Maverick Buying: come prevenire gli acquisti non autorizzati e migliorare la compliance

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Sai davvero dove vanno a finire i soldi della tua azienda? Ogni anno, le organizzazioni perdono fino al 20% dei risparmi pianificati a causa del Maverick Buying: un fenomeno subdolo e spesso sottovalutato che sfugge al controllo dell' ufficio acquisti. Non si tratta solo di un problema di acquisto di beni, ma di un rischio concreto per la compliance, le relazioni con i fornitori e persino la stabilità dei processi di approvvigionamento.

Cosa c’è dietro questo maverick spending? E, soprattutto, come puoi prevenirlo per garantire una gestione strategica delle spese e migliorare i tuoi processi di procurement?

In questo articolo esploreremo i rischi, le cause e le soluzioni efficaci per arginare il fenomeno, fornendo il primo passo verso un controllo completo delle spese e un miglioramento della gestione dei fornitori.

Cos'è il Maverick Buying?

Il Maverick Buying si verifica quando i dipendenti effettuano l’acquisto di beni al di fuori dei contratti approvati o bypassano i processi di approvvigionamento definiti dall’azienda. Questo comportamento, che interessa spesso la tail spend, può essere apparentemente innocuo, ma in realtà rappresenta una minaccia significativa per l’efficienza aziendale.

A differenza degli acquisti autorizzati, che seguono procedure formalizzate e contribuiscono alla gestione strategica dei costi, la spesa maverick compromette la capacità del reparto acquisti di mantenere il controllo e rispettare le priorità aziendali.

Perché è un problema?

La maggior parte delle aziende che non affrontano il Maverick Buying subisce conseguenze negative su tre fronti principali:

• Compliance: viola i processi interni e aumenta i rischi normativi.
• Controllo delle spese: rende difficile tracciare e monitorare i costi.
• Efficienza operativa: ostacola i responsabili acquisti nel garantire trasparenza e coerenza.

Contrastare questo fenomeno può essere il primo passo verso una gestione più efficace dei processi di procurement e migliori relazioni con i fornitori.

Leggi ache: Ottimizzare gli acquisti indiretti: strategie per ridurre costi e migliorare i processi

Impatti degli acquisti maverick sulle aziende

Le spese maverick possono avere effetti negativi sui costi, sull’efficienza e sulle relazioni con i fornitori. Comprendere questi impatti è fondamentale per evitare che comportamenti non conformi compromettano la gestione aziendale.

1. Aumento dei costi

Quando gli acquisti vengono effettuati fuori dei contratti negoziati dall'ufficio acquisti, le aziende perdono l’accesso a sconti e condizioni favorevoli. Questo accade soprattutto nella gestione della tail spend, dove il controllo è spesso meno rigoroso.

Esempio pratico: un dipendente effettua un ordine non pianificato a un prezzo maggiore rispetto a quello concordato con il fornitore preferito, aumentando i costi complessivi.

2. Rischi di non conformità

Effettuare acquisti al di fuori dei processi di approvvigionamento può esporre l’azienda a rischi normativi e reputazionali. L’acquisto di beni non certificati o da fornitori non verificati può essere particolarmente pericoloso.

Esempio pratico: software acquistati senza approvazione possono violare le normative sulla protezione dei dati.

3. Riduzione della visibilità sulle spese

La spesa maverick mina i sistemi di monitoraggio, rendendo difficile per i responsabili acquisti identificare anomalie e gestire i budget. Questo si traduce in difficoltà nella pianificazione finanziaria e nella gestione dei costi.

Esempio pratico: acquisti frammentati e non tracciati impediscono all’azienda di consolidare le spese per ottenere condizioni migliori dai fornitori.

Il Maverick Buying, se ignorato, compromette l’intera struttura dei processi di procurement, ostacolando il controllo delle spese e la gestione strategica dei fornitori. Identificare questi rischi e intervenire tempestivamente è fondamentale per proteggere la sostenibilità aziendale.

Strategie per prevenire il Maverick Buying

Prevenire la spesa maverick richiede un approccio strutturato che integri tecnologie, politiche aziendali chiare e una cultura orientata alla conformità. Ecco alcune strategie chiave per garantire il controllo dei processi di approvvigionamento e ridurre al minimo il rischio di acquisti non autorizzati.

Definire e comunicare le politiche di acquisto

La chiarezza è il primo passo per prevenire il Maverick Buying. Creare linee guida ben definite e accessibili aiuta i dipendenti a comprendere i limiti e le aspettative aziendali.

