Ufficio acquisti: funzioni, processi e come digitalizzarli

​L’ufficio acquisti non è più un semplice centro di costo: oggi rappresenta un asset strategico per competitività e resilienza. Scopri le sue funzioni, i processi chiave e come digitalizzarli per creare valore all’interno dell’azienda.

​

La capacità di un’azienda di crescere e restare competitiva oggi dipende anche da come gestisce i propri acquisti. In uno scenario segnato da inflazione, supply chain fragili e nuove richieste di compliance, l’ufficio acquisti non può più limitarsi a “fare ordini”: è il luogo dove si decide la resilienza, la sostenibilità e la redditività futura.

Da semplice funzione operativa, diventa un asset strategico. Le sue attività spaziano dalla selezione dei fornitori alla gestione dei rischi, fino alla creazione di valore attraverso partnership e innovazione. Un’evoluzione che cambia profondamente il punto di vista di CFO e Procurement Director: non più un reparto di supporto, ma un vero acceleratore di crescita.

In questo scenario, la digitalizzazione dei processi di approvvigionamento non è una moda tecnologica, ma la leva che permette di trasformare l’ufficio acquisti in un fattore chiave di competitività.

Le funzioni dell’ufficio acquisti

Ma un ufficio acquisti, cosa fa? I suoi compiti principali si estendono su più aree strategiche, che devono essere presidiate con attenzione per garantire la continuità operativa e la competitività dell’impresa.

Tra le principali attività dell’ufficio acquisti troviamo:

• Identificazione dei fabbisogni interni: l'ufficio acquisti deve essere in grado di analizzare le esigenze aziendali e pianificare l’approvvigionamento in anticipo, evitando carenze o eccessi nelle scorte di magazzino.
• Ricerca e selezione dei fornitori: dopo aver definito i requisiti, il team acquisti valuta le alternative disponibili sul mercato per garantire il miglior rapporto qualità prezzo.
• Negoziazione e gestione contrattuale: l'impiegato dell'ufficio acquisti e il procurement manager partecipano alla negoziazione di condizioni vantaggiose, assicurando la conformità con policy e normative.
• Controllo dei costi e gestione budget: ogni processo di acquisto deve essere monitorato in tempo reale per rispettare i limiti di spesa e ottimizzare il capitale circolante.
• Collaborazione cross-funzionale: l’ufficio acquisti lavora a stretto contatto con Finance, Operations e Supply Chain, poiché gli acquisti variano in base ai progetti e alle priorità interne.
• Gestione del rischio e sostenibilità: oggi il responsabile degli acquisti non può limitarsi a valutare il prezzo, ma deve considerare anche rischi di fornitura, requisiti ESG e continuità operativa.

In sintesi, all'interno dell'azienda l’ufficio acquisti non è più un reparto puramente operativo: rappresenta un nodo strategico che può essere determinante per efficienza, innovazione e resilienza.

I processi chiave del procurement

Dopo aver compreso le funzioni generali, è utile analizzare i processi di approvvigionamento che costituiscono il cuore operativo dell’ufficio acquisti. Ogni fase deve essere gestita in maniera strutturata e, sempre più spesso, digitalizzata per garantire efficienza e trasparenza.

1. Sourcing strategico

Il responsabile degli acquisti e il procurement manager hanno il compito di individuare i fornitori più adatti alle esigenze aziendali, valutando non solo il prezzo ma anche affidabilità, sostenibilità e capacità di innovare. Attraverso RFx, gare d’appalto e aste elettroniche, l’ufficio acquisti può selezionare partner in grado di assicurare il miglior rapporto qualità prezzo nel medio-lungo termine.

2. Richiesta di acquisto (RdA)

Una volta definiti i fabbisogni, le richieste di beni e servizi vengono formalizzate. Questo passaggio deve essere approvato dai responsabili di budget tramite workflow predefiniti, garantendo che ogni processo di acquisto sia conforme alle policy interne.

3. Ordine di acquisto (PO)

L’impiegato dell’ufficio acquisti o il sistema stesso generano l’ordine, che viene trasmesso automaticamente al fornitore. Il documento è vincolante e rappresenta il punto di partenza per la consegna e il pagamento.

4. Ricezione beni e servizi

La merce o i servizi vengono ricevuti e controllati in termini di qualità, quantità e tempi di consegna. Una gestione accurata delle scorte di magazzino consente di evitare costi extra e garantire continuità operativa.

5. Gestione dei contratti

Ogni contratto deve essere archiviato in un repository centralizzato, facilmente consultabile. Questo permette al procurement di monitorare scadenze, condizioni economiche e obblighi normativi, riducendo il rischio di non conformità.

