Ottimizzare gli acquisti indiretti: strategie per ridurre costi e migliorare i processi

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In un’azienda di grandi dimensioni, l’efficacia del processo di acquisto gioca un ruolo cruciale nella gestione dei costi e nell’ottimizzazione delle risorse. Molte organizzazioni si concentrano sugli acquisti diretti, ossia quelli legati alla produzione di beni e servizi primari, ma spesso sottovalutano l'importanza degli acquisti indiretti. Questi ultimi, pur non essendo direttamente collegati alla produzione di un prodotto, possono avere un impatto significativo sui costi operativi complessivi.

Avere una chiara visione di quali voci di costo rientrano negli acquisti indiretti permette alle aziende di migliorare la visibilità e la gestione di queste spese. Un dato che, secondo McKinsey, rappresenta fino al 20% dei costi complessivi.

Qui, il concetto di source-to-pay gioca qui un ruolo fondamentale: non si tratta solo di gestire un singolo aspetto dell'acquisto (indiretto in questo caso), ma di considerare l'intero ciclo, dall'identificazione del bisogno alla scelta del fornitore, fino al pagamento.

Questi processi richiedono una visione strategica e devono essere ottimizzati e automatizzati, ove possibile, per garantire efficienza e trasparenza. Oggi, con l'incertezza del panorama VUCA (volatilità, incertezza, complessità e ambiguità), è essenziale che le aziende si dotino di strumenti digitali e soluzioni integrate per gestire in modo strategico gli acquisti indiretti.

Acquisti indiretti: cosa sono?

Gli acquisti indiretti riguardano l’acquisizione di beni e servizi che non partecipano direttamente alla creazione del prodotto finale, ma che sono essenziali per il funzionamento aziendale.

Acquisti diretti e indiretti si distinguono per la loro diversa funzione all'interno del ciclo produttivo.

• Acquisti diretti: includono materie prime e componenti utilizzati nella produzione,
• Acquisti indiretti: beni e servizi che supportano le operazioni aziendali, come software gestionali, energia elettrica, servizi di pulizia e altro.

Sfide e opportunità nella gestione degli acquisti indiretti

Le aziende moderne si trovano a dover affrontare diverse sfide nella gestione degli acquisti indiretti. Uno dei problemi più diffusi è il maverick buying, ovvero quando i dipendenti effettuano acquisti al di fuori delle procedure standard approvate dall'azienda.

Questo fenomeno è spesso la conseguenza di una gestione decentralizzata e una mancanza di visibilità sugli acquisti, che crea punti ciechi per i CPO (Chief Procurement Officer) e impedisce un controllo efficace sui costi. Inoltre, aumenta il rischio di acquisti duplicati o non necessari, generando inefficienze nel sistema.

Quando si ha a che fare con un numero elevato di fornitori, è naturale un aumento nella complessità di gestione. Questa frammentazione complica il monitoraggio della qualità e della conformità delle forniture, con un impatto negativo sul costo di produzione e sui margini di profitto.

Tuttavia, con l'uso delle tecnologie digitali e delle analytics avanzate, si apre la possibilità di migliorare la gestione degli acquisti indiretti. Implementare soluzioni digitali integrate nel processo source-to-pay permette di:

• migliorare la trasparenza all'interno dell’organizzazione,
• monitorare in modo preciso tutte le transazioni,
• ridurre i rischi di acquisti non autorizzati.

In un contesto globale incerto, le aziende devono essere in grado di adattarsi rapidamente. La centralizzazione dei dati di acquisto e l'uso di strumenti di procurement automatizzati consentono una gestione più accurata e una risposta rapida alle esigenze del mercato, rendendo l'intera supply chain più efficiente.

Strategie per ottimizzare gli acquisti indiretti

Per affrontare efficacemente le sfide legate agli acquisti indiretti, le aziende devono adottare un approccio olistico, integrando processi, persone e tecnologie in un sistema unificato. Ecco alcune delle principali strategie per ottimizzare l'intero ciclo di vita degli acquisti:

• Automazione e centralizzazione dei processi. Implementare soluzioni di procurement digitale permette di automatizzare le operazioni ripetitive e di centralizzare la gestione degli acquisti indiretti. Questo non solo riduce il tempo necessario per eseguire le attività amministrative, ma consente anche una maggiore riduzione dei costi grazie alla visibilità completa sulle spese aziendali.
• Riduzione del numero di fornitori. Collaborare con un numero limitato di fornitori strategici consente di negoziare condizioni contrattuali migliori, ottenere sconti per quantità maggiori o contratti a lungo termine. Questo approccio semplifica anche il monitoraggio della qualità e garantisce una maggiore conformità agli standard aziendali, riducendo i costi di gestione e migliorando l'efficienza operativa.
• Monitoraggio continuo e ottimizzazione delle spese. Utilizzare analytics avanzate per monitorare in modo continuo le spese relative agli acquisti indiretti permette alle aziende di identificare rapidamente aree di inefficienza. Questo approccio consente non solo di ottimizzare le spese, ma anche di mantenere un controllo efficace sui fornitori, garantendo che le risorse siano allocate in modo strategico.
• Integrazione nel processo source-to-pay. Gli acquisti indiretti non dovrebbero essere gestiti come un processo isolato, ma integrati nel sistema più ampio di source-to-pay, che copre l'intero processo di acquisto dall'analisi iniziale fino al pagamento. Un sistema integrato assicura che ogni fase sia ottimizzata, migliorando la visibilità e la gestione complessiva delle spese aziendali.

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Automatizzare gli acquisti indiretti

Oggi, molte grandi aziende stanno pianificando di diventare delle data-driven company, basando le proprie decisioni sui dati. Per raggiungere questo obiettivo, il primo passo è avere visibilità sui processi interni e tracciare tutte le metriche rilevanti. Ad esempio, quanto spende la tua azienda in acquisti indiretti? Quanti di questi acquisti sono stati effettuati senza approvazione, come nel caso del maverick buying?

Avere risposte precise a queste domande ti permette di capire meglio come la tua azienda gestisce le spese indirette. Tuttavia, il vero salto di qualità avviene con l'implementazione di soluzioni di automazione, come Esker Procurement Management, che non solo semplificano i workflow approvativi, ma tracciano anche in modo accurato le metriche chiave. Questo ti consente di compiere i primi passi verso l'obiettivo di diventare una data-driven company, garantendo maggiore trasparenza e ottimizzazione dei processi.

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