Digitalizzazione documenti: perché non è una questione IT

La digitalizzazione documentale non riguarda più solo l’IT: oggi è una priorità strategica per i CFO. In questo articolo vediamo perché, e come trasformare la gestione dei documenti in un vantaggio competitivo per il Finance.

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Per anni la digitalizzazione documenti è stata confinata nei piani operativi dell’IT, percepita come una necessaria ma poco strategica attività infrastrutturale. Oggi questo approccio non è più sostenibile: il controllo delle informazioni aziendali e la loro gestione in tempo reale diventano leve essenziali per ogni CFO che voglia governare rischio, compliance e performance.

Secondo l’ultima indagine Grant Thornton 2025, il 63 % dei CFO aumenterà il budget dedicato alla tecnologia e alla digitalizzazione, anche in uno scenario di crescente incertezza economica. Non si tratta solo di efficienza, ma di resilienza e agilità decisionale.

Un sistema gestione documentale è una componente centrale di questa trasformazione. Digitalizzare ogni documento, archiviarlo in modo sicuro e accedervi senza ritardi non è più un requisito IT, ma una condizione abilitante per:

• la gestione del capitale circolante,
• il rispetto delle policy ESG,
• la governance finanziaria,
• la reportistica conforme,
• l’integrazione di M&A.

Non sorprende quindi che il 71 % dei CFO consideri la digital transformation una delle sue priorità principali. Un dato che riflette una consapevolezza crescente: senza un software documentale solido e integrato, il Finance rischia di perdere controllo proprio là dove servirebbe di più: nei processi, nelle firme, nella tracciabilità.

Il passaggio dalla carta ai documenti digitali, dalle cartelle condivise agli archivi digitali sicuri con controllo degli accessi, è ormai parte integrante dell’evoluzione del CFO da “controllore” a Growth Architect. In questo nuovo ruolo, organizzare i documenti, firmarli digitalmente, conservarli secondo le norme (conservazione digitale) e farli fluire dove servono non è più solo una best practice. È strategia.

Digitalizzazione documenti e governance dei processi: il valore dell’automazione intelligente

Digitalizzare non basta. È questo l’errore più comune nei progetti di trasformazione documentale: ci si limita a sostituire l’analogico con il digitale, ignorando che il vero vantaggio nasce dalla capacità di orchestrare i processi in modo intelligente. È qui che entra in gioco l’Intelligent Process Automation (IPA): un insieme di tecnologie — tra cui machine learning, workflow automation e Agentic AI — pensato per collegare ogni documento al suo contesto operativo, renderlo accessibile, monitorabile, e a prova di audit.

Il problema non è solo trovare un file: è sapere in quale punto del processo si trova, chi lo ha approvato, se è conforme, se è già disponibile in ERP. Secondo IDC, i dipendenti trascorrono fino al 35% del proprio tempo cercando informazioni. Il motivo? Cartelle disorganizzate, sistemi frammentati, strumenti di ricerca inefficaci. Una perdita silenziosa che impatta sulla produttività e sulla qualità decisionale.

Le piattaforme IPA come Esker superano questo limite grazie a tecnologie avanzate come la Retrieval-Augmented Generation (RAG): un’AI che non “inventa”, ma risponde con dati reali estratti direttamente da fonti aziendali strutturate (come ERP, archivi digitali, master data). In questo modo, chi lavora nella contabilità o nel customer service può — letteralmente — porre una domanda al sistema (“che fine ha fatto questo ordine?” “dove si trova la fattura X?”) e ottenere una risposta precisa, contestualizzata, immediata.

La differenza non è solo tecnologica, ma organizzativa. Avere un software di archiviazione documentale non basta se non si integra in un sistema gestione documenti che standardizza i percorsi, abilita approvazioni rapide, automatizza i controlli e gestisce eccezioni. Ecco perché il vero obiettivo non è digitalizzare il documento, ma il processo. E, solo dopo, il contenuto.

