Digitalizzare le bolle doganali per risparmiare tempo e ridurre gli errori

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La digitalizzazione delle bolle doganali, oltre a essere un obbligo di legge, è un’opportunità di business per le aziende che si occupano di importazione ed esportazione di prodotti.

E non deve intimorire le imprese, anzi: come è accaduto con la fatturazione elettronica, anche questo processo rientra nel percorso di cambiamento verso la trasformazione digitale e porta numerosi vantaggi in termini operativi ed economici.

Le novità spaventano, vero: quante volte ci sentiamo a disagio di fronte a una rivoluzione delle abitudini di lavoro, dei processi, delle operazioni. Però, senza questo continuo movimento non potremmo evolvere e innovare.

Grazie alla digitalizzazione dei documenti doganali avrai la possibilità di velocizzare i processi di gestione, invio, download, conservazione e archiviazione delle bollette doganali per dedicare più tempo alla gestione delle relazioni con clienti e fornitori.

Per farlo, hai bisogno di una soluzione end-to-end dedicata alla quale affidare l’intero processo, dal download automatizzato all’archiviazione nell’ERP aziendale e alla conservazione come previsto dalle normative attuali.

NB: stai leggendo un articolo che avevamo pubblicato sul nostro blog a febbraio 2023, quando la normativa sulle bolle doganali era da poco entrata in vigore. Abbiamo aggiornato il contenuto perché siamo riusciti a sviluppare una soluzione in grado di scaricare massivamente i documenti dal cassetto doganale. Ma prima, capiamo cos’è cambiato con la digitalizzazione di questo processo.

L’aggiornamento della normativa sulle bolle doganali

Entro la fine di marzo 2023 le aziende che si occupano di importazione ed esportazione di prodotti e merci hanno dovuto adeguare i processi alle indicazioni della circolare n°22 del 6 giugno 2022 pubblicata dall’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli (Reingegnerizzazione Del Sistema Informatico Di Sdoganamento All’importazione - Indicazioni Procedurali H1-H5)

Da quella data, le aziende non possono più avvalersi della bolletta doganale in formato cartaceo per lo scambio della merce ma devono sostituirla con il nuovo modello EUCDM (European Union Customs Data Model) che prevede lo scambio di documenti in formato XML, come avviene per la fatturazione elettronica.

Cosa significa? Le bolle doganali sono ora (per fortuna) digitali così come il processo per gestirle.

La nuova normativa - Reingegnerizzazione del sistema informatico di sdoganamento all’importazione -, afferma che “non è previsto l’utilizzo di un formulario cartaceo né per la presentazione della dichiarazione di importazione né per la stampa della medesima”.[1]

La digitalizzazione delle dichiarazioni doganali di importazione ha sostituito la bolla doganale cartacea e la tua azienda dovrebbe essere ormai pronta a gestire questo processo per essere conforme alla normativa e velocizzare le operazioni import/export.

Digitalizzazione delle bolle doganali: cosa è cambiato?

La normativa ha introdotto alcune modifiche tecniche in merito alla gestione delle bolle doganali. Facciamo un ripasso sui punti salienti.

• Il documento di trasporto deve essere emesso prima di trasportare la merce e deve indicare: la data di consegna o spedizione, le generalità del cedente, del cessionario e dell’impresa di trasporto.
• L’emissione del DDT può avvenire in forma libera senza vincoli di dimensioni o di tracciato.
• Il DDT deve essere trasmesso entro il giorno in cui è iniziato il trasporto.
• Durante la consegna della merce non è obbligatorio avere il DDT sul mezzo.
• La firma del cliente non è obbligatoria[2].

Cosa è necessario fare per gestire le bolle doganali?

La nuova normativa sui documenti doganali prevede che le aziende accedano alla loro area riservata sul sito dell’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli, un portale dedicato dal quale è possibile scaricare i documenti a mano, controllarli (sempre a mano) e archiviarli nell’ERP aziendale (a manina, ovvio).

Questa operazione è possibile grazie allo MRN (master reference nunmber) il codice identificativo del movimento di importazione/esportazione, che viene attribuito alla merce e riportato sulla bolla doganale.

Più è alto il numero di MRN generati in un anno, maggiore è l’impegno richiesto agli uffici finance e amministrativi per la corretta gestione dei documenti.

Una volta scaricati, le imprese non possono conservare i documenti in una qualsiasi cartella del server, ma devono seguire le indicazioni previste dalla certificazione ISO 17001 per mantenere la conformità.

Ora, se scegli di automatizzare l’intero processo, la gestione delle bolle doganali diventa più semplice e lineare.

Quali sono i vantaggi diretti della digitalizzazione delle bolle doganali?

A prescindere dalla tipologia di documento gestito all’interno di un’organizzazione, passare da uno di natura cartacea a uno in formato digitale è sempre un’opportunità.