6. Gestione dei fornitori (SRM)

Il rapporto con i fornitori non si esaurisce con l’ordine. Al contrario, deve essere gestito in ottica di lungo periodo: onboarding digitale, valutazioni di performance e controllo dei rischi finanziari sono elementi fondamentali.

7. Collaborazione e innovazione

Dal punto di vista strategico, l’ufficio acquisti può essere un abilitatore di innovazione. Creare partnership solide con i fornitori significa non solo ottenere prezzi competitivi, ma anche co-sviluppare soluzioni e contribuire alla sostenibilità della supply chain.

Come digitalizzare l’ufficio acquisti

Il contesto attuale rende chiaro che l’ufficio acquisti deve essere digitalizzato per restare competitivo. Non si tratta più di una scelta, ma di una necessità strategica.

Secondo le analisi più recenti:

• Quasi il 50% dei procurement manager ha in programma iniziative di digitalizzazione, in forte crescita rispetto al 30% dell’anno precedente (Ardent Partners, 2025).
• L’80% dei CPO a livello globale intende implementare la Generative AI nei prossimi tre anni, anche se oggi solo il 36% ne fa già uso (2025 Global CPO Survey, EY).
• PwC stima che i dipartimenti acquisti puntino a raggiungere un 70% di processi digitalizzati entro il 2027.

Vantaggi della digitalizzazione

Dal punto di vista operativo e strategico, digitalizzare l’ufficio acquisti porta benefici immediati e misurabili:

• Automazione AI-driven: riduzione degli errori e delle attività manuali a basso valore, con processi più rapidi e predittivi.
• Visibilità end-to-end: ogni fase del processo di approvvigionamento è tracciata e monitorata in tempo reale, garantendo controllo su budget e performance.
• Eliminazione dei silos: grazie a piattaforme integrate Finance + Procurement, le informazioni circolano senza ostacoli e le decisioni sono più rapide.
• Compliance e riduzione del rischio: ogni acquisto deve essere conforme alle policy interne e alle normative (inclusi criteri ESG), riducendo frodi e inefficienze.
• Contract management: una repository centralizzata consente di gestire in modo proattivo scadenze, rinnovi e obblighi contrattuali, migliorando la trasparenza e rafforzando il controllo strategico sugli accordi con i fornitori.
• Portali fornitori: l’onboarding self-service accelera i tempi e rafforza il rapporto con i partner commerciali. Può anche essere creata una versione per gestire gli acquisti interni, riducendo il maverick buying.
• Collaborazione mobile: con app dedicate, il responsabile degli acquisti può approvare richieste e ordini ovunque si trovi, riducendo i colli di bottiglia.

L’approccio Esker

Esker propone una suite Source-to-Pay che integra tutte le fasi – dal sourcing alla gestione fornitori, fino alla registrazione fatture e contrattualistica – in un’unica piattaforma. Grazie a Esker Synergy AI, i dati provenienti da ordini, contratti e cataloghi vengono analizzati in tempo reale, consentendo decisioni rapide e basate su insight concreti.

Questo approccio non si limita ad aumentare l’efficienza, ma può essere determinante per attrarre talenti, rafforzare la resilienza della supply chain e migliorare la soddisfazione sia dei dipendenti sia dei fornitori. In altre parole, l’ufficio acquisti digitalizzato diventa un vero motore di Positive-Sum Growth, in cui ogni attore dell’ecosistema crea e riceve valore.

Conclusioni

L’ufficio acquisti non è più una funzione di supporto, ma un attore strategico che influenza direttamente resilienza, competitività e sostenibilità dell’impresa. I suoi compiti principali – dal sourcing alla gestione dei fornitori – richiedono oggi un approccio nuovo, dove il digitale e l’AI diventano alleati indispensabili.

Un processo di approvvigionamento efficiente non deve essere solo veloce: deve essere in grado di garantire compliance, trasparenza e capacità di adattamento in un contesto in continua evoluzione. Per questo la digitalizzazione non rappresenta un’opzione, ma la chiave per trasformare l’ufficio acquisti in un vero centro di creazione di valore.

Con soluzioni come la Esker Source-to-Pay Suite, o più in particolare Esker Procurement, le aziende hanno l’opportunità di superare i silos organizzativi, integrare Finance e Procurement e costruire una supply chain più resiliente e sostenibile.

Vuoi scoprire come digitalizzare e automatizzare i processi del tuo ufficio acquisti?

Richiedi subito la Demo Esker Procurement - Ciclo Passivo.