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L’AUTOMATIZZAZIONE IN OGNI FASE DEL PROCESSO

 

La soluzione Esker Accounts Receivable automatizza completamente l’invio e l’archiviazione delle fatture in base alle preferenze espresse dal cliente e indipendentemente dal canale scelto — posta, fax, e-mail, EDI e/o pubblicazione su un portale web.


Validare & Inviare
Estrarre & Formattare
Consegnare & COLLABORARE
Pagamento
ANALISI & AUDIT TRAIL
Archiviare
Portale clienti

 

 

Validare & Inviare

Una volta validata la vostra fattura clienti nel Sistema ERP o in una applicazione per la fatturazione, viene inviata in automatico e in modo sicuro a Esker per essere gestita.

 

Assicurare l’interazione senza difficoltà con il vostro ERP

Le fatture si integrano in modo semplice e trasparente con la vostra applicazione per la fatturazione, e vengono inviate in tempo reale nel momento stesso in cui vengono generate.

Gestire tutti i documenti collegati al ciclo attivo.

È possibile inoltre trasmettere altri documenti collegati alla gestione delle fatture clienti (i.e., lettere di recupero crediti e estratti conto) a Esker per essere poi gestiti rapidamente e inviati.

Step successivo

Estrarre & Formattare

Mentre i dati contenuti nella fattura vengono estratti in automatico, la fattura stessa viene convertita nel formato scelto dal cliente (i.e., PDF, XML, ecc.).

 

Recuperare facilmente le fatture grazie all’estrazione dei dati

Grazie ai dati estratti, le fatture sono facilmente recuperabili negli archivi (attraverso il nome cliente, il numero fattura, ecc.). Se una fattura deve essere inviata in formato XML, i dati in essa contenuti vengono formattati come richiesto (i.e., UBL, EDIFACT, ecc.).

Personalizzare la formattazione delle fatture.

Se necessario, potete aggiungere termini e condizioni, intestazione e logo dell’azienda per personalizzare le vostre fatture clienti. Esker può inoltre aggiungere questi elementi in modo intelligente anche alla fattura corrispondente.

Step successivo

Consegnare & Collaborare

Le fatture vengono inviate ai clienti in base alle loro preferenze. Il portale web consente ai clienti di recuperare le fatture, oltre a poter modificare la modalità di ricezione delle fatture stesse.

 

Inviare le fatture via posta.

Grazie a Esker Mail Services (servizi di postalizzazione), parte della soluzione Esker Accounts Receivable, le fatture cartacee vengono inviate elettronicamente in formato cartaceo direttamente da qualunque applicazione a un centro di postalizzazione Esker dove vengono stampate, piegate e imbustate e consegnate all’ufficio postale locale entro le 24 ore dalla loro creazione. Le fatture vengono quindi create e consegnate in tempo reale, ciò consente di ottenere in tempi più brevi il loro pagamento.

Beneficiare della consegna delle fatture elettroniche.

Le fatture elettroniche vengono inviate via e-mail con un allegato o un link a un portale web (sul quale vengono pubblicate le fatture elettroniche) o via EDI se richiesto dai nostri clienti.

E-mail, EDI e portale web

Esker si adatta alle vostre esigenze specifiche gestendo e mettendo le fatture elettroniche a disposizione dei vostri clienti nella modalità da loro scelta: qualunque tipo di formato file (i.e., PDF, XML, ecc.), inviato attraverso qualunque media elettronico (i.e., e-mail, pubblicazione su un portale web o EDI), e che si integra con qualsiasi applicazioni per la fatturazione esistente. Esker facilita il passaggio alla fatturazione elettronica grazie alla funzionalità di interoperabilità con altri vendor offerta.

Il portale web offre numerosi vantaggi: le fatture elettroniche sono rese immediatamente disponibili a voi e ai vostri clienti, potete accedere entrambi in modo sicuro alle fatture e visualizzare le rispettive fatture (presenti e archiviate),e i vostri clienti possono scegliere il formato che preferiscono per le fatture direttamente dal portale web.

 

Avere la certezza di essere conformi alle normative.

Le fatture elettroniche vengono gestite nel rispetto di tutte le normative internazionali (i.e., firma digitale, EDI, funzionalità per la tracciabilità e il reporting per poter effettuare i controlli business e gli audit trail, archiviazione elettronica, ecc.). Grazie alla partnership con TrustWeaver, Esker applica firme digitali e marche temporali corrette ed effettua controlli adeguati per assicurare la conformità alle normative vigenti in oltre 50 Paesi.

Inviare le fatture via fax cloud.

I Servizi Fax Cloud Esker, parte della soluzione Esker Accounts Receivable, inviano le fatture e I documenti ad esse collegati via fax direttamente dall’applicazione ERP esistente. Una volta inviato il fax, il suo status compare nella vostra applicazione business, viene aggiornato in tempo reale ed è visibile da voi e dai vostri clienti.