Digitalizzare i documenti doganali porta benefici concreti alle aziende: vediamo insieme quali sono i principali vantaggi riscontrati da chi è già passato alla soluzione automatizzata.

• Flessibilità: il lavoro è più snello e il tempo dedicato alla ricerca delle bolle doganali e alla loro consultazione diminuisce in modo notevole. L’archiviazione automatizzata dei documenti di trasporto permette di avere i file in un unico spazio digitale al quale possono attingere tutti i collaboratori che gestiscono il ciclo passivo: i dati sono chiari, espliciti e leggibili con facilità.
• Sostenibilità: il consumo di carta, inchiostro ed energia per i macchinari di stampa sono ridotti. Questo aspetto è da tenere in considerazione per migliorare la qualità dell’azienda e favorire la transizione al green.
• Valorizzazione: delle persone e del loro lavoro. Digitalizzare le bolle doganali significa eliminare il data entry manuale e liberare i collaboratori dalle mansioni più noiose e ripetitive. I team possono così dedicare tempo a mansioni di maggior valore, alla formazione e alla gestione dei clienti.
• Organizzazione: liberare le scrivanie dalla carta è da sempre uno dei nostri principali obiettivi. La digitalizzazione delle bolle doganali è un’ottima pratica salva spazio: non è più necessario conservare i DDT negli archivi cartacei ma tutto è conservato in Cloud, uno spazio pressoché infinito, ordinato e sempre raggiungibile.
• Velocità: diminuiscono il tempo necessario alla preparazione e all’invio dei documenti e quello dedicato alla gestione delle anomalie.
• Controllo e sicurezza: la digitalizzazione dei documenti doganali favorisce e snellisce le operazioni di controllo della merce in ingresso nel magazzino e impatta di conseguenza sul fattore sicurezza e affidabilità dei carichi.
• Economicità: la gestione dei documenti in formato digitale consente un controllo efficace e tempestivo dei costi di trasporto e di quelli che derivano dalla gestione dei contenziosi. In modo indiretto e non subito visibile, questa dinamica ha una conseguenza sui flussi di cassa aziendali.
• Visibilità: gestire in digitale le bolle doganali significa avere una maggiore tracciabilità della merce e una visibilità diretta dei movimenti, grazie a un’interfaccia web di facile consultazione.

I vantaggi della gestione digitalizzata delle bolle doganali sono notevoli, ma non tutte le realtà imprenditoriali riescono ad accogliere questo passaggio con facilità.

Le aziende più piccole non adottano volentieri un formato documentale univoco e strutturato, la qualità delle informazioni inserite nei documenti è spesso scarsa, alcune bolle sono scritte a mano, altre sono sporche o stropicciate (la lettura con OCR potrebbe essere compromessa).

Come spesso accade lo scenario è diviso in due: da un lato troviamo le aziende pronte alla transizione al digitale, dall’altro dialoghiamo con imprese che non sono ancora strutturate per fare il passo.

Il nostro obiettivo è diffondere la cultura della digitalizzazione documentale per far capire quanto sia importante e vantaggioso affidarsi a tecnologie e soluzioni che migliorino il benessere dell’ecosistema aziendale.

Una soluzione end-to-end per le bolle doganali digitali

L’implementazione di una soluzione finalizzata ad automatizzare il processo di digitalizzazione delle bolle doganali permette alle aziende che collaborano con noi di snellire il download dei documenti dal portale delle dogane ed evitare perdite di tempo per accedere all’area riservata, interrogare il sistema, inserire gli MRN e abbinare a ogni codice il fascicolo documentale di riferimento.

Con un processo automatizzato hai la sicurezza di scaricare tutti i documenti e non rischi di perdere qualche bolla (import o export) e bloccare l’amministrazione in fase di registrazione.

La soluzione dedicata alle bolle doganali consente di:

• scaricare i documenti dal portale delle dogane in modo automatico,
• suddividere le bolle doganali per fascicoli in ordine cronologico,
• trasmettere i documenti all’ERP aziendale,
• creare un archivio digitale sicuro,
• conservare i documenti per 10 anni con un sistema certificato.

Quando un nostro cliente ha già attiva con noi la soluzione di gestione della fatturazione elettronica, è possibile implementare la riconciliazione automatica dei documenti per chiudere il cerchio.

La soluzione end-to-end automatizza una procedura manuale, migliora l’efficienza dei processi operativi, ha ricadute positive a livello fiscale e ottimizza la visibilità dei documenti.

Digitalizzazione e conservazione a norma di legge delle bolle doganali

La gestione cartacea delle bolle doganali prevedeva un approccio tradizionale abbastanza macchinoso: il fornitore preparava la merce, stampava il DDT in due o tre copie, archiviava la sua copia cartacea e faceva firmare una copia al trasportatore che prendeva in carico la merce.

