica un protocollo standard usato dalle aziende per facilitare la comunicazione interna e lo scambio dei documenti connessi al business (si parla di documento EDI). 

A livello pratico, il sistema EDI è una tecnologia – o meglio, un insieme di tecnologie -, che consente di trasformare la documentazione cartacea in formato digitale e di inviarla a qualsiasi contatto, collaboratore, collega, partner, fornitore, cliente.

I sistemi EDI, oltre a eliminare la carta dalle scrivanie, azzerano l’intervento umano nelle fasi più ripetitive come l’inserimento manuale dei dati (data entry tradizionale) e riducono la possibilità di commettere errori.

In pratica, l’Electronic Data Interchange è nato con l’obiettivo di agevolare lo scambio diretto di documenti da computer a computer e tra aziende per supportare le relazioni commerciali nelle fasi di gestione degli ordini, acquisto e fatturazione (trasmissione EDI).

I sistemi EDI non sono univoci: le aziende hanno l’opportunità di personalizzare questa tecnologia in base alla quantità e tipologia di documentazione da inviare e scambiare all’interno e all’esterno dell’impresa.

Sono tre le famiglie di documenti che di solito passano tramite EDI:

• la documentazione commerciale e amministrativa come ordini, conferme d’ordine e fatture,
• la documentazione gestionale, ovvero quella che riguarda l’approvvigionamento, i piani di ordine, il livello delle scorte a magazzino,
• la documentazione finanziaria che comprende gli ordini, i pagamenti, eventuali note di credito.

Hai notato? I tre tipi di documenti si riferiscono a tre step del ciclo order-to-cash: un sistema EDI completo consente lo scambio di tutta la documentazione e permette all’azienda di digitalizzare l’intero processo per non perdere nemmeno un foglio lungo la strada.

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La ricerca della perfezione nei sistemi EDI

La parola digitalizzazione o l’espressione nuova tecnologia non sempre rappresentano una realtà perfetta nella quale tutto fila liscio senza nessuna interruzione: i sistemi EDI possono infatti avere dei punti deboli se non vengono aggiornati con costanza e modificati in base alla crescita aziendale.

Molte aziende faticano a mantenere una gestione efficace del carico degli ordini e una catena di fornitura snella anche usando un sistema EDI perché gli ordini arrivano con un'ampia gamma di formati e attraverso molteplici canali di ricezione.

I problemi principali che forse anche tu stai cercando di risolvere sono tre:

• la lentezza nella fase di onboarding dei fornitori, che richiede il supporto delle figure IT e diverse ore di lavoro,
• la scarsa flessibilità del sistema EDI e la necessità di avere il supporto costante del team IT in caso di dubbi,
• la complessità dei flussi di lavoro.

Ti poniamo una domanda: rispetto agli ordini che ricevi ogni giorno, quanti vengono elaborati in modo completo dal sistema EDI senza alcun intervento umano?

Sai bene che un inserimento manuale anche solo di alcuni dati o una gestione parziale di un ordine da parte di un operatore comporta errori su date, cifre, valori. E, di conseguenza, errori negli ordini, consegne sbagliate, insoddisfazione dei clienti e una naturale perdita di fatturato.

Per evitare questo circolo vizioso, è necessario investire sull’automazione e usare una piattaforma cloud affidabile che consenta da un lato la visibilità end-to-end, dall’altro un’esperienza utente semplificata.

Il problema della ricerca (tra l’altro utopica) della perfezione in materia di EDI è connesso al fatto che, se le tecnologie non vengono personalizzate per l’uso quotidiano da parte dei collaboratori aziendali, le macchine possono dialogare senza interruzioni solo con le altre macchine e non prevedono l’interazione umana laddove necessaria per gestire le relazioni.

Così si configurano ben tre problemi:

• le aziende non possono fare a meno dei sistemi EDI perché spesso sono previsti a livello normativo per il rispetto della compliance,
• la visibilità dei processi è limitata perché la comunicazione avviene tramite algoritmi e non è quindi decifrabile dalle persone,
• l’IT deve essere coinvolto in continuazione nei processi di utilizzo del sistema EDI per supportare i collaboratori.

Quindi, di fronte a queste sfide, quale può essere una possibile soluzione? Implementare le AI nei sistemi EDI per automatizzare alcuni processi e migliorare il dialogo macchina-uomo.

La relazione tra sistema EDI e AI

Le tecnologie di deep learning e machine learning consentono di addestrare gli algoritmi e creare una rete neurale in grado di acquisire i dati degli ordini di vendita e di acquisto inviati o ricevuti con strumenti diversi rispetto il sistema EDI (per esempio le e-mail).

