L'automatizzazione dei workflow garantisce una perfetta integrazione tra documenti, applicazioni aziendali e utenti
Esker DeliveryWare dispone di scenari predefiniti creati sull’esempio di diverse aziende che permettono di gestire in modo efficace i vostri documenti aziendali. La nostra soluzione permette alle aziende di ottimizzare i propri processi documentali offrendo una visibilità totale sull’insieme dei propri processi e permettendo loro di essere conformi alle normative finanziarie.
Principali funzionalità del modulo di workflow
Integrato all’interno della soluzione Esker DeliveryWare, il modulo Workflow permette di gestire dall’inizio alla fine l’automatizzazione dei processi documentali. Il motore di workflow può aggiornare automaticamente altri sistemi, generare documenti a partire di applicazioni, notificare gli utenti quando un intervento da parte loro è necessario, e prendere delle decisioni in base a criteri definiti in una regola.
Un workflow automatizzato non è necessariamente esente da qualsiasi intervento umano. Qui lo scopo è di ridurre al massimo i punti di intervento manuale implementando un metodo STP (controllo automatico dell’insieme degli elementi di una transazione finanziaria) nella quale gli interventi umani accadono solo per gestire le eccezioni.
Il modulo di workflow offre alle aziende un controllo totale dei processi seguenti:
L'approvazione dell’invio di documenti aggiunge delle tappe di validazione nel corso della gestione del documento da un partner, una condizione oppure delle informazioni contenute nel documento, come per esempio quando l’importo totale di un ordine supera un limite prefissato.
La gestione delle eccezioni permette di gestire situazioni specifiche, per esempio quando l’importo su una fattura fornitore non corrisponde a quello del relativo ordine.
L’inoltro automatico del documento verso l’utente per validazione, approvazione o quando delle informazioni aggiuntive vengono richieste da parte dell’utente per continuare il processo di gestione.
Le notifiche automatiche in ogni fase del workflow o durante l’esecuzione di una condizione permettono di assicurarsi che un’attività non rimanga aperta o scaduta.
La gestione dei fuori ufficio trasferisce automaticamente i task a un’altra persona autorizzata.
La gestione dei profili e dei diritti dell’utente garantisce una sicurezza massimale.
Lo storico di validazione assicura la registrazione dell’insieme delle fasi del processo per una visualizzazione ulteriore.
Come funziona?
Interfaccia utente:
Il Document Manager permette agli utenti di convalidare e di approvare i documenti in base alle necessità. Dopo ogni intervento utente all’interno del workflow, gli elementi del worflow vengono visualizzati su dei moduli web accessibili in ogni momento e da qualunque parte grazie a una connessione internet.
Applicazione: Ogni scenario di workflow viene archiviato nel sistema sotto forma di regole aziendali. Queste regole determinano il modo in cui ogni documenti viene ricevuto, gestito e consegnato. Per Esempio, le fatture in ingresso vengono catturate nel sistema e dopo un’analisi del loro contenuto, Esker DeliveryWare determina quale workflow verrà applicato. Un workflow può includere delle fasi di intervento manuale (validazione e approvazione), per le quali l’utente verrà notificato o informato di una azione da realizzare.
Infrastruttura: Il motore di regole Esker DeliveryWare è al cuore delle soluzioni di dematerializzazione di Esker. Questa tecnologia brevettata permette di automatizzare ogni fase del processo di distribuzione documentale, accelerando in questo modo l’implementazione di strategie di comunicazione aziendale e permettendo di personalizzare i documenti e di realizzare formattazioni professionali.
Processo personalizzato: Esker DeliveryWare dispone di diversi workflow predefiniti che gestiscono l’insieme dei processi di gestione come la fatturazione fornitori, la gestione degli ordini, la fatturazione elettronica e la gestione degli acquisti. Il nostro team di specialisti è a vostra disposizione per aiutarvi a personalizzare un workflow che prenda in carico un processo documentale specifico alla vostra azienda.
Benefici dell'automatizzazione dei workflow
L'automatizzazione dei workflow Esker DeliveryWare offre alle aziende una serie di vantaggi tra cui la riduzione dei costi operativi e il miglioramento della produttività e del servizio clienti. Le aziende che hanno scelto strumenti di automatizzazione dei workflow beneficiano dei seguenti vantaggi:
Una produttività e una competitività ottimali grazie a una gestione dei workflow in modo continuo
Un tempo di risposta più breve e un miglior servizio clienti grazie a una gestione accelerata e una disponibilità totale dell’informazione
Una tesoreria ottimale con un ciclo di gestione delle fatture clienti accorciato
Un controllo dei rischi finanziari e legali grazie all’audit dei processi e a una conservazione dei dati per diversi anni
Un’affidabilità e una coerenza dei processi che garantisce il rispetto delle procedure
Una trasparenza dei workflow con un tracking continuo dei documenti, l’identificazione dei colli di bottiglia e l’accelerazione delle decisioni
Uno storico completo di tutte le modifiche realizzate dagli utenti, disponibile in ogni momento
Una semplificazione delle procedure di modifica che permette un adattamento veloce degli utenti e dei processi riducendo la durata di interruzione del workflow
Una capacità di adattamento veloce ai cambiamenti di ambiente aziendale o alle necessità dei clienti, offrendo un vantaggio competitivo decisivo
