Total Cost of Ownership: cos’è e come ridurlo

Quando un’azienda acquista un bene – un software, un macchinario, una flotta di veicoli – il prezzo di acquisto è solo una parte della spesa. Nel tempo, si aggiungono costi operativi, di manutenzione e altri costi associati, che spesso superano il costo iniziale. Questo è il Total Cost of Ownership (TCO): una metrica che misura il costo totale di proprietà lungo l’intero ciclo di vita di un asset.

Negli ultimi anni, il TCO è diventato cruciale per aziende che vogliono evitare scelte economicamente svantaggiose nel lungo termine. Un’opzione apparentemente economica può essere più costosa se porta a spese impreviste.

Ma come si misura il TCO? E come ridurre il TCO senza sacrificare efficienza e qualità? In questo articolo risponderemo a queste domande, offrendo una guida pratica per decisioni più consapevoli.

Total Cost of Ownership (TCO): significato e cosa comprende

Il TCO (total cost ownership) non si limita al costo di acquisto di un bene, ma include tutte le spese legate al suo utilizzo nel tempo. Valutarlo correttamente significa andare oltre il prezzo iniziale e considerare il costo totale di proprietà da una prospettiva più ampia.

Ma quali sono i fattori che compongono il TCO? Si possono dividere in due categorie principali:

• Costi diretti: spese facilmente quantificabili, come il prezzo di acquisto, la manutenzione periodica e i costi di installazione o implementazione.
• Costi indiretti: meno visibili ma altrettanto impattanti, come i costi legati alla formazione del personale, ai tempi di fermo macchina e all’obsolescenza tecnologica.

Sommando questi elementi, il costo relativo a un asset può risultare molto diverso da quello inizialmente previsto. Un software, ad esempio, potrebbe avere un costo di acquisto contenuto, ma generare elevate spese di aggiornamento e supporto. Un macchinario industriale economico potrebbe comportare costi operativi più alti a causa di un consumo energetico inefficiente.

Per questo motivo, ogni decisione di acquisto dovrebbe basarsi su un’analisi approfondita del TCO. Solo così è possibile valutare l’impatto reale di un investimento sul lungo termine e scegliere la soluzione più conveniente dal punto di vista strategico ed economico.

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Calcolo del TCO: quali fattori considerare?

Il calcolo del TCO è un processo essenziale per determinare il costo totale di proprietà di un bene. Ma come si misura concretamente? Non esiste una formula unica, perché il TCO dipende dal tipo di asset e dal contesto aziendale. Tuttavia, ci sono elementi chiave che possono essere inclusi in ogni valutazione.

Tra i più importanti troviamo:

• Costo di acquisto: il prezzo iniziale pagato per l’acquisto del bene.
• Operating costs: tutte le spese di gestione e utilizzo, come energia, materiali di consumo e licenze software.
• Maintenance costs: costi legati alla manutenzione ordinaria e straordinaria, che nel lungo termine possono incidere più del prezzo iniziale.
• Costi associati: formazione del personale, smaltimento a fine vita, aggiornamenti tecnologici e downtime operativo.

Per comprendere meglio il concetto, immaginiamo due macchinari industriali. Il primo ha un costo di acquisto più basso, ma richiede una manutenzione frequente e un elevato consumo energetico. Il secondo ha un prezzo iniziale più alto, ma costi operativi ridotti e minori fermi macchina. A lungo termine, quale scelta è davvero più conveniente? Solo un’analisi del TCO può dare una risposta precisa.

Benefici dell’analisi del TCO per le aziende

Perché le aziende dovrebbero analizzare il total ownership cost prima di effettuare un acquisto? La risposta è semplice: ottimizzare i costi e migliorare la sostenibilità finanziaria nel lungo termine.

Valutare il costo totale di proprietà consente di:

• Prevenire spese impreviste: molti beni nascondono costi associati che emergono solo dopo l’acquisto, come interventi di manutenzione frequenti o consumi energetici elevati.
• Migliorare la redditività: un prodotto con un costo di acquisto più alto, ma con minori costi operativi e di gestione, può risultare più conveniente nel tempo.
• Evitare l’obsolescenza precoce: scegliere asset con aggiornamenti garantiti e supporto a lungo termine aiuta a ridurre il TCO e a evitare costi di sostituzione anticipati.
• Aumentare l’efficienza operativa: strumenti e tecnologie con una gestione più economica migliorano i flussi di lavoro e riducono i fermi macchina.

Dal punto di vista strategico, un’analisi accurata del TCO permette di prendere decisioni più informate e di allineare gli investimenti agli obiettivi di crescita aziendale. Non è solo una questione di risparmio, ma di sostenibilità economica nel tempo.

L’importanza dei costi indiretti nel TCO

Negli ultimi anni, molte aziende si sono concentrate sulla riduzione del TCO ottimizzando i costi diretti. Tuttavia, una componente spesso sottovalutata – e particolarmente insidiosa – è rappresentata dai costi indiretti, che possono nascondersi nella tail spend e trasformarsi in una vera spina nel fianco per le imprese.

La mancanza di visibilità e tracciabilità di questi costi può far lievitare il TCO, il che può erodere i margini aziendali senza che il problema venga immediatamente rilevato. Un altro fattore critico sono le spese Maverick, ovvero acquisti non autorizzati che sfuggono ai processi di Procurement e finiscono per alterare i bilanci. Queste spese, oltre a incrementare il costo totale di proprietà, rendono l’intero processo di approvvigionamento meno efficiente di quanto potrebbe essere, causando discrepanze nei report finanziari e decisioni basate su dati inaccurati.

Per affrontare queste problematiche e ridurre il TCO, sempre più aziende stanno adottando soluzioni di automazione degli acquisti indiretti. Esker Procurement, ad esempio, permette di centralizzare la gestione degli acquisti indiretti, garantendo maggiore controllo, tracciabilità e un flusso d’acquisto più strutturato.

Come ridurre il TCO con l’automazione del Procurement

Per molte aziende, ridurre il Total Cost of Ownership significa non solo ottimizzare gli acquisti diretti, ma anche intervenire sulle inefficienze legate ai costi indiretti. Qui entra in gioco l’automazione del Procurement.

Una soluzione come Esker Procurement permette di avere maggiore visibilità e controllo sulle spese, eliminando le inefficienze che fanno lievitare il costo totale di proprietà. Grazie all’automazione dei processi di approvvigionamento, le aziende possono:

• Ridurre gli acquisti Maverick, evitando spese non autorizzate che impattano sul TCO.
• Gestire meglio la Tail Spend, garantendo che anche gli acquisti di basso valore siano tracciati e ottimizzati.
• Migliorare la trasparenza e l’analisi dei costi, rendendo il calcolo del TCO più preciso e utile per la pianificazione finanziaria.

Adottare un sistema di Procurement digitale può essere la chiave per un approccio più strategico e sostenibile nel lungo termine. Investire in soluzioni come Esker Procurement aiuta le aziende a ottimizzare il TCO cost, migliorare l’efficienza operativa e aumentare la redditività complessiva.

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