Automatizzare la Food supply chain per facilitare il lavoro

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La catena di approvvigionamento del settore alimentare – la food supply chain -, è una delle più complesse da gestire a livello logistico e organizzativo.

Chi lavora nelle aziende del settore Food & Beverage deve occuparsi ogni giorno di una grande quantità di ordini e documenti con tempistiche ridotte a causa della deperibilità degli alimenti e delle caratteristiche intrinseche della filiera agroalimentare.

Abbiamo pensato di scrivere un articolo dedicato all’automatizzazione della food supply chain nel periodo che precede il Natale perché è proprio in questi giorni che i magazzinieri, gli autisti, il team del reparto logistica, l’ufficio acquisti e contabilità lavorano sotto pressione.

L’ansia e lo stress aumentano al crescere del numero di ordini e delle relative consegne da effettuare. Si innesca un circolo vizioso che rende l’ambiente aziendale pesante, le relazioni fredde e la gestione della logistica frenetica.

L’ovvia conseguenza è la scarsa qualità del lavoro e la tendenza a trascurare il servizio clienti, aspetto che invece dovrebbe essere curato nel dettaglio, soprattutto nei periodi di festa.

Quando un’impresa raggiunge il livello massimo di sopportazione rispetto al carico di lavoro, gli imprenditori iniziano a rendersi conto delle problematiche connesse ai sistemi di gestione obsoleti:

• incremento degli errori relativi agli ordini dovuto alla gestione manuale di alcuni passaggi,
• lentezza della supply chain e consegne in ritardo rispetto alla time table,
• aumento delle lamentele da parte dei clienti.

Un cliente scontento, nella migliore delle ipotesi, cerca un’alternativa e abbandona il fornitore senza dire nulla. Nella peggiore delle ipotesi (oltre a chiudere i rapporti) inizia un passaparola negativo che mette in discussione l’autorevolezza dell’impresa del Food & Beverage.

In un articolo pubblicato su Il Sole 24 ore lo scorso 24 aprile, il giornalista Gianni Rusconi mette in luce l’importanza della digitalizzazione e dell’uso di tecnologie AI per la supply chain in generale.

Riportiamo un trafiletto dell’articolo:

“L’80% delle aziende su scala mondiale ha subìto una o più interruzioni della propria catena di approvvigionamento fornitura negli ultimi dodici-diciotto mesi a causa della volatilità della domanda e dell’attuale contesto macroeconomico, con importanti ripercussioni su produttività e profitti per un'organizzazione su due”.

In che modo possiamo agire per risolvere la situazione, riportare l’equilibrio e trasformare il caos aziendale in un ecosistema sostenibile? Come possiamo gestire la Food Supply Chain?

P.S. Se vuoi fare un ripasso sulla supply chain, trovi tutte le informazioni QUI

I tre pilastri della Food Supply Chain

La risposta alle domande poste poco sopra si sintetizza in una sola parola: automatizzazione.

Quando le aziende del Food & Beverage raggiungono un grande volume di ordini o fatturato non possono pensare di elaborare, gestire e archiviare i documenti cartacei in modalità manuale.

Nel momento in cui scriviamo, la gestione automatizzata dei processi è la soluzione migliore per raggiungere gli obiettivi di business, permettere ai collaboratori di lavorare in un ambiente stimolante e soddisfare le richieste dei clienti, superando a volte le aspettative.

Sono tre i pilastri su cui costruire una Food Supply Chain efficiente e in linea con le esigenze aziendali.

1. La flessibilità delle soluzioni di automazione

Il carico di lavoro delle aziende agroalimentari è soggetto a numerose variazioni a causa della stagionalità del settore. Periodi con ritmi standard si alternano a picchi di richieste altissimi che compromettono la qualità della produzione.

La soluzione di automatizzazione della supply chain dovrebbe essere flessibile e personalizzabile in base alla dimensione dell’impresa, ai flussi di lavoro e alla tipologia di clienti e fornitori.

