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AUTOMATIZZAZIONE IN OGNI FASE DEL PROCESSO

 

Esker ottimizza la gestione tradizionale degli ordini eliminando praticamente tutte le attività manuali. Grazie alle funzionalità avanzate per l’automatizzazione, e senza utilizzare template predefiniti, ogni ordine viene gestito in formato elettronico, in modo molto sicuro e completamente visibile in ogni fase dell’intero processo.


RICEVERE
ESTRARRE
Verificare
gestire
Archiviare
Analisi
& Audit Trail
Portale Clienti

 

 

RICEVERE

Gli ordini clienti ricevuti vengono indirizzati in automatico al referente corretto del servizio clienti in base ad alcune informazioni chiave contenute nell’ordine, come ad esempio: nome dell’azienda, canale di distribuzione, linea di prodotto, area geografica e altro.

 

Combinare processi multi-source in un unico processo

Indipendentemente dal formato dell’ordine (e-mail, fax, EDI, carta o web) Esker può ricevere e catturare all’istante i documenti clienti e re-indirizzarli subito per essere poi processati. Le fasi successive vengono gestite allo stesso modo ogni volta, con controllo e flessibilità crescenti.

Far pervenire gli ordini al referente corretto senza ritardi

Gli ordini vengono indirizzati in automatico al referente corretto per un gestione tempestiva, evitando così di avere ordini “dimenticati” alle macchine fax o nelle caselle di posta elettronica.

Garantire il trattamento prioritario degli ordini urgenti.

Un meccanismo di rilevazione di parole chiave vi consente di definire come prioritari determinati ordini (i.e., “urgente” o “critico”) e vederli apparire nella coda “urgenti”. In questo modo gli ordini urgenti possono essere trattati immediatamente, prima di gestire gli ordini meno critici, così da farvi mantenere le promesse e rispettare i tempi con i vostri clienti.

Step successivo

ESTRARRE

La soluzione trova ed estrae tutti i dati rilevanti relativi l’ordine di acquisto direttamente dal documento ricevuto e crea l’ordine di vendita corrispondente nel sistema ERP.

 

Ridurre i tempi di gestione degli ordini

Utilizzate gli strumenti di analisi dei dati Esker per ridurre al minimo l’intervento manuale, essere più veloci nella gestione, ma soprattutto, garantire maggiore accuratezza e sicurezza nel trattamento degli ordini. Una gestione più efficiente delle risorse implica il processare tutti gli ordini ricevuti prima della scadenza senza aver più ordini in arretrato ma accumulandoli e gestendoli giorno per giorno.

Ricevere e inviare gli ordini più velocemente e in modo più accurato.

Il modulo Esker per la cattura dei dati, che funziona di pari passo con la tecnologia di riconoscimento dei caratteri (OCR, ICR, riconoscimento codici a barre) integrata nella soluzione ed effettua controlli incrociati con i database esistenti, decifra le sequenze di caratteri facendo affidamento su un riconoscimento legato al contesto, su parole chiave, ricerca "fuzzy", calcoli e validazione automatica.

La computer intelligence assicura che vengano utilizzati i codici prodotto giusti, spediti gli ordini all’indirizzo esatto e catturate correttamente tutte le informazioni necessarie per pianificare la spedizione il prima possibile.

Step successivo

VERIFICARE

Esker individua in automatico negli ordini le eccezioni come ad esempio la quantità, il packaging, l’indirizzo di spedizione o le condizioni. Gli addetti al servizio clienti devono solo verificare che le informazioni estratte siano precise, oppure, se necessario, completare i dati mancanti.

 

Velocizzare l’inserimento degli ordini clienti

Le verifiche automatiche aiutano a garantire la gestione rapida e immediata degli ordini, velocizzando il lavoro degli addetti al servizio clienti. Il sistema controlla che la quantità ordinata sia corretta per lo specifico materiale, che il cliente sia autorizzato a ordinare determinati prodotti e servizi, che le condizioni di pagamento siano esatte, che la data riportata sia in un arco di tempo accettabile e altro ancora.

Gestire gli ordini ed essere pronti a spedire con pochi click

Una volta effettuati i controlli e le verifiche del caso, i dati contenuti nell’ordine vengono inseriti in automatico nel vostro sistema di gestione ordini e sono pronti per la pianificazione e la spedizione.

Step successivo

GESTIRE

In caso di eccezioni o se è necessaria l’approvazione, l’ordine entra in automatico in un workflow in grado di gestire le eccezioni senza far ritardare il trattamento di questo tipo di ordini particolari.

 

Gestire rapidamente le eccezioni.

Il motore workflow flessibile e integrato vi consente di ottenere velocemente l’autorizzazione da un manager o l’approvazione da un responsabile commerciale nel caso in cui ci siano delle discrepanze nel prezzo, delle scontistiche o delle condizioni particolari — e garantisce la gestione e successiva spedizione degli ordini senza ritardi.

Tenere aggiornati i vostri clienti in tempo reale.

