Esker Deductions Management Software

Troppi portali di accesso? Ecco come fare

Molti reparti AR conoscono bene il fenomeno dell'affaticamento da portale, in quanto spesso devono recuperare i documenti relativi alle deduzioni dal portale del commerciante o dimostrare la consegna, la polizza di carico o le bolle doganali dai portali del trasportatore o del corriere. Considerando il numero di portali utilizzati e che non tutti gli utenti sono formati su ognuno di essi, è facile capire perché l'affaticamento da portale sia un problema reale per le aziende di oggi.

Esker sfrutta i bot RPA e le API disponibili per supportare l'integrazione con i portali dei clienti, al fine di automatizzare il reperimento dei documenti di supporto alle deduzioni e la contestazione di casi specifici.

Addio all'inserimento manuale dei dati

Per facilitare la verifica delle richieste di deduzione, Esker utilizza diversi livelli di tecnologia Al che estraggono i dati dai documenti e aggiornano le richieste con informazioni affidabili, quindi addio all’inserimento manuale dei dati! Basandosi su un insieme di tecnologie progettate per imitare l'intelligenza umana, Esker Synergy AI acquisisce i dati sui documenti di supporto al cliente, come rimesse di pagamento, note di addebito, fatture promozionali, richieste di credito o semplici e-mail.

Esker Synergy identifica le informazioni chiave dell'intestazione (riferimento del reclamo, nome del cliente, importo o numero di fattura) e le informazioni della riga (prodotti, quantità, prezzi o riferimenti alla promozione) e classifica la richiesta nella categoria appropriata (accordo promozionale, discrepanza di prezzo, carenza, prodotti danneggiati) in base al contenuto del documento.

L'accuratezza è migliorata grazie alla capacità di Esker Synergy di adattarsi automaticamente alle modifiche del layout, imparando dalle correzioni dell'utente.

Approva o contesta le richieste di deduzione in modo rapido e accurato

Esker integra nella soluzione un flusso di approvazione multilivello preconfigurato in base alla tipologia (tipicamente commerciale o non commerciale) e all'importo. Ciò consente agli utenti di diversi reparti di indagare e approvare/dividere i reclami dei clienti (rappresentanti delle vendite per questioni legate agli accordi di vendita e alle promozioni, rappresentanti della catena di approvvigionamento per questioni legate ai prodotti consegnati, ecc.).

Facilmente adattabili a esigenze specifiche, gli utenti del flusso di lavoro possono arricchire il di deduzione con informazioni aggiuntive e documenti correlati, nonché aggiungere altri colleghi al flusso di lavoro del reclamo, caso per caso. Inoltre, collegando la richiesta del cliente con i documenti interni associati (pagamento, promozione, fattura, bolla di consegna o ordine), i dipendenti possono accedere facilmente a tutte le informazioni necessarie per un'approvazione/confronto rapido e accurato dele deduzioni.

Maggiore collaborazione e migliore comunicazione

Uno strumento di chat interna consente agli utenti di aggiungere partecipanti a una determinata richiesta di deduzione e di raccogliere informazioni aggiuntive in modo informale senza dover passare attraverso il workflow approvativo standard. Queste conversazioni interne sono visibili a tutti i partecipanti direttamente sulla richiesta.

Gli utenti possono anche chiarire o contestare le richieste direttamente con i clienti, utilizzando conversazioni esterne. Per le comunicazioni via e-mail sono disponibili modelli predefiniti, che aiutano a garantire la coerenza e aggiungono un tocco personale. Quando i clienti rispondono, le loro risposte vengono automaticamente allegate alla richiesta di deduzione per garantire che il contesto sia chiaro e che nessuna informazione vada persa.

Maggiore visibilità sulle richieste di deduzione approvate

La soluzione Esker si integra con qualsiasi sistema ERP grazie a una suite di connettività che fornisce molteplici opzioni di integrazione con i gestionali middleware, API o scambio di file gestiti - semplificando così la configurazione di una soluzione in un ambiente ERP ibrido.

Se applicate a Esker Deductions Management, le funzionalità di integrazione del sistema creano automaticamente le richieste a partire da pagamenti parziali, a scopo di tracciamento e di ulteriori indagini. Una volta che le richieste sono state liquidate/approvate nel flusso di lavoro della soluzione Esker, possono essere automaticamente contabilizzate nell'ERP come note di credito o su un conto G/L, azzerando l'eventuale debito residuo se il cliente ha già pagato uno scoperto.