Step successivo

Pagamento

I vostri clienti possono pagare senza difficoltà qualunque fattura online, in modo sicuro, direttamente dal portale web con carta di credito, bonifico online, SEPA Direct Debit, ecc. Una volta effettuato il pagamento, i dettagli della transazione sono disponibili per la consultazione e vengono inseriti nel vostro ERP o applicazione business.

Una volta che i clienti hanno scelto il metodo di pagamento delle fatture che preferiscono, inseriscono le informazioni utili per il pagamento (ad esempio, il numero di carta di credito, le coordinate bancarie, ecc.), che vengono a loro volta inviate al partner Esker per i servizi di pagamento. La fattura viene contrassegnata come “pagata” su portale web e la vostra applicazione business può essere aggiornata. Il partner Esker per i servizi di pagamento verserà i liquidi nel vostro conto corrente bancario. Vengono accettate sia le valute internazionali che i metodi di pagamento locali.

Pagamento sicuro.

Esker e i propri partner per i pagamenti garantiscono i massimi livelli di integrità, sicurezza e autenticità di ogni singola fattura in qualunque transazione e trasmissione. La conformità ai Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) e SEPA Direct Debit protegge dalla violazione dei dati della carta di credito e migliora i tassi di riconoscimento.

I benefici del pagamento diretto online.

Il pagamento diretto online con carta di credito permette alla vostra azienda di ridurre il vostro DSO e recuperare i crediti più velocemente. Le risorse possono ora non occuparsi più di recupero crediti grazie allo strumento fai da te fornito ai vostri clienti, per pagarsi direttamente le fatture. Inoltre, offrendo ai vostri clienti più possibilità per effettuare i pagamenti, porterà a un miglioramento nel servizio ai clienti e a livelli maggiori di soddisfazione.

Step successivo

Analisi & Audit Trail

Tutte le fatture possono essere tracciate senza problemi e recuperate online in qualunque momento. Dashboard e metriche creati su misura mostrano le informazioni fondamentali per facilitare lo svolgimento delle attività quotidiane.
Tracciare le fatture in tempo reale.

Ogni fattura viene tracciata attraverso un identificativo univoco, che consente di accedere online a qualunque fattura inviata in qualunque fase del processo. La tracciabilità e l’integrità del processo offerte vengono garantite grazie al codice a barre applicato su ogni singola pagina delle fatture cartacee e alla notifica di lettura per quanto riguarda le fatture elettroniche.

Monitorate l’invio delle fatture con dei report preparati in precedenza e personalizzando le funzionalità di reporting. Misurate i tassi di adozione delle fatturazione elettronica e guadagnate la visibilità di quei clienti connessi al portale web per visualizzare le loro fatture.

 

 

Monitorare le vostre attività giornaliere in tempo reale

Conoscere lo stato dell’arte.
Visualizzate quante fatture sono ancora in attesa di validazione e quante sono state pagate online
Avere visibilità sulle fatture non arrivate a destinazione.
Assicuratevi che le fatture arrivino a destinazione correggendo indirizzi e-mail e postali errati

 

 

 

 

 

Tracciare le fatture in tempo reale

Monitorate lo stato delle fatture che avete inviato direttamente dal portale web. Grazie alla tracciabilità in tempo reale 24/7 e al reporting, ogni documento inviato viene tracciato e i dati possono essere conservati in un archivio online fino a un massimo di 11 anni.

Ogni fattura viene tracciata attraverso un identificativo univoco: i codici a barre aggiunti su ogni pagina delle fatture cartacee e la conferma di lettura inviata per ogni fattura elettronica garantiscono la tracciabilità e l’integrità del processo.

 

Misurare il tasso di adozione della fatturazione elettronica

Monitorate da vicino il passaggio dei vostri clienti alla fatturazione elettronica grazie alla funzionalità completa di reporting offerta dalla soluzione.

Una maggiore visibilità vi aiuta a mostrare concretamente i risultati al vostro team e, se necessario, sollecitare possibili miglioramenti.

Step successivo

 

Archiviare

Le fatture vengono archiviate per un minimo di 2 fino a un massimo di 11 anni e sono disponibili online 24/7.

 

Archiviare in modo sicuro e protetto le fatture inviate.

Le fatture inviate (la vostra copia e quelle dei vostri clienti) possono essere archiviate in una infrastruttura sicura e dedicata e rese disponibili online a tutto il personale autorizzato (l’accesso è protetto grazie all’utilizzo di policy di sicurezza molto avanzate per il login). Le copie archiviate delle fatture sono sempre a disposizione vostra e dei vostri clienti (sul portale web). È possibile inoltre richiedere una copia di backup su supporto digitale.

