Contract Lifecycle Management (CLM): una guida completa

La gestione dei contratti è una delle attività cruciale per le aziende moderne, specialmente per quelle che gestiscono grandi volumi di accordi commerciali. Tuttavia, gestire efficacemente i contratti richiede molto più della semplice creazione e firma.

Un approccio strutturato e strategico al Contract Lifecycle Management (CLM) aiuta le imprese a ottimizzare ogni fase del ciclo di vita del contratto, riducendo i rischi e massimizzando l'efficienza operativa. In questo articolo, vediamo in dettaglio il concetto di CLM, il suo impatto sulla gestione dei contratti e le tecnologie che possono migliorare significativamente questo processo.

Cos’è il Contract Lifecycle Management (CLM)?

Il Contract Lifecycle Management (CLM) si riferisce alla gestione completa di un contratto, dalla sua creazione fino alla risoluzione o rinnovo. L’obiettivo principale del CLM è garantire che ogni fase del ciclo di vita del contratto venga gestita con precisione, efficienza e conformità, minimizzando i rischi e massimizzando il valore per l'azienda.

Ogni contratto, che sia con fornitori, partner o clienti, attraversa un insieme di fasi ben definite, o come si dice oltre oceano "the stages of the contract lifecycle".

Le fasi del ciclo di vita del contratto

Un contratto segue diverse fasi nel suo ciclo di vita, ognuna delle quali deve essere gestita con attenzione per assicurare il successo delle business relationships. Tuttavia, molte aziende non monitorano attentamente queste fasi critiche, perdendo così opportunità di miglioramento.

Secondo uno studio di Deloitte e WorldCC del 2021, solo il 20% delle imprese tenta effettivamente di monitorare o calcolare i costi e i benefici complessivi legati alla gestione dei contratti. Questo dimostra come la mancanza di un controllo strutturato possa generare inefficienze e far perdere alle aziende potenziali risparmi, nonostante l'importanza del contracting process.

Queste fasi comprendono:

• creazione e negoziazione del contratto,
• gestione revisioni e workflow approvativi,
• archiviazione dei contratti,
• monitoraggio dei costi e valutazione,
• rinnovo o risoluzione.

• Creazione e negoziazione dei contratti
  La prima fase consiste nella redazione e negoziazione del contratto. In questa fase, è cruciale assicurarsi che i termini siano chiari e trasparenti, e che tutte le condizioni necessarie vengano incluse nel documento, stabilendo una base solida per l'accordo.

• Gestione delle revisioni e workflow approvativi
  Durante questa fase, i contratti vengono revisionati e sottoposti ai vari livelli di approvazione aziendale. Utilizzare workflow intelligenti assicura che i contratti rispettino le politiche aziendali e siano pronti per la firma finale senza intoppi.

• Archiviazione dei contratti
  Una volta firmato, il contratto viene archiviato in un sistema sicuro e accessibile per future consultazioni o audit. La centralizzazione di questi documenti facilita il monitoraggio e garantisce che siano sempre disponibili quando necessario.

• Monitoraggio dei costi e valutazione dei contratti
  Dopo la firma, il contratto passa nella fase di monitoraggio. In questa fase, i costi e la performance del contratto vengono attentamente seguiti per garantire che il contratto stia rispettando le condizioni e non superi i limiti stabiliti.

• Rinnovo o risoluzione
  Alla scadenza del contratto, viene presa una decisione sul rinnovo o la risoluzione dell'accordo. Una gestione tempestiva di questa fase evita il rinnovo automatico non desiderato e garantisce che le decisioni siano prese in tempo utile. Con l'uso di strumenti tecnologici come i contract lifecycle management software, è possibile monitorare in real time tutti gli aspetti del contratto, prevenendo il rischio di non conformità o di mancato rispetto delle scadenze.