Le AI sono specializzate nella ricerca delle informazioni chiave all’interno di un ordine di acquisto o di vendita (il numero dell'ordine, la data di consegna desiderata, le voci, le quantità, i prezzi) e riconoscono oltre l'80% dei campi negli ordini dei nuovi clienti.

La quantità di dati da inserire e gli errori associati all'inserimento dei dati si riducono grazie all'auto-apprendimento che, nel tempo, migliora i tassi di riconoscimento sugli ordini ricorrenti.

La relazione tra EDI, AI e… le persone

Nonostante l'obiettivo iniziale delle AI fosse sostituire l'intelligenza umana con quella artificiale anche nei processi di automazione degli ordini, non è questo il nostro scopo.

È importante mantenere il fattore umano perché gli scambi tra i partner commerciali sono ancora scambi tra persone e richiedono ascolto, flessibilità, adattamento e talvolta anche interpretazione.

Mentre le soluzioni EDI più obsolete non si adattano a questa flessibilità necessaria per gestire gli ordini, le soluzioni basate sulle AI sono costruite sulla collaborazione uomo-macchina, con l'obiettivo di semplificare i compiti umani.

Spiegato in termini concreti, questa implementazione comporta che il 95% delle attività sarà elaborato in modo automatico, mentre il restante 5% dei casi è gestito dai collaboratori, che intervengono per supportare le mansioni a maggiore valore aggiunto e più soddisfacenti in termini di relazione umana.

Quali sono i vantaggi di un sistema EDI automatizzato

Le aziende che lavorano con sistemi EDI automatizzati basati sulle AI ottengono da subito numerosi vantaggi, vediamo i principali.

• Centralizzare la gestione di tutti gli ordini in unico spazio digitale (la piattaforma cloud), inclusi quelli che arrivano in formato EDI.
• Inserire con facilità i nuovi clienti e favorire l’onboarding dei fornitori eliminando la necessità del supporto informatico.
• Gestire i flussi EDI: la consegna degli ordini, le conferme, gli avvisi di spedizione ai clienti nel formato preferito (e-mail, PDF, portale, EDI).
• Effettuare controlli sui dati aziendali presenti in tutti gli ordini, anche quelli in formato EDI.
• Migliorare la visibilità degli ordini a prescindere dal formato e dal canale.
• Ridurre il tempo dedicato alla risoluzione delle eccezioni EDI.

Le soluzioni più complete e innovative permettono ai fornitori di chiudere il ciclo O2C, consegnare le fatture ai clienti nel formato preferito e fornire funzionalità di pagamento online dallo stesso portale. Queste funzionalità contribuiscono a migliorare le relazioni con i clienti perché la comunicazione è chiara e tempestiva.

Quale sistema EDI implementare in azienda

Sperimentazioni, test, errori, analisi e valutazioni sono alla base dell’esperienza maturata in questi ultimi anni con le intelligenze artificiali e, ancora oggi, continuiamo a eseguire prove per perfezionare le soluzioni.

Se vuoi garantire alla tua azienda alti livelli di visibilità, flessibilità e autonomia nell’uso del sistema EDI, implementa una soluzione automatizzata basata sulle AI di ultima generazione che comprenda strumenti di analisi e reporting come dashboard personalizzate e KPI.

Assicurati che le soluzioni O2C possano, per esempio, trasformare gli ordini leggibili dal sistema EDI in documenti in formato pdf comprensibili dal team di customer service e creare un processo unificato e indipendente rispetto al canale e al formato in cui arriva l'ordine di acquisto.

L’implementazione di un sistema EDI completo e automatizzato comporta una rivoluzione aziendale in termini di processi, workflow operativi e modalità di lavoro, ma anche a livello di mindset e di approcci.

Il supporto di un partner esterno è una scelta che facilita le aziende durante il processo di digitalizzazione dell’order management e permette di optare per le soluzioni più adatte al contesto, al settore, al tipo di prodotti venduti, al mercato presidiato, alla quantità di clienti, ordini e fatture elaborate in un anno.

Quando implementiamo una nuova soluzione automatizzata basata su EDI e AI, accompagniamo i clienti lungo un processo di crescita e sviluppo in un continuo rapporto win-win.

Il nostro obiettivo è favorire lo scambio di documenti commerciali nel settore B2B e B2G senza alcun limite di formato, processo, ERP, metodi di comunicazione, tipologia di connessione, piattaforma.

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