Date la possibilità ai vostri clienti di tenere traccia dei propri ordini attraverso un sistema automatico di notifiche. I clienti non avranno più bisogno di chiamare il servizio clienti per controllare lo status dei loro ordini e il vostro staff potrà concentrarsi sulla gestione degli ordini, invece di rispondere alle telefonate dei clienti.

Step successivo

ARCHIVIARE

I dati corretti dell’ordine vengono inseriti nel sistema ERP mentre una copia dell’originale dell’ordine viene allegata e resa disponibile al personale autorizzato in caso di necessità.

 

Tenere al sicuro le copie degli ordini.

Grazie alle avanzate policy di sicurezza per accedere all’infrastruttura Esker, potete archiviare in modo sicuro i vostri ordini. Avete a disposizione il backup del vostro archivio; potete inoltre richiedere una copia digitale.

Accedere agli ordini originali quando richiesto.

Copie in formato elettronico degli ordini vengono conservate il tempo necessario e possono essere condivise da più dipartimenti direttamente dall’applicazione web Esker. L’archiviazione elettronica consente di avere gli ordini a disposizione in qualunque momento e per tutto il personale autorizzato da qualunque postazione per il tempo richiesto. Basta rincorrere gli ordini cartacei da un ufficio all’altro. Basta cercare nei raccoglitori negli armadi. Basta con lo spreco di tempo.

Utilizzando un motore di ricerca multi-criteria, il vostro addetto al servizio clienti può scegliere i campi per facilitare la ricerca di un ordine clienti specifico. Combinando una serie di criteri (nome cliente, data ordine di acquisto, valuta ordine di acquisto), è possibile restringere e affinare la ricerca.

Se consultate regolarmente l’elenco degli ordini clienti, utilizzate le viste prestabilite disponibili nell’interfaccia web. Potete inoltre creare voi facilmente le vostre viste con solo pochi click e renderle disponibili anche ad altri utenti.

Step successivo

ANALISI & AUDIT TRAIL

Gli ordini sono visibili in ogni fase del processo così da permettervi di sapere esattamente dove sono e di creare dei report per monitorare e misurare l’efficienza del processo.

Tenete d’occhio il cuore del vostro business

I dashboard Esker permettono a tutti gli utenti di avere a disposizione senza difficoltà le informazioni necessarie per svolgere le proprie attività quotidiane, monitorare le performance e individuare problemi e opportunità nel momento in cui si presentano, rendendo ogni azione più brillante e strategica.

Gli utenti possono accedere alle informazioni corrette senza problemi e quando ne hanno bisogno. I KPI e i dashboard presenti già all’interno della soluzione consentono di evitare all’IT numerosi grattacapi. Sulla base di best practice e standard aziendali, le metriche rispondono perfettamente alle necessità degli utenti coinvolti nel workflow di approvazione degli ordini.

Cercate indicatori aggiuntivi e più specifici? Esker vi aiuta: l’interfaccia user-friendly vi permette di scegliere cosa volete visualizzare e a quali utenti o profili farla visualizzare. E, siete liberi di eliminare, modificare o aggiungere altri indicatori ai vostri dashboard.

 

 

Monitorate le vostre attività giornaliere
con metriche “live”

Sapere a che punto siete.
Vedere quanti ordini sono stati approvati e quanti devono ancora essere approvati in tempo reale.
Non dimenticare mai un ordine.
Le metriche relative gli ordini prioritari si aggiornano in automatico non appena arriva un ordine urgente.
Gestire le vostre risorse in base al carico di lavoro giornaliero.
Chiamate per chiedere aiuto prima che il vostro team venga letteralmente sopraffatto e per non avere più colli di bottiglia da dover risolvere!

 

Misurate le performance nel lungo periodo e fate previsioni accurate

Gestione efficiente degli ordini.
Perchè ci vuole così tanto tempo per processare gli ordini? Restano molto in attesa prima di essere gestiti o ci vuole tanto tempo per registrarli nel sistema ERP? Individuate i punti deboli nel processo per prendere delle decisioni ponderate.
Gestione delle risorse.
Ho bisogno di un altro addetto al customer service a tempo pieno? Abbiate visibilità sulle capacità del team per poter gestire al meglio le risorse.
Visione completa sulle performance.
Come procede il mio business? Come stanno andando le vendite quest’anno? Traete beneficio dai report creati per analizzare l’attività e i trend delle vostre vendite.
Date agli stakeholder una visibilità completa per poter agire prontamente.
I report possono essere creati o programmati per vedere quanti ordini sono in attesa di essere gestiti e a quanto ammontano in totale. Dovete solo definire quando, con quale frequenza e a chi inviare in automatico via e-mail il report.

 

 

Conformità con la Sarbanes-Oxley Act

Esker tiene traccia di ogni singolo intervento manuale nel processo di gestione ordini (audit trail), consentendovi di avere visibilità completa sul processo e sapere esattamente “chi ha fatto cosa, quando e dove”, con la possibilità di monitorare e verificare se sono stati effettuati controlli opportuni e approvazioni varie.

La cronologia delle modifiche vi aiuta a identificare rapidamente quale utente ha fatto delle modifiche a un ordine in caso di dubbi o domande sulla modifica effettuata. Viene tenuta traccia di ogni singolo cambiamento di ogni singolo utente ai dati degli ordini; non è possibile modificare senza lasciare tracce.








 


Portale Clienti

Cambiare il modo di assistere il cliente grazie ad un ambiente di lavoro on-line efficace e collaborativo




Acquisizione clienti intuitiva
Semplice sincronizzazione dei contratti
Caricate le liste dei contatti direttamente dall’ERP oppure pianifica il trasferimento dei dati per aggiornare in automatico la lista dei clienti acquisizione clienti.
Acquisizione mail automatica
Invita il cliente a connettersi al proprio portale Esker utilizzando modelli di notifica predefiniti così da scambiare sin da subito le informazioni relative agli ordini.
Portale clienti personalizzato
Personalizzate il vostro portale per rispecchiare meglio la vostra identità aziendale! Potrete personalizzare in maniera semplice e veloce colori e logo dell'applicazione Esker, per aiutare i vostri clienti ad identificarsi meglio con la vostra società.

Rapida risoluzione dei reclami
Comunicazioni istantanee
Voi e i vostri clienti potete facilmente scambiare informazioni, e comunicare direttamente attraverso il portale per eliminare rapidamente eventuali discrepanze o porre domande riguardanti l'ordine, così da processare gli ordini in tempi rapidi e permettere un risparmio di tempi di costi per entrambi, rendendovi un business partner di valore.
Conversazioni verificabili
Le informazioni condivise vengono memorizzate insieme all'ordine del cliente in modo che entrambe le parti possano sempre fare riferimento ad esse in caso di necessità.



Riduzione chiamate sullo stato degli ordini
Dashboard facili da usare
Accedendo direttamente al portale, il cliente può visualizzare da subito lo stato degli ordini e consultare altre informazioni evitando così di chiamare per ricevere aggiornamenti su gestione e consegna. Il cliente avrà inoltre una piena visibilità sugli ordini evasi, a prescindere dalla data di sottomissione (ex. Email, fax, carta, EDI o via web).
Più tempo per il team customer service
Il personale può concentrarsi su altre attività a valore aggiunto, quali upselling, anziché rispondere alle chiamate dei clienti e alle e-mail per comunicare informazioni e lo stato dell'ordine.



Minor consumo di carta
Ordinare facilmente dal catalogo on-line
Tramite il portale online, I clienti possono controllare I prezzi, la disponibilità dei prodotti online ed effettuare gli ordini con precisione direttamente dal catalogo elettronico.
Ordini ricorrenti
I vostri clienti ordinano gli stessi elementi regolarmente? Semplicemente ricaricando un ordine passato, ora possono risparmiare tempo prezioso.
Gestione automatizzata
Gli ordini vengono automaticamente messi in coda per la verifica e l'elaborazione, eliminando l’inserimento manuale dei dati, con conseguente riduzione dell’impiego di carta e miglioramento dei tempi di gestione degli ordini.




Your project. Your way.

 

Implementate la soluzione Esker come volete — on premise come una strategia di dematerializzazione su larga scala o cloud utilizzando il modello SaaS. Tutte le funzionalità sono presenti all’interno di un’unica piattaforma, rendendo così interfacciamento e supporto minimi.



Cloud

 

Traete beneficio da una soluzione di automatizzazione degli ordini di vendita come servizio on-demand con Esker on Demand. La piattaforma on demand, che non richiede più di una connessione a Internet e di un browser web (i.e., né hardware o software aggiuntivi né investimenti in manutenzione), è stata realizzata appositamente per aiutarvi ed evitare lunghi cicli di implementazione. Le integrazioni pre-costruite possono risolvere l’80-90% dei problemi sorti nella gestione del processo ordini.


On-Premise

 

Esker DeliveryWare semplifica l’integrazione tra una buona soluzione di automatizzazione del processo di gestione ordini e i sistemi ERP più diffusi. I rappresentanti del servizio clienti possono trarre vantaggio dalle numerose funzionalità che consentono di gestire l’intero processo dall’inizio alla fine: dalla ricezione, all’inserimento e tracciabilità degli ordini clienti — inclusi cattura automatica e registrazione, re-indirizzamento in caso di eccezione e reportistica dettagliata.

I benefici di Esker on Demand

  • Rapido go-live del progetto
  • Disponibilità 24/7
  • Scalabilità immediata
  • Basso rischio
  • Accesso faciltato da qualunque postazione
  • Pagamento al consumo

Caratteristiche principali di Esker DeliveryWare:

  • Inserimento automatico dei dettagli di un ordine nel vostro sistema ERP
  • Audit trail della cronologia del processo
  • Disponibilità dello status in tempo reale
  • Gestione controllata delle eccezioni
  • Validazione degli ordini e controllo dei duplicati
  • Report su tempi di gestione del processo, volume, ordini in attesa e molto altro

 

 


METODOLOGIA “AGILE”

 

L’adozione di Esker della metodologia “agile” vi garantisce di ottenere il massimo in ogni fase del processo di implementazione della soluzione.

 



 

 

Per saperne di più sui benefici di una soluzione di automatizzazione sul business.

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