Infatti, la mancata conformità alle condizioni contrattuali può risultare molto costosa. I rischi legati all'inflazione e ai prezzi dei fornitori sono considerati tra i più alti dai CPO nel 2023, con il 42% delle aziende che li classificano come un rischio elevato (CPO Rising 2023, Ardent Partners). Diventa importante quindi di un monitoraggio rigoroso per evitare perdite finanziarie e garantire il rispetto delle condizioni stabilite nei contratti.

Perché il Contract Lifecycle Management è essenziale?

Il Contract Lifecycle Management (CLM) è fondamentale per garantire che i contratti non siano solo documenti che giacciono inutilizzati in un archivio, ma strumenti dinamici che contribuiscono attivamente al successo dell'azienda.

Una gestione efficace del ciclo di vita del contratto permette di prevenire errori costosi, migliorare la trasparenza interna e mantenere solide relazioni commerciali. Le aziende che adottano un approccio sistematico al CLM possono beneficiare di una maggiore efficienza operativa e di una riduzione dei rischi.

Un contratto mal gestito può portare a conseguenze negative, come

• controversie legali,
• interruzioni nei rapporti con fornitori o clienti,
• potenziali perdite finanziarie.

Inoltre, i contratti che non vengono monitorati attivamente possono scadere senza essere rinnovati, o possono non rispettare le normative vigenti, esponendo l'azienda a ulteriori rischi.

L’importanza dei CLM Software

Utilizzando un Contract Lifecycle Management software diventa possibile monitorare i contratti in tempo reale, garantendo che ogni fase venga gestita senza ritardi.

Solo il 14% dei team di procurement ha un alto tasso di adozione delle tecnologie nel 2023. Ci sono quindi ad oggi grandi opportunità di migliorare l'efficienza operativa tramite soluzioni di procurement e contract management digitali (CPO Rising 2023, Ardent Partners).

Con il supporto di un software, le fasi del ciclo di vita del contratto possono essere monitorate in tempo reale, consentendo ai contract manager di intervenire prontamente in caso di problemi o modifiche. Questo tipo di soluzione aiuta anche a migliorare la collaborazione tra i vari dipartimenti aziendali, eliminando le inefficienze dovute alla mancanza di comunicazione o alla dispersione delle informazioni.

I vantaggi di un approccio strutturato al CLM

Adottare un approccio strutturato al Contract Lifecycle Management porta numerosi vantaggi alle aziende, specialmente per quelle che gestiscono grandi volumi di contratti o che devono garantire il rispetto di normative complesse.

Ecco alcuni dei principali benefici di una gestione efficace del ciclo di vita dei contratti:

• Riduzione dei rischi
  Il monitoraggio continuo delle scadenze, degli obblighi contrattuali e delle condizioni riduce il rischio di non conformità e di eventuali sanzioni legali o finanziarie. Le aziende che non monitorano attivamente i propri contratti possono incorrere in problemi quali il mancato rispetto delle normative o la perdita di opportunità di rinnovo.

• Maggiore trasparenza e controllo
  Utilizzare un sistema di contract lifecycle management consente alle aziende di avere una visione chiara e completa di tutti i contratti attivi e delle loro condizioni. Questo migliora la trasparenza interna e permette ai team di agire per tempo nel caso di problemi o modifiche richieste, garantendo che i contratti siano gestiti in modo conforme e sicuro.

• Efficienza operativa
  Un CLM software automatizza molte attività che richiedono tempo e risorse. Ad esempio, la gestione delle scadenze, la creazione di promemoria e la gestione centralizzata dei documenti contrattuali sono tutte funzioni che migliorano l'efficienza del processo di contract management. In questo modo, i contract manager possono concentrarsi su attività più strategiche, come la negoziazione di nuovi contratti o il miglioramento delle business relationships.

• Miglioramento delle relazioni commerciali
  Gestire correttamente il ciclo di vita di un contratto aiuta a mantenere solide relazioni con fornitori, clienti e partner. Garantire che gli obblighi contrattuali vengano rispettati e che i contratti siano aggiornati permette di evitare controversie e di mantenere relazioni di fiducia con le parti coinvolte.

