Come effettuare una riconciliazione fatture senza errori: tecniche e consigli efficaci

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Il processo di riconciliazione fatture è tanto delicato quanto noioso e ripetitivo per gli addetti incaricati di svolgerlo. Confrontare manualmente tantissimi documenti recepiti nel ciclo passivo e attivo, rischia di comportare ritardi ed errori (a discapito del rapporto con i fornitori), oltre a causare frustrazione all’interno delle organizzazioni.

Non bisogna poi trascurare il fatto che una riconciliazione fatture corretta e svolta in maniera tempestiva permette anche di avere ritorni economici, basti pensare alla opportunità di ottenere sconti, da un lato, e a quella di accelerare i processi di incasso, dall’altro.

Le piattaforme documentali più evolute, dotate di tecnologie di intelligenza artificiale, sono in grado di ottimizzare l’estrazione dei dati in automatico e di comprendere dove e quando serve un intervento umano, consentendo un risparmio di tempo e risorse preziose.

Cos'è la riconciliazione fatture e perché è importante?

La riconciliazione fatture è un’attività fondamentale della contabilità in quanto parte integrante dell’analisi dei crediti e dei debiti che, a sua volta, aiuta a delineare un quadro completo della liquidità in uscita e in entrata e della stabilità finanziaria nel suo complesso.

La riconciliazione fatture è un processo che appartiene sia al ciclo attivo, in seguito alla riscossione dei pagamenti dai clienti, sia in quello del ciclo passivo, quando si ricevono le fatture dei fornitori. La riconciliazione fatture riguarda, infatti, l’allineamento tra la contabilità e le operazioni registrate internamente nei vari documenti correlati, oltre che sul conto corrente bancario.

Più nello specifico:

• per quanto riguarda il ciclo attivo, la riconciliazione fa riferimento alla verifica che le fatture mandate ai clienti siano coerenti con i dati aziendali e, dopo, che corrispondano con i pagamenti ricevuti.
• Sul fronte del ciclo passivo, la riconciliazione fatture è fondamentale per capire se queste ultime sono in linea con gli ordini di acquisto e con quanto effettivamente ricevuto.

Non impostare procedure di riconciliazione fatture efficaci significa rischiare di non trovare discrepanze e anomalie che possono compromettere la corretta gestione di incassi e pagamenti.

Eseguire una riconciliazione delle fatture perfetta è essenziale per avere:

Sfide comuni nella riconciliazione delle fatture fornitori

Guardando nello specifico al ciclo passivo e, dunque, alla riconciliazione fatture fornitori, i rischi e perciò le sfide più comuni sono legate agli errori.

Errori che possono essere dovuti a distrazione o a vere e proprie frodi. A quest’ultimo proposito, non è escluso che fornitori disonesti mandino fatture con importi gonfiati. D’altra parte, i dipendenti potrebbero alterare alcuni dati per trarne vantaggi economici personali.

Differenza tra rimesse di pagamento e fatture

La fattura è il documento fiscale, legale e contabile che attesta la vendita di beni e servizi e viene dunque emessa dal fornitore.

La rimessa di pagamento, anch’essa una volta controllata, è la prova della transazione effettuata da parte del pagatore al fornitore, ha fini contabili e operativi. Dall’altro lato, si tratta di un documento che aiuta il fornitore a riconciliare i pagamenti ricevuti.

È importante ricordare che, nel ciclo attivo, la verifica delle fatture a fronte delle rimesse di pagamento può risultare complicata, soprattutto nel caso di documenti con un gran numero di voci, automatizzare questa riconciliazione può pertanto risultare molto vantaggioso.

Riconciliazione fatture, cosa fare? Tecniche per una gestione efficace

In linea generale, fare riconciliazione delle fatture significa raccogliere tutti i documenti (per esempio, nel caso del ciclo passivo gli ordini di acquisto e tutto ciò attesta qualità e quantità di quanto ricevuto) ed effettuare gli opportuni confronti per essere certi che tutto coincida. Se ciò non avviene, vanno analizzate e risolte le discrepanze.

La riconciliazione fatture presuppone rigorosi controlli interni e può trovare negli strumenti informatici dei validi alleati.

Nello specifico, per ottimizzare la gestione delle fatture fornitori può essere utile sfruttare una soluzione capace di prendersi carico delle attività manuali e incrementare quindi l’efficienza. Software ad hoc integrati nell’ecosistema applicativo sono, infatti, in grado di fare un confronto automatico tra tutti i documenti che attestano l’acquisto. Tra l’altro, le soluzioni più evolute consentono di impostare regole predefinite per gestire casi specifici e, quindi, per eliminare eccezioni.

Riconciliazione fatture, il ruolo dell'AI

Automazione e intelligenza artificiale hanno un ruolo di primo piano nel percorso di efficientamento dei processi qualsiasi essi siano e, quindi, anche nella riconciliazione fatture. In questo particolare ambito mentre l’automazione (RPA – Robotic process automation) permette lo scambio di dati tra i vari applicativi (soprattutto con l’ERP), particolari tecniche di AI possono svolgere i seguenti compiti. Ad esempio:

Best practice per evitare errori nella riconciliazione fatture, consigli pratici

Ecco un brevissimo vademecum che sintetizza i principali passi da compiere per essere certi di effettuare un processo di riconciliazione fatture efficace.

• Crea un flusso di lavoro il più possibile standardizzato.
• Istruisci il personale amministrativo sui nuovi metodi e prevedi formazione continua.
• Monitora costantemente lo svolgimento delle attività.
• Assicurati che vi sia comunicazione e allineamento tra i diversi reparti.
• Integra i vari applicativi che gestiscono il business.

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