Suggeriamo di preferire soluzioni che prevedono:

• il servizio di gestione dei contratti automatizzato con notifiche per i rinnovi personalizzati in base al cliente e al fornitore,
• l’integrazione con l’ERP aziendale e con le sue applicazioni senza la duplicazione dei dati già archiviati,
• un sistema efficiente di controllo dei costi per monitorare le diminuzioni e gli incrementi di fatturato.

Più la soluzione è flessibile e adattabile alle caratteristiche della tua azienda, più è semplice da implementare nei processi già avviati.

2. Il controllo dell’efficienza operativa

Il settore Food & Beverage commercializza prodotti di prima necessità, spesso deperibili e delicati.

Avere una catena di approvvigionamento efficiente e controllata permette di gestire gli ordini nelle tempistiche previste e creare relazioni di fiducia con i clienti.

Quando scegli la soluzione di automatizzazione per la tua azienda, valuta:

• la possibilità di gestire in modo automatico una grande mole di documenti cartacei per consentire ai collaboratori di dedicarsi alla cura del cliente,
• l’utilizzo di dashboard semplici e intuitive sia per i dipendenti, sia per i clienti, che aumentino la visibilità sullo stato degli ordini,
• la presenza di sistemi di ottimizzazione del flusso di cassa per controllare i pagamenti e gestire il DSO.

Nel 2023 l’impresa italiana Latteria NÖM ha implementato la soluzione di gestione degli ordini di Esker e - nel giro di pochi mesi -, ha rivoluzionato il business.

Uno dei risultati più significativi è stato l’incremento della velocità di lavoro e la relativa diminuzione del tempo medio di evasione dell’ordine: dai 3/5 minuti con il processo manuale a 30 secondi con

l’automazione.

Ti invitiamo a leggere il case Study completo per valutare i benefici dell’automatizzazione del settore Food & Beverage.

3. L’analisi costante dei dati

Molte aziende trascurano l’attività di analisi e monitoraggio dei dati oppure faticano a valutare quali sono i KPI più importanti da controllare.

Per ottimizzare il lavoro e rendere agile la food supply chain è necessario dotarsi di una soluzione di automatizzazione che metta a disposizione dati strutturati e leggibili in tempo reale e da qualsiasi dispositivo.

La maggior parte delle realtà Food & Beverage ha una rete commerciale sul territorio di competenza che mantiene i rapporti diretti con i clienti e gestisce gli ordini: se il team vendite avesse a disposizione i dati dei clienti 24 ore su 24 e 7 giorni su 7 da smartphone, riuscirebbe a gestire con maggiore agilità gli ordini e le relazioni.

Scegli una soluzione di automatizzazione che ti permetta di:

• monitorare le attività del cliente per conoscere il numero di ordini e le preferenze di acquisto,
• valutare in tempo reale la possibilità di concedere sconti sui pagamenti anticipati,
• controllare i pagamenti precedenti e verificare la solvibilità del cliente.

Un aspetto da non sottovalutare è la possibilità di accedere in qualsiasi momento ai documenti più sensibili che garantiscono la conformità alle normative.

Le aziende del settore Food & Beverage devono spesso condividere o mostrare certificazioni di qualità o di sicurezza alimentare: una soluzione basata su una piattaforma cloud offre la possibilità di salvare, archiviare e recuperare in tempi brevi ogni documento in caso di necessità.

I benefici dell’automatizzazione della Food Supply Chain

La velocità e l’efficienza del magazzino, la visibilità della supply chain e il monitoraggio dei dati, sono tre punti chiave per garantire la sostenibilità delle aziende Food & Beverage.

Possiamo ottenerli solo attraverso l’automatizzazione dei processi e l’utilizzo di tecnologie innovative basate su AI e RPA.

Scegliere di automatizzare la supply chain significa apportare un cambiamento significativo a tutta l’azienda in termini di operatività e organizzazione, ma anche di mindset e cultura.

