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Gestione dei progetti Agile: cos’è?

12/12/22
Esker Italia

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Quando in azienda parliamo di metodo Agile ci riferiamo a una serie di strategie e tecniche che permettono di sviluppare la pianificazione delle attività  in modo fluido e dinamico. Con il termine metodologia Agile - o gestione Agile - si intende un metodo di lavoro iterativo per la gestione dei progetti, caratterizzato da rilasci continui e costanti di nuove implementazioni e funzionalità e dal feedback dei clienti a ogni step o iterazione.

Il metodo Agile viene usato in modo particolare per lo sviluppo dei software: il Team dei servizi di Consulenza (o Servizi Professionali - PS) di Esker adotta la metodologia Agile per:

  • incrementare la velocità di sviluppo dei programmi,
  • migliorare la collaborazione tra cliente e fornitore,
  • rispondere con prontezza alle esigenze del mercato. 

Il team di PS fornisce una consulenza specifica al cliente e lo guida in tutte le fasi del processo per costruire progetti in Agile innovativi e performanti. 

 

 

Project Management Tradizionale vs Metodologia Agile

All’interno di un’azienda il project management può essere gestito con due approcci differenti:

  • la metodologia Agile,
  • la metodologia tradizionale.

Vediamo quali sono le differenze principali tra i due modelli di lavoro.

 

Project management Agile

  • La struttura delle attività segue una sequenza fluida e iterativa.
  • Il progetto viene rilasciato in piccoli sprint (sprint planning). 
  • Il coinvolgimento del cliente nella fase progettuale è elevato.
  • Il cliente dona un feedback al rilascio di ogni sprint.
  • Gli step del lavoro vengono pianificati ma sono modificabili nel tempo.
  • I miglioramenti delle funzionalità avvengono in itinere.
  • Il modello Agile permette di intervenire con libertà nelle fasi del progetto.

 

Project management tradizionale o waterfall

  • La struttura delle attività segue una sequenza logica e rigida. 
  • Il progetto viene rilasciato in un’unica soluzione.
  • Il cliente non è coinvolto nella fase progettuale.
  • Il cliente dona un unico feedback finale.
  • Gli step del lavoro vengono pianificati all’inizio e non sono modificabili.
  • Il lavoro viene migliorato alla fine (quando possibile).
  • Il modello a cascata prevede di concludere una fase prima di lavorare alla successiva.

Nonostante la metodologia tradizionale di Project Management sia da preferire nelle realtà aziendali complesse, lavorare con un framework Agile significa migliorare la qualità del lavoro, diminuire le tempistiche e ottimizzare l’utilizzo delle risorse interne. 

 

Quali sono i passi da seguire per sviluppare la gestione di un progetto Agile?

La metodologia Agile permette di eliminare la rigidità dalla gestione dei progetti e di mantenere una pianificazione dinamica che si modifica in base alle esigenze reali e attuali dell’azienda e dei clienti. L’approccio Agile è caratterizzato da cinque fasi di lavoro.

 

1. Definizione dell’obiettivo

Il primo passaggio da compiere è la pianificazione del progetto Agile con la definizione del suo obiettivo: qual è lo scopo del lavoro? Con quali strumenti/mezzi è possibile raggiungerlo? Durante questa prima fase i Team definiscono il cosiddetto ambito di progetto, che può variare nel tempo in base ai feedback ottenuti a ogni iterazione.

 

2. Brainstorming e roadmap

Definito l’obiettivo, il team si raduna insieme al cliente per un brainstorming durante il quale vengono mappate le caratteristiche e le funzionalità del prodotto, servizio o software finale. Il tracciamento della roadmap permette di definire le risorse e gli sforzi che serviranno per realizzare il progetto.

 

3. Definizione degli sprint e del rilascio

Il tradizionale metodo a cascata (waterfall) prevede la pianificazione del rilascio finale del progetto in una soluzione unica. La metodologia Agile consente di dividere il lavoro in piccole fasi - gli sprint - e di pianificare i singoli rilasci. In pratica il progetto viene spezzettato in sprint (scatti veloci) che vengono verificati in tempi brevi. Raggiunto il primo, si passa al successivo e così via fino al rilascio finale. 

 

4. Incontri quotidiani

La metodologia Agile prevede la pianificazione di brevi riunioni quotidiane - o con frequenza elevata, almeno una ogni due giorni - per verificare lo stato di avanzamento del progetto e intervenire con eventuali modifiche migliorative ove necessario. Nei progetti Agile la condivisione delle idee e delle best practice è basilare. 

 

5. Verifica degli sprint

L’obiettivo primario della metodologia Agile è il miglioramento continuo della pianificazione e dei processi esecutivi. A termine di ogni sprint il team viene coinvolto in un incontro durante il quale si verifica:

  • cosa ha funzionato,
  • cosa non ha funzionato,
  • quali punti si possono migliorare e come.

 

Agile vs Scrum: qual è la differenza?

