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Come gestire e semplificare la nota spese
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Molti collaboratori di Esker sono spesso in giro per lavoro: i commerciali vanno a trovare i loro referenti, i PS si recano dai clienti per gestire le implementazioni delle soluzioni, il team di marketing si ritrova con gli stakeholder per le riunioni strategiche. Fino a qualche tempo fa, a fine mese piramidi di fotocopie di scontrini popolavano le scrivanie degli uffici amministrativi.
Per qualsiasi ufficio amministrativo contabile, tenere sotto controllo le note spese è un compito noioso ma necessario. È importante tenere traccia di tutto, dai costi di viaggio dei dipendenti alle spese per i pasti, fino alle forniture per ufficio e agli acquisti tecnologici, al fine di rispettare le linee guida del budget.
Siccome la digitalizzazione documentale è il nostro pane quotidiano, insieme al team interno di R&D e al partner che si occupa di conservazione sostitutiva, abbiamo sviluppato una soluzione per gestire le note spese dei dipendenti e agevolare la compilazione dei documenti utilizzati per tenere traccia delle spese sostenute durante le trasferte di lavoro. È nata così la nostra nuova soluzione di Expense Management, creata appositamente per tutte le aziende che si trovano sempre a dover catalogare, fotocopiare ed archiviare centinaia e centinaia di scontrini.
In questo articolo vediamo insieme quali sono i vantaggi della conservazione sostitutiva e perché è importante affidarsi a una soluzione di digitalizzazione.
Indice degli argomenti
La gestione digitalizzata della nota spese
La gestione della nota spese è un’attività che porta via parecchio tempo nelle fasi di gestione, contabilizzazione e archiviazione.
Nel processo sono coinvolte tre figure aziendali:
- gli imprenditori e i CFO che devono controllare ogni mese le trasferte dei dipendenti,
- il reparto finanziario e gli uffici di contabilità coinvolti nella complessa gestione degli scontrini cartacei e nella loro archiviazione,
- i collaboratori che si spostano per lavoro e sono costretti a conservare manciate di scontrini per ogni spesa effettuata durante le trasferte, correndo il rischio di perderli e non riuscire a richiedere il rimborso.
In questo contesto, la conservazione sostitutiva è un’ottima soluzione per gestire la nota spese in modo automatico, sicuro, digitalizzato e ottenere un controllo più preciso dei costi. Oltre a usufruire dei vantaggi connessi all’automazione, le imprese liberano gli uffici dai supporti cartacei e semplificano il lavoro di collaboratori, reparto contabilità e imprenditori, nel rispetto della normativa vigente.
La digitalizzazione della nota spese prevede la dematerializzazione dei documenti e l’archiviazione digitale sicura in uno spazio in cloud dove nulla viene smarrito: scatti una foto allo scontrino usando il tuo smartphone, lo carichi sulla piattaforma e il gioco è fatto.
Quali sono i vantaggi della conservazione sostitutiva?
Nicola Seguino, IT Security & Compliance di Grant Thornton, ha seguito lo sviluppo della soluzione di Expense Management e la sua implementazione dal nostro storico cliente The Space Cinema.
Durante gli incontri strategici Nicola ha illustrato i vantaggi pratici della conservazione sostituiva, una soluzione che ha un impatto decisivo nelle aziende di grandi dimensioni con un numero elevato di dipendenti che effettuano numerose trasferte.
Con il termine conservazione sostitutiva della nota spese intendiamo un metodo che consente di sostituire la conservazione tradizionale dei documenti cartacei con una versione digitale più snella e semplificata.
Sono sei i vantaggi degni di nota della soluzione.
1. Efficienza
Quando i documenti sono archiviati in formato digitale, si cercano, trovano e recuperano con estrema facilità da qualsiasi PC o dispositivo mobile. La conservazione sostitutiva permette di visualizzare gli scontrini e le ricevute in modo rapido: il sistema di archiviazione digitale è semplice da utilizzare e intuitivo.
2. Risparmio di spazio
Sono finiti i tempi in cui negli uffici era necessario avere armadi spaziosi per l’archiviazione dei documenti. Nonostante i raccoglitori Oxford con dorso colorato dessero un certo senso di ordine, con la conservazione digitale non è più necessario mantenere anche la copia cartacea di scontrini e ricevute: tutto viene gestito in cloud. Lo spazio recuperato diventa un angolo relax o lettura con una bella libreria, una poltrona e la macchinetta del caffè. Meglio, no?
3. Sicurezza
Uno dei benefici più importanti della conservazione sostitutiva è la garanzia sulla sicurezza dei dati. I documenti sono archiviati con metodi di conservazione sicuri e protetti da crittografia. Questo sistema permette alle aziende di rispettare gli standard di conformità e migliorare la professionalità agli occhi di collaboratori e fornitori.