• Cosa fare: documentare i processi di procurement e condividere le politiche con tutto il personale tramite piattaforme interne come l’intranet aziendale.
• Formazione continua: workshop e corsi mirati educano i dipendenti sull’importanza della conformità e dei benefici derivanti dall’aderenza alle procedure.

Implementare di sistemi di approvazione automatizzati

Automatizzare i processi consente di ridurre gli errori e garantire un controllo rigoroso sugli acquisti.

• Vantaggi principali: workflow digitali semplificano le richieste e approvazioni, eliminando ritardi e assicurando che ogni acquisto sia conforme alle politiche aziendali.
• Esempio pratico: un sistema automatizzato approva solo gli acquisti effettuati con fornitori contrattualizzati, riducendo la spesa fuori dei contratti.

Usare Procurement software

L’adozione di piattaforme digitali per la gestione degli acquisti è cruciale per migliorare la visibilità e il controllo.

• Funzionalità chiave: dashboard con KPI in tempo reale, analisi delle spese e reportistica avanzata aiutano i responsabili acquisti a monitorare e gestire ogni transazione.
• Risultato: una gestione più strategica che riduce gli sprechi e rafforza le relazioni con i fornitori.

Cultura aziendale e sensibilizzazione

Il cambiamento deve iniziare all’interno dell’organizzazione. Promuovere una cultura della compliance rende ogni dipendente consapevole del proprio ruolo nella riduzione della spesa maverick.

• Come fare: coinvolgere i team nel miglioramento dei processi e ascoltare le loro esigenze per semplificare le procedure.
• Integrare queste strategie nei processi di approvvigionamento non solo aiuta a prevenire il Maverick Buying, ma migliora la gestione complessiva delle spese e delle relazioni con i fornitori.

Rischi del Maverick Buying se non contrastato

Ignorare la spesa maverick non è un'opzione per le aziende che vogliono mantenere controllo ed efficienza nei processi di approvvigionamento. Se non contrastato, il maverick spending può generare conseguenze gravi in diversi ambiti.

Impatto sui fornitori: perdita di relazioni strategiche

Quando gli acquisti vengono effettuati fuori dei contratti, i fornitori preferiti possono sentirsi svalutati, mettendo a rischio la stabilità delle relazioni. Questo può tradursi in condizioni meno favorevoli o nella perdita di partnership cruciali.

Esempio pratico: un fornitore strategico potrebbe ridurre i vantaggi concessi o non offrire sconti cumulativi se l'azienda continua a frammentare gli ordini.

Sforamento dei budget: difficoltà nella pianificazione finanziaria

Il Maverick Buying rende complicato per i responsabili acquisti tracciare le spese e rispettare i budget aziendali. Gli acquisti non autorizzati possono accumularsi senza controllo, mettendo a rischio la sostenibilità economica.

Esempio pratico: acquisti non monitorati nella tail spend possono far lievitare i costi complessivi senza che il reparto finanziario se ne accorga in tempo.

Rischi legali: conformità normativa compromessa

Effettuare acquisti non conformi alle normative o agli standard aziendali può esporre l’organizzazione a sanzioni, danni reputazionali o perdite operative.

Esempio pratico: l’acquisto di beni non certificati potrebbe violare norme di sicurezza o ambientali, con conseguenze legali e reputazionali per l’azienda.

Contrastare il Maverick Buying non è solo una questione di risparmio: significa proteggere la pianificazione finanziaria, garantire la compliance e preservare le relazioni con i fornitori, ponendo le basi per una gestione strategica più efficace.

Leggi anche: 10 KPI Acquisti essenziali per il successo aziendale

Esker Procurement: come la tecnologia può aiutare

Con Esker Procurement, prevenire la spesa maverick diventa semplice. La nostra piattaforma automatizza i processi di approvvigionamento, eliminando gli errori umani e riducendo gli acquisti fuori dei contratti.

Grazie a dashboard intuitive e KPI in tempo reale, i responsabili acquisti possono monitorare ogni spesa e garantire la conformità, migliorando al contempo la gestione strategica e le relazioni con i fornitori.

Noi di Esker offriamo anche formazione e supporto per assicurare un’adozione efficace della tecnologia. Prevenire il Maverick Buying non è solo possibile: con Esker, è il primo passo verso un procurement più efficiente e trasparente.

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