Digitalizzazione documenti come leva per la resilienza finanziaria e la compliance

In tempi instabili, la velocità con cui si accede e si governa l’informazione fa la differenza tra reattività e vulnerabilità. Quando ogni dato — da una fattura a un contratto — è tracciabile, verificabile e sempre reperibile, la funzione Finance non solo accelera i processi, ma consolida anche la sua capacità di presidiare rischi, audit e obblighi normativi. Una governance documentale efficace non è un lusso: è un prerequisito per la governance finanziaria.

Il “First State of Data Quality Report” di Great Expectations mostra che il 91 % delle aziende subisce danni diretti dalla scarsa qualità dei dati. Eppure, gran parte di questi problemi deriva da origini documentali:

• versioni incoerenti di uno stesso documento,
• approvazioni perse via email,
• dati non strutturati.

Automatizzare il ciclo di vita dei documenti con sistemi IPA significa eliminare ambiguità, garantire un audit trail completo e semplificare le verifiche in caso di ispezioni fiscali, controlli ESG o richieste del CdA.

La compliance normativa, spesso percepita come un onere, diventa così un effetto collaterale positivo di un processo ben progettato. L’adozione di archiviazione digitale a norma, controlli di accesso granulari e gestione centralizzata dei flussi approvativi non solo tutela l’azienda, ma riduce sensibilmente i tempi di chiusura e la pressione sui team finanziari. Non è solo una questione di conformità: è una questione di solidità operativa.

E se la riduzione dei costi è ancora un driver per i CFO, allora vale la pena ricordare i benefici nascosti. Secondo McKinsey, l’utilizzo di tecnologie collaborative e automatizzate consente ai professionisti di risparmiare fino al 25 % del proprio tempo, traducendosi in flussi più fluidi, minore dipendenza dal controllo manuale e team che possono finalmente concentrarsi sull’analisi, non sulla ricerca dei documenti.

Esker: automazione intelligente e controllo strategico per l’Office of the CFO

La digitalizzazione documenti non può più essere gestita con soluzioni puntuali o iniziative isolate. Serve una governance unificata dei processi, una visione a 360° che colleghi ogni documento alla sua funzione strategica all’interno dell’organizzazione. Solo così si ottiene un vero vantaggio competitivo — non solo in termini di riduzione dei costi, ma anche di resilienza, reattività e controllo operativo.

Esker è pensata proprio per questo: una piattaforma integrata di Intelligent Process Automation (IPA) costruita intorno alle esigenze dell’Office of the CFO, non un semplice software per archiviare documenti. Automatizza e collega ogni fase dei processi Finance — dalla contabilità fornitori alla gestione ordini, fino alla conservazione digitale — garantendo tracciabilità, sicurezza delle informazioni, e conformità normativa in ogni fase del ciclo.

Le sue funzionalità avanzate, come l’Agentic AI e la Retrieval-Augmented Generation, consentono di interrogare direttamente i dati aziendali — anche contenuti in archivi digitali o ERP — e ottenere in tempo reale risposte puntuali, coerenti, fattuali. In questo modo, Esker non è un semplice programma archiviazione documenti: supporta i CFO nel prendere decisioni più informate, rapide e fondate.

Grazie a un approccio modulare e scalabile, la piattaforma consente anche di standardizzare flussi di lavoro e abilitare un vero controllo sui sistemi di gestione esistenti. Che si tratti di un software di gestione documentale o di un processo multi-ERP, Esker si integra per garantire coerenza, visibilità e continuità operativa.

Per questo oggi i CFO che guardano avanti scelgono Esker non come un semplice software gestione documenti, ma come partner strategico per guidare la trasformazione digitale della propria funzione.

Perché senza processi intelligenti, i documenti restano solo silenziosi archivi. Con l’automazione giusta, la chiave per governare il cambiamento.

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