4. Riduzione dei costi
È difficile percepire l’impatto che la nota spese ha sui costi aziendali perché non si analizza mai l’attività nella sua complessità. Pensiamo però al costo della carta, dell’inchiostro, dell’usura e della manutenzione delle macchine fotocopiatrici utilizzate per fotocopiare gli scontrini, al tempo impiegato per farlo ma anche ai costi legati all’acquisto di appositi armadi porta documenti. Quando tutto è digitalizzato, i costi vengono ridotti e a fine anno l’amministrazione noterà la differenza.
5. Trasparenza
La conservazione digitale dei documenti legati alla nota spese garantisce la trasparenza sui processi di gestione delle uscite dei dipendenti e permette alle aziende di controllare i costi e i flussi di denaro. Dall’interfaccia della soluzione è possibile visualizzare una panoramica dei rimborsi spese effettuati ai dipendenti e avere maggiore consapevolezza sulle attività svolte in trasferta.
6. Accesso facilitato
Sottolineiamo spesso l’importanza di poter accedere ai documenti aziendali da qualsiasi postazione o luogo. Al di là della comodità per le persone che lavorano da remoto, per imprenditori e CEO è fondamentale avere l’impresa sotto mano anche durante eventi e viaggi di lavoro. Tenere controllati i dati aziendali ci fa sentire più sicuri e sereni.
La gestione digitalizzata della nota spese agevola la conservazione a lungo termine dei documenti: la carta tende infatti a sbiadire e deteriorarsi, compromettendo spesso la lettura dei dati. L’obiettivo della soluzione di Expense Management di Esker è semplificare il più possibile il lavoro dei team di contabilità e agevolare i dipendenti: la conservazione sostitutiva è un metodo efficiente e sicuro che ottimizza la gestione dei costi aziendali.
Ne abbiamo parlato in modo più approfondito nel nostro webinar gratuito “Come semplificare la gestione della nota spese", con Gianpiero Nese, CFO di The Space Cinema. Al suo interno, abbiamo portato alla luce tutti retroscena del processo di implementazione, e come la soluzione sia un toccasana per tutte le aziende con numerose figure in movimento al di fuori dell’ufficio.
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Registrare le spese: norme fiscali e contabili
Le limitazioni normative per la gestione degli scontrini in Italia derivano soprattutto dalle norme fiscali e contabili. La conservazione sostitutiva dei documenti della nota spese deve rispettare le disposizioni di legge che regolano la materia.
- Legge n. 130 del 1999: prevede la conservazione digitale dei documenti fiscali per almeno dieci anni. La documentazione deve essere in formato elettronico, leggibile, accessibile e rintracciabile.
- Decreto ministeriale del 24 ottobre 2002: stabilisce i requisiti tecnici per la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali, come l'utilizzo di un sistema di firma digitale o la codifica dei documenti con una password.
- Circolare dell’agenzia delle Entrate n. 9/E del 2013: fornisce ulteriori chiarimenti sui requisiti per la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali, come la necessità di utilizzare un sistema di conservazione sicuro che garantisca la cosiddetta immodificabilità dei documenti.
- D.P.R. n.68 del 2011 di attuazione della Direttiva 2007/64/CE relativa all'utilizzo dei servizi di pagamento nell'Unione Europea: estende l'obbligo di conservazione di dieci anni per i dati relativi alle transazioni effettuate con carte di pagamento.
Secondo la normativa la conservazione sostitutiva deve essere gestita dai soggetti abilitati dalle leggi che disciplinano:
- la trasmissione telematica,
- la conservazione digitale,
- la firma digitale.
Tutti i documenti conservati in formato digitale devono garantire la leggibilità e l'utilizzabilità anche a distanza di tempo.
Nel caso in cui le aziende non adempiano alle regole sopra citate, la normativa italiana prevede sanzioni amministrative e penali.
La divulgazione delle informazioni sulla conservazione sostitutiva che stiamo pianificando insieme al nostro partner Grant Thornton ha l’obiettivo di supportare le aziende nel passaggio al digitale e diffondere una maggiore consapevolezza sulle opportunità legate alla conservazione sostitutiva dei documenti per la gestione semplificata della nota spese.
Durante il webinar abbiamo approfondito i dettagli della soluzione di Expense Management, per focalizzare l’attenzione sulle normative che la regolano.
La partnership tra Esker e Grant Thornton
per the Space Cinema
A PROPOSITO DI ESKER
Esker è una multinazionale nata nel 1985 e negli anni ha sviluppato una piattaforma cloud globale che aiuta le aziende a gestire i processi business in modalità digitale. Unica piattaforma cloud che può gestire sia l’automazione del ciclo P2P (supplier management, contract management, procurement, accounts payable, expense management, payment management, sourcing) che O2C (order management, invoice delivery, collection&payment management, claims&deductions, cash allocation, credit management e customer management). Adottiamo tecnologie innovative che ci permettono di integrarci con gli ERP aziendali e in questi anni abbiamo ottenuto riconoscimenti da Gartner, IDC, Ardent Partner e Forrester.
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