 

Archiviazione a norma

Esker offre l’archiviazione online conforme alla Direttiva Europea sulla fatturazione elettronica e alle normative internazionali come la Sarbanes-Oxley. L’originale della vostra fattura fornitore originale e l’originale della fattura del vostro cliente vengono archiviate in due sedi sicure e separate. La sicurezza delle informazioni viene garantita con la replicazione delle informazioni in tre siti indipendenti.

Recuperare le fatture anche anni dopo

In caso di controversia con un cliente o con il fisco, è possibile individuare rapidamente la fattura e inviare l’originale come prova, anche anni dopo la gestione e l’invio della fattura stessa.


Portale Clienti

Cambiare le regole del rapporto cliente-fornitore grazie ad una piattaforma collaborativa e facile da utilizzare



Attivazione senza problemi dei clienti
Messaggi di attivazione automatica
Invitate i clienti a connettersi al vostro portale usando delle email di notifica preimpostate o allegando una lettera alle loro fatture cartacee
Passare alla fatturazione elettronica
Incoraggiando i vostri clienti a connettersi al vostro portale, rendete più semplice la raccolta degli indirizzi email e delle autorizzazioni alla fatturazione elettronica.
Interfaccia del portale personalizzata
Personalizzate in maniera facile e veloce il vostro portale con logo e colori della vostra azienda. I vostri clienti riconosceranno l’aspetto familiare, con un conseguente aumento di utilizzo del portale e quindi un passaggio più veloce alla documentazione in formato elettronico.

 


Soluzione rapida delle contestazioni
Comunicazione istantanea
Potrete scambiare in maniera semplice e rapida informazioni tra voi e i vostri clienti, chattando direttamente attraverso il portale per chiarire immediatamente qualsiasi discrepanza o per chiedere chiarimenti riguardo alle fatture.
Conversazioni tracciabili
Le informazioni condivise vengono salvate insieme alle fatture del cliente, in modo che entrambi possano poi recuperarle qualora necessario.
Massima visibilità sulle fatture contestate
Registra il motivo della contestazione e lo stato di questa fattura sarà visibile a te e al tuo cliente.

 

 





Meno carta da gestire
Accessibilità delle fatture

Sia voi che i vostri clienti avrete accesso a tutte le fatture ed alla documentazione relativa 24/7, direttamente sul vostro portale.

Archiviazione elettronica

Tutte le fatture – sia le vostre che quelle dei vostri clienti - sono archiviate elettronicamente sul portale e vengono rese accessibili a tutto il personale autorizzato e ai revisori esterni.

Le fatture elettroniche vengono archiviate nel rispetto di tutte le Direttive Europee e i quadri normativi, come il Sarbanes-Oxley Act — sia le vostre fatture sia quelle dei vostri clienti sono archiviate in posizioni sicure e separate e sono accessibili attraverso un’infrastruttura e un portale sicuri.



Your project. Your way.

 

Implementate la soluzione Esker come volete — on premise come una strategia di dematerializzazione su larga scala o cloud utilizzando il modello SaaS. Tutte le funzionalità sono presenti all’interno di un’unica piattaforma, rendendo così interfacciamento e supporto minimi.



Cloud

 

Traete beneficio da una soluzione di automatizzazione degli ordini di vendita come servizio on-demand con Esker on Demand. La piattaforma on demand, che non richiede più di una connessione a Internet e di un browser web (i.e., né hardware o software aggiuntivi né investimenti in manutenzione), è stata realizzata appositamente per aiutarvi ed evitare lunghi cicli di implementazione. Le integrazioni pre-costruite possono risolvere l’80-90% dei problemi sorti nella gestione del processo ordini.


On-Premise

 

Esker DeliveryWare semplifica l’integrazione tra una buona soluzione di automatizzazione del processo di una fattura e i sistemi ERP più diffusi. I rappresentanti del servizio clienti possono trarre vantaggio dalle numerose funzionalità che consentono di gestire l’intero processo dall’inizio alla fine: dalla ricezione, all’inserimento e tracciabilità degli ordini clienti — inclusi cattura automatica e registrazione, re-indirizzamento in caso di eccezione e reportistica dettagliata.

I benefici di Esker on Demand

  • Rapido go-live del progetto
  • Disponibilità 24/7
  • Scalabilità immediata
  • Basso rischio
  • Accesso faciltato da qualunque postazione
  • Pagamento al consumo

Caratteristiche principali di Esker DeliveryWare:

  • Inserimento automatico dei dettagli di una fattura nel vostro sistema ERP
  • Audit trail della cronologia del processo
  • Disponibilità dello status in tempo reale
  • Gestione controllata delle eccezioni
  • Validazione delle fatture e controllo dei duplicati
  • Report su tempi di gestione del processo, volume, fatture in attesa e molto altro

 

 


METODOLOGIA “AGILE”

 

L’adozione di Esker della metodologia “agile” vi garantisce di ottenere il massimo in ogni fase del processo di implementazione della soluzione.

 



 

 

Scoprite quali specifici benefici business offre una soluzione di automatizzazione.

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