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AUTOMATIZZAZIONE IN OGNI FASE DEL PROCESSO

 

Esker automatizza senza difficoltà la gestione delle fatture fornitori — dalla ricezione della fattura originale alla registrazione contabile — permettendovi di semplificare, ottimizzare e rafforzare ogni fase del ciclo passivo.


Ricevere
Estrarre
Verificare & Gestire
Integrare & Archiviare
Analisi
& Audit Trail
Portale
Fornitori

 

 

Ricevere

Le fatture cartacee ricevute localmente o centralmente vengono scansionate e inviate immediatamente a Esker per essere gestite

 

Gestire senza difficoltà batch di fatture.

Non è necessario separare manualmente le fatture — Esker consente di ricevere batch di fatture scansionate come unico file individuando e separando automaticamente i batch, identificando l’inizio e la fine di ogni nuova fattura. Per una gestione particolare di alcune fatture, l’interfaccia grafica Esker vi permette di segnalare più fatture con solo pochi click del mouse.

Gestire fatture elettroniche firmate

Con Esker, le fatture elettroniche firmate in formato PDF e inviate dai vostri fornitori sono conformi con le più recenti normative fiscali e vengono regolarmente effettuate tutte le verifiche richieste sulle fatture. Verrai allertato riguardo a qualsiasi problema con le certificazioni digitali e i risultati delle verifiche sono memorizzatiinsieme alla fattura originale , e in modo sicuro, per tutta la durata del periodo di conservazione legale.

what's in it for you

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Estrarre

La soluzione trova ed estrae tutti i dati importanti contenuti nelle fatture fornitori ricevute e crea il documento corrispondente nell’applicazione ERP.

 

Ridurre i tempi di gestione delle fatture.

Utilizzate gli strumenti Esker per l’analisi dei dati per ridurre al minimo l’intervento umano, velocizzare il processo e offrire più precisione e sicurezza nella gestione delle fatture. Una gestione più efficiente delle risorse implica trattare tutte le fatture in ingresso senza ritardi, dovuti alla gestione manuale, per ottenere dei benefici come ad esempio degli sconti per pagamento anticipato.

Gestire le fatture più velocemente e in modo più preciso.

Lavorando a stretto contatto con la tecnologia integrata di riconoscimento dei caratteri (OCR, ICR, riconoscimento codici a barre) e controlli incrociati con i vostri database esistenti, il modulo Esker di cattura dei dati decodifica sequenze di caratteri facendo affidamento su un riconoscimento legato al contesto, su parole chiave, ricerca "fuzzy", calcoli e validazione automatica.

Il modulo Esker, in grado di gestire fatture fornitori di una o più pagine, ha inoltre funzionalità per la gestione di molteplici lingue (supporto DBCS completo) dando la possibilità di leggere e gestire oltre 120 lingue (i.e., cinese, giapponese, coreano, russo, ecc.).

Step successivo

Verificare & Gestire

Esker fornisce gli strumenti necessari per gestire con facilità la verifica e l’approvazione ai pagamenti di fatture fornitori con o senza ordine di acquisto, nel rispetto di alcuni requisiti ritenuti necessari dall’azienda cliente. In alcuni casi si potrà attuare un reale processo “touchless” (senza alcun intervento) solo se i criteri e i parametri definiti sono adeguati.

 

Accelerare la verifica PO-fattura.

Utilizzando modelli di codifica, il personale addetto alla contabilità fornitori può elaborare rapidamente le fatture non provenienti da richieste di acquisto. Mentre vengono verificate le fatture, lo staff fatture fornitori può comodamente salvare la codifica corrente come modello, che potrà essere usato per gestire le fatture in futuro. L’utilizzo di modelli codificati elimina il bisogno per gli utenti di ripartire manualmente le fatture trai diversi conti economici e centri di costo, risparmiando del tempo prezioso.

Velocizzare il processo di approvazione.

Sulla base di criteri prestabiliti (i.e., totale fattura, nome fornitore, ecc.), la fattura entra in automatico in un workflow approvativo specifico per il pagamento. Gli approvatori, dopo aver ricevuto un avviso via e-mail, possono fare click su un link presente nell’e-mail e avere accesso a una interfaccia molto intuitiva per la validazione dove le fatture possono essere rapidamente approvate, rifiutate o tenute in sospeso. Nel caso in cui una fattura resta per troppo tempo in attesa nell’elenco attività di qualche utente, viene inviato in automatico un reminder via e-mail per renderne prioritaria l’approvazione.

Aggiungere documenti "al volo".

In qualunque fase del workflow, qualunque utente può aggiungere dei documenti correlati per consentire o meno l’approvazione della fattura — molto utili in caso di controlli o audit trail futuri.

Gestire senza problemi le eccezioni.

Grazie alