Le Sfide della Postalizzazione

Nonostante i miglioramenti ottenuti nella gestione e automatizzazione dei processi aziendali, il 90% dei documenti aziendali viene tuttora inviato alla stampante. La carta rappresenta il caposaldo nella gestione di processi relativi fatture, lettere di sollecito, cedolini paga, comunicazioni marketing, ecc., ma rappresenta anche una notevole perdita in termini di produttività, affidabilità, e profitti.

5 sintomi di scarse prestazioni nella postalizzazione

Elevati costi per singola lettera (stampa + affrancatura) Elevata pecentuale di errore nella gestione della corrispondenza Tracciabilità inadeguata o inesistente Lunghi ritardi nel recuperare i crediti Malcontento dei clienti

La complessità nella postalizzazione

	Perdere tempo e denaro preziosi con la stampa Le stampanti monopolizzate per diverse ore o addirittura giorni. Problemi con inceppamento della carta nella stampante e cambio delle cartucce del toner Costi significativi per investimenti in hardware, manutenzione, carta e toner.
	Errori manuali nel piegare le lettere e imbustarle Utilizzare la busta di dimensioni adatte in base al numero di pagine da inserire Avere uno spazio adeguato per tenere tutte le buste i formati di buste utilizzati Gestire manualmente diverse pagine comporta un elevato rischio di errore - confondere o nel peggiore dei casi perdere delle fatture. I documenti devono essere piegati in modo preciso, per poterli poi inserire correttamente nella busta. Una macchina piegafogli e imbustatrice è un investimento e comporta costi aggiuntivi per il mantenimento.
	Complessità nell'offrire l'affrancatura a prezzi convenienti Applicare il francobollo corretto a seconda del peso della busta può essere un processo complesso e che richiede tempo. Affittare e mantenere una macchina affrancatrice si somma ai costi.
	Rispettare le tempistiche del servizio postale Bassi volumi di posta richiedono una persona incaricata alla consegna delle fatture presso l'ufficio postale locale a fine settimana/mese. Anche se il servizio postale è puntuale nel ritirare la corrispondenza, è difficile in ogni caso rispettare i tempi di consegna.

L'incubo di dover gestire un ufficio interno di raccolta e smistamento della posta

Gli uffici interni di raccolta e smistamento della posta rappresentano risorse fisse che non offrono un valore aggiunto all'azienda e implicano processi manuali intensi quali la stampa e l'imbustamento, e costi per consumabili e la manutenzione delle attrezzature. Ore infinite trascorse in piedi davanti a fotocopiatrice, stampante e macchinetta fax per preparare lettere da spedire a clienti, fornitori e partner. Queste attività non offrono valore aggiunto e intralciano la produttività e le atre attività aziendali.
Costi nascosti Ci sono costi nascosti a qualsiasi livello del processo: Carta e buste Acquisto e manutenzione delle attrezzature Stampante e materiali correlati Tempo per la preparazione delle lettere Tempo di rielaborazione

Gli uffici esterni per la raccolta e lo smistamento della posta non sono flessibili

Affidare la gestione della corrispondenza a un ufficio esterno non comporta necessariamente la distribuzione di documenti aziendali da spedire poi via posta. Infatti, ciò può creare ulteriori problemi. Utilizzare un ufficio esterno di raccolta e smistamento della posta, tipicamente richiede alle aziende di produrre una considerevole quantità di documenti per poter ottenere prezzi convenienti, limitando la reattività e la visibilità.

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