• Ottimizzazione delle risorse aziendali
  L'automazione dei contract management processes attraverso un sistema CLM consente di ridurre la necessità di interventi manuali, che spesso allungano i tempi di gestione. Questo porta a una migliore allocazione delle risorse aziendali, eliminando colli di bottiglia e garantendo che i contratti vengano gestiti in modo veloce e preciso.

Come scegliere il giusto CLM Software

Scegliere il giusto contract lifecycle management software è essenziale per ottimizzare ogni fase del processo contrattuale. Di seguito sono riportati alcuni fattori chiave da considerare per una scelta informata:

• Automazione e integrazione
  Un buon software CLM deve automatizzare le fasi principali del processo contrattuale, inclusa la creazione dei contratti, l'utilizzo di firme elettroniche, il monitoraggio delle scadenze e la gestione dell'archiviazione. Inoltre, è fondamentale che il software possa integrarsi facilmente con altri sistemi aziendali, come CRM, ERP o piattaforme di gestione progetti, per garantire un flusso di lavoro senza interruzioni.

• Accesso in tempo reale
  Il software dovrebbe fornire l'accesso ai contratti e alle informazioni correlate in real time, consentendo a tutti i membri del team, inclusi i contract manager, di monitorare lo stato dei contratti in ogni momento. Questo tipo di visibilità in tempo reale permette di intervenire rapidamente in caso di modifiche o necessità di azioni correttive.

• Facilità d’uso
  È fondamentale che il software sia intuitivo e semplice da utilizzare per tutti i team aziendali. Una piattaforma con un’interfaccia user-friendly riduce i tempi di apprendimento e minimizza la necessità di formazione estesa, migliorando l'adozione e l'efficienza del sistema. Un software troppo complesso potrebbe invece rallentare il processo di gestione dei contratti.

• Sicurezza e conformità
  La protezione dei dati sensibili e dei documenti contrattuali deve essere una priorità. Il software CLM scelto dovrebbe offrire solide funzionalità di sicurezza, come la crittografia e l'archiviazione sicura, garantendo al contempo la conformità con le normative di sicurezza dei dati e la possibilità di mantenere un audit trail completo per tutte le attività contrattuali.

Il futuro del Contract Lifecycle Management

Il Contract Lifecycle Management sta evolvendo rapidamente, e l’adozione di tecnologie avanzate come l’intelligenza artificiale (AI) e il machine learning sta trasformando il modo in cui i contratti vengono gestiti. In futuro, queste tecnologie aiuteranno a identificare automaticamente i rischi nascosti nei contratti, suggerire modifiche durante la fase di negoziazione e persino ottimizzare i termini per migliorare le business relationships.

Ad esempio, l’AI può essere utilizzata per analizzare migliaia di contratti esistenti e individuare pattern o anomalie che potrebbero passare inosservate durante il normale processo di revisione manuale. Questi strumenti avanzati saranno integrati sempre più nei processi aziendali, rendendo la gestione dei contratti ancora più efficiente e sicura.

Conclusioni

Il Contract Lifecycle Management (CLM) è un componente critico della gestione dei contratti per qualsiasi azienda che desideri ottimizzare i propri processi e ridurre i rischi associati ai contratti. Adottare un approccio strutturato e utilizzare un contract lifecycle management software può fare la differenza nel garantire che i contratti siano gestiti in modo efficiente e conforme.

Un sistema ben implementato di CLM permette non solo di automatizzare e semplificare i contract management processes, ma anche di migliorare la collaborazione interna, mantenere solide relazioni commerciali e ridurre al minimo i rischi legali e finanziari.

Investire in un CLM software di qualità, come Esker Contract Management, rappresenta quindi una scelta strategica per migliorare la gestione complessiva dei contratti e supportare la crescita aziendale.

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