Il trasportatore viaggiava con il DDT cartaceo a bordo e lo consegnava al cliente che, a sua volta, archiviava la copia cartacea e firmava per prova di avvenuta consegna.

Infine, fornitore e cliente gestivano a mano il processo di fatturazione, pagamento e riconciliazione dei documenti cartacei.

Con il metodo digitale il fornitore prepara la merce e comunica al trasportare la data e l’orario di prelievo. Il trasportatore appone una firma digitale sul tablet e può visualizzare la lista dei DDT da una apposita App. Il cliente riceve la merce e firma a sua volta sul palmare.

Gli scambi tra cliente e fornitore avvengono solo in formato elettronico con documenti XML. Fatturazione, riconciliazione e pagamento sono veloci e immediati.

Lo scorso anno abbiamo lavorato insieme al nostro team di PS per realizzare una soluzione che risolvesse con facilità e semplicità la digitalizzazione dei documenti doganali. Gli strumenti tecnologici che già utilizziamo in altri contesti (l’intelligenza artificiale, la piattaforma Cloud, la lettura dei documenti con sistemi OCR) ci hanno permesso di realizzare un servizio che rispondesse ai criteri della nuova normativa.

Abbiamo elaborato una soluzione end-to-end che consente alle aziende di gestire con semplicità i documenti doganali e si integra a qualsiasi ERP aziendale.

Abbiamo già implementato la soluzione insieme a un nostro cliente del settore moda che gestisce ogni anno circa 10.000 bolle doganali: grazie al nuovo sistema di digitalizzazione l’azienda ha automatizzato e portato in conservazione i documenti utilizzando l’archiviazione fiscale sicura.

La digitalizzazione delle bolle doganali interessa tutte le aziende che hanno contatti con l’estero e ha un impatto diretto sulla gestione del ciclo passivo e sui processi di importazione ed esportazione.

Oltre al settore fashion, questo processo coinvolge il mercato edile, il food e tutte le industry che producono una notevole quantità di documenti doganali all’anno e faticherebbero a gestirli in autonomia.

Nonostante la normativa sia stata emanata nel 2022, c’è ancora molta inconsapevolezza sul tema dell’automazione dei processi e dubbi sulla gestione dei DDT.

• Mi arrivano bolle da luoghi differenti e clienti diversi: c’è un modo per convogliarle in uno spazio univoco?
• Come faccio a recuperare le bolle in formato XML?
• Come posso collegarmi al cassetto doganale?
• In che modo ricevo un DDT digitale?
• Devo accedere allo SDI?

Queste sono alcune delle domande più frequenti poste dalle aziende che devono implementare i nuovi processi previsti dalla normativa.

I timori sono leciti, ma i benefici che derivano dall’adozione di un sistema di digitalizzazione delle bolle doganali hanno un impatto notevole sulla sicurezza dei processi, sulle tempistiche di gestione e sul benessere dei collaboratori.

Un approccio agile per ottimizzare la gestione delle bolle doganali

Per implementare la nostra soluzione di digitalizzazione documentale adottiamo un approccio Agile: grazie alla lavorazione per step congiunti, alla suddivisione in sprint e alla condivisione quotidiana dei problemi riscontrati dai clienti, forniamo una soluzione chiavi in mano nell’arco di circa due mesi.

La nostra consulenza è continua e il software per le bolle doganali viene aggiustata nel tempo in base alle richieste dei clienti.

Ci definiamo pionieri di questo mercato che studiamo da tempo, partecipando a convegni e seguendo webinar dedicati (come quelli dell’osservatorio Digital B2B), e abbiamo intravisto subito i vantaggi dell’approccio digitale alla gestione dei documenti doganali.

Ecco i principali punti di forza.

• Archiviazione sicura in digitale dei documenti ed eliminazione delle copie cartacee.
• Facile gestione delle eccezioni grazie all’individuazione immediata delle anomalie.
• Processi automatici per il recupero dei dati e la registrazione sul gestionale.
• Riconciliazione perfetta e diminuzione dei problemi per l’ufficio contabile.
• Integrazione della soluzione in SAP con qualsiasi sistema.
• Processo end-to-end gestito da un unico provider.
• Tempi ridotti di lavorazione dei documenti.
• Flussi documentali regolari e autonomi.

Ma sai qual è il vantaggio più importante? Non dover più leggere e interpretare i documenti doganali perché c’è un’intelligenza artificiale che lo fa per noi liberando una buona parte del nostro tempo.

Federico e Mattia sono i consulenti Esker che hanno studiato e approfondito l’argomento: fissa un appuntamento con loro per esporre le tue esigenze sulla gestione delle bolle doganali.

Scrivi ora a Federico e Mattia!

Federico Zocchi

Mattia Stell

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