Conviene coinvolgere i collaboratori e chiedere a tutto il personale di fare uno sforzo per inserire una soluzione automatizzata?

Sì, senza dubbio. I motivi sono molteplici e li vediamo a breve.

Modificare la struttura interna di un’azienda implica l’apprendimento di un modus operandi diverso dal solito ma migliorativo di una situazione caotica che, a lungo andare, diventerebbe insostenibile.

Facciamo un recap sui vantaggi immediati dell’automatizzazione della Food Supply Chain

• Opportunità di monitorare i dati in tempo reale per prendere decisioni informate e gestire momenti di stress e tensione con consapevolezza.
• Automatizzazione della gestione degli ordini, delle fatture e dell’emissione di qualsiasi documento inerente vendite o acquisti.
• Eliminazione dei costi di gestione dei documenti cartacei (stampa, spedizione) e dello spazio occupato dalla carta.
• Riduzione netta dei possibili ritardi nell’evasione degli ordini e incremento della soddisfazione del cliente.
• Risoluzione veloce delle eccezioni, delle richieste inaspettate e degli imprevisti.
• Integrazione automatica nell’ERP aziendale.
• Sicurezza e conformità alle normative.

Sulla base dell’esperienza maturata in questi anni di implementazione delle soluzioni di automatizzazione, il beneficio più grande riguarda un aspetto molto umano e poco tecnologico.

Ci riferiamo al miglioramento e rafforzamento delle relazioni tra azienda e cliente.

Quando i clienti si sentono “coccolati”, seguiti e curati, migliora il livello di percezione che hanno nei confronti del loro fornitore.

La fidelizzazione diventa un processo naturale, così come l’incremento dell’autorevolezza e della credibilità dell’azienda nel suo settore.

Approfondisci ora: automatizzazione dei processi per il Food & Beverage

La fragilità della Food Supply Chain

Il termine filiera alimentare indica l’insieme dei processi che permettono ai prodotti alimentari forniti da un'azienda del settore agroalimentare di arrivare sulle nostre tavole.

La Food Supply Chain è composta da una serie di passaggi che comprendono la produzione, la lavorazione, la preparazione, la distribuzione ma anche il consumo e lo smaltimento.

I prodotti del Food & Beverage arrivano ai clienti attraverso catene di approvvigionamento alimentare che permettono la distribuzione capillare a grossisti, rivenditori e negozi che si pongono da mediatori tra produttori e consumatori.

Ogni fase della Food Supply Chain richiede risorse economiche, umane e tecnologiche per funzionare in modo efficiente.

Quando un anello della catena si indebolisce, ne risente tutto il sistema: per questo il settore alimentare è uno dei più soggetti a variazioni di prezzo, oscillazioni di produzione e incremento dei costi.

Il cambiamento climatico, i problemi politici e sociali, le condizioni dei trasporti influenzano la qualità e la fluidità della Food Supply Chain e rendono complesso il lavoro delle aziende alimentari.

Anche per questo motivo è importante affidarsi a tecnologie che permettano alle aziende di ottimizzare i processi e abbattere (ove possibile) i costi.

“Stando all’Annual Industry Report 2022 di Mitsubishi Heavy Industries” riporta sempre Il Sole 24 ore “il 64% delle imprese globali aumenterà gli investimenti destinati alla digitalizzazione dei processi della supply chain e di queste ben il 66% ha dichiarato che destinerà allo scopo un budget superiore al milione di dollari nei prossimi due anni con il preciso obiettivo di aumentare l’efficienza e ridurre i costi”.

Farai parte anche tu di questo gruppo di imprese? Sceglierai con consapevolezza di automatizzare la Food Supply Chain per migliorare il benessere aziendale?

Se la risposta è si, contattaci.

Sei ancora in tempo per decidere di rendere la tua azienda efficiente e sostenibile.

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