La metodologia Agile è sempre più utilizzata dai project manager delle aziende per seguire una pianificazione snella dei progetti e consentire al Team di raggiungere risultati eccellenti in tempi adeguati. Prima di lavorare con questo metodo è necessario definire la differenza tra Agile e Scrum.

  • Agile è un mindset, una filosofia. Agile è un modello di sviluppo, una modalità di intendere la pianificazione e l’organizzazione di un progetto, una metodologia che utilizza fasi di lavoro iterative e incrementali. 
  • Scrum è un processo. Scrum è un framework per la gestione dei progetti sviluppati con metodologia Agile, usato per fornire ai clienti moduli incrementali ogni settimana o quindici giorni. La figura professionale che si occupa della definizione del lavoro e degli sprint successivi è lo Scrum Master.

Mentre la metodologia Agile consente di mantenere il design del progetto semplice e lineare, Scrum è un processo che permette anche sperimentazioni e innovazioni. 

In un modello ideale, Agile e Scrum definiscono la metodologia di approccio più completa e condividono tre pilastri:

  • i processi iterativi,
  • l’ adattamento al cambiamento per il miglioramento continuo, 
  • la collaborazione e la comunicazione aperta all’interno del team di progetto. 

 

Case Study: Come Esker ha implementato la metodologia Agile?

Alla base di ogni progetto imprenditoriale di successo c’è una metodologia organizzativa forte e innovativa. Il team di Professional Service di Esker ha scelto di implementare la metodologia Agile per:

  • migliorare la qualità del lavoro e il benessere dei collaboratori,
  • fornire al cliente un prodotto/servizio in linea con le sue esigenze,
  • far vivere al cliente un’esperienza relazionale di valore,
  • dare un boost alla produttività aziendale,
  • avere una visione completa sui progetti e modificarli ove necessario durante la loro implementazione,
  • adattarsi al cambiamento, alla digital transformation e all’innovazione,
  • favorire la positive sum growth.

Siamo passati da un modello di project management tradizionale a uno Agile grazie alla formazione continua e alla sperimentazione sul campo. La metodologia di lavoro Agile in Esker si suddivide in quattro fasi.

 

1. Definizione della Strategia

I nostri progetti iniziano con la firma di uno Statement of Work, il SOW: è un accordo stipulato con il cliente che descrive il quadro generale e la strategia con la quale verrà eseguito il progetto. Quando il cliente firma il SOW, accetta l’approccio Agile proposto, ritenendolo in linea con le sue aspettative. Con la metodologia Agile i clienti non sono costretti a prendere decisioni critiche in anticipo sui dettagli più specifici della soluzione ma possono rimandarle agli sprint successivi, quando hanno acquisito abbastanza informazioni per capire come strutturare e personalizzare i processi. In questa fase è fondamentale che il cliente acquisisca consapevolezza sul cambiamento in atto all’interno dell’organizzazione: le persone vengono guidate verso il riconoscimento della necessità di rinnovamento per costruire il proprio business case e supportare la trasformazione aziendale.

 

2. Definizione degli obiettivi

Durante la fase di avvio del progetto l’Engagement Manager (EM) di Esker e il Project Manager del Cliente (PM) preparano e organizzano le attività sviluppando una bozza iniziale del progetto e definendo le tempistiche. Predisponiamo un incontro di avvio, il kickoff, durante il quale:

  • effettuiamo la revisione delle basi del progetto,
  • definiamo gli obiettivi di alto livello,
  • condividiamo un calendario per organizzare le attività delle prime 2/4 settimane di lavoro.

 

Il kickoff è il primo vero contatto fra il Team di PS ed il team di progetto del cliente, un momento che consente a tutti i partecipanti di sviluppare le basi per un rapporto costruttivo.

Quali persone partecipano al kickoff?

Durante questo prezioso momento di condivisione l’Engagement Manager, lo Sviluppatore e il Rappresentante Commerciale di Esker si confrontato con il team del cliente. Di solito il gruppo è composto dal Project Manager, dal Project Sponsor, dall’IT e dal Key User, un collaboratore del cliente che viene introdotto come rappresentante operativo dell’utente. Il nostro Engagement Manager ha il compito di parlare di change management con il Project Manager del cliente per argomentare l’importanza del cambiamento e dell’innovazione all’interno della azienda. Il kickoff offre ai partecipanti l’opportunità di sviluppare comprensione e conoscenza sulle attività del progetto, consentendo di prendere parte alla definizione della nuova soluzione per portare l’azienda al successo.

 

3. Implementazione del progetto

Esker installa la piattaforma Foundation, sulla quale verrà costruita l’intera soluzione del cliente. La fase successiva è l’Incremental Planning Workshop: effettuiamo le prove di inserimento degli ordini e delle fatture insieme al key user utilizzando la soluzione Foundation collegata al sistema ERP. Questo momento è importante perché permette di tenere traccia delle potenziali personalizzazioni: le user story del cliente. Per poter pianificare con correttezza il progetto, valutiamo il valore di ogni user story e incrementiamo le customizzazioni per arrivare alla soluzione finale.

 

4. Iterazioni e incrementi successivi 

Il nostro team mantiene uno stretto contatto con il cliente per la configurazione della soluzione in base alle user story: consentiamo agli utenti di testare e accettare i risultati finali e forniamo qualsiasi supporto necessario prima del go-live. Dopo il completamento della fase di incremento della base, il cliente ha due possibilità:

  • andare direttamente live con la soluzione Foundation,
  • implementare uno o più incrementi prima dell’uso in produzione.

 

La partecipazione alle revisioni degli incrementi di progetto è un’attività importante di gestione del cambiamento: l’utilizzo continuo della soluzione e il feedback del key user velocizzano la formazione pratica e la presa di confidenza con la soluzione stessa. In questa fase il cliente percepisce la soluzione come una realtà. Con l’avvicinarsi del go-live del progetto, il Team del cliente completa le attività di formazione: pianifichiamo eventi di presentazione interni per divulgare a tutti i collaboratori il cambiamento introdotto.

 

Test e accettazione

La soluzione viene rilasciata per la fase di test solo dopo gli eventuali incrementi. I key user testano le funzionalità utilizzando documenti di esempio per verificare se sono in linea con le necessità del cliente. In base al feedback:

  • confermiamo la soluzione, 
  • modifichiamo le parti da migliorare,
  • aggiungiamo una nuova user story al progetto.

 

L’obiettivo di questo passaggio è offrire al cliente un’esperienza pratica e garantire che la piattaforma mantenga la stabilità dopo ogni incremento.

 

Formazione del team

I nostri consulenti forniscono una formazione completa con corsi personalizzati di alto livello agli amministratori e ai key user che utilizzeranno il software. Il nostro obiettivo è rendere tutti gli utenti del Team di progetto consapevoli delle funzionalità della soluzione e autosufficienti nella preparazione ed educazione degli utenti finali.

 

Go-Live

Quando il cliente ha testato e accettato tutte le caratteristiche distintive degli incrementi alla soluzione, il progetto passa alla fase del go-live. La fase della messa in onda della soluzione non costituisce la definizione della stessa: il framework della metodologia Agile accetta incrementi al progetto anche dopo il go-live, secondo la logica della perfettibilità e della flessibilità. A differenza degli approcci di project management tradizionali, Agile consente al cliente di utilizzare la soluzione prima che il prodotto finale sia completo: il go-live è determinato dalla percezione dell’utente nei confronti dell'usabilità della soluzione. Garantire al cliente un alto livello di coinvolgimento in tutte le fasi del processo diminuisce la possibilità di errore perché si verificano le funzionalità mancanti, le eventuali disconnessioni tra utenti e team, i problemi.

 

Customer care 

Il cliente non deve percepire il go-live come la fase finale del progetto: si tratta di un delicato momento di transizione che determina le caratteristiche future della soluzione. Dopo l’implementazione della soluzione continuiamo a guidare i clienti nell’utilizzo corretto di ogni funzionalità per ottenere la massima performance. 

  • Il Team di PS organizza un periodo di supporto al go-live, chiamato hypercare, per assistere il cliente e assicurare che il processo non abbia intoppi.
  • Al termine dei lavori forniamo i dati di accesso all’area riservata - Hub di Supporto Esker -, che consente agli utenti di trasmettere le segnalazioni, consultare gli aggiornamenti sullo stato dei processi, monitorare le attività.

 

Metodologia Agile: un beneficio per azienda e stakeholder

Le fasi di approccio del Team dei servizi professionali della nostra azienda sono frutto di anni di esperienza e di relazioni con i clienti: la nostra struttura permette di seguire tutte le fasi di implementazione delle soluzioni e correggere gli errori per migliorare ogni volta tecnologie, tecniche e strategie. 

Il cliente svolge un ruolo centrale nelle fasi di definizione del progetto e il suo coinvolgimento permette di personalizzare la soluzione sotto ogni aspetto. I benefici della metodologia Agile sono numerosi:

  • flessibilità elevata,
  • tempi di risposta rapidi,
  • sperimentazione continua,
  • innovazione di metodologie e processi,
  • miglioramento dell’efficienza operativa e del controllo,
  • riduzione degli errori,
  • soddisfazione del cliente.

 

Il nostro Team di consulenti vanta un’ottima preparazione tecnica e professionale che - unita alla capacità di ascolto e all’empatia - permette ad Esker di donare un valore aggiunto a ogni nuova relazione.

 

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Pubblicato il 12/12/2022

A PROPOSITO DI ESKER

Esker è una multinazionale nata nel 1985 e negli anni ha sviluppato una piattaforma cloud globale che aiuta le aziende a gestire i processi business in modalità digitale. Unica piattaforma cloud che può gestire sia l’automazione del ciclo P2P (supplier management, contract management, procurement, accounts payable, expense management, payment management, sourcing) che O2C (order management, invoice delivery, collection&payment management, claims&deductions, cash allocation, credit management e customer management). Adottiamo tecnologie innovative che ci permettono di integrarci con gli ERP aziendali e in questi anni abbiamo ottenuto riconoscimenti da Gartner, IDC, Ardent Partner e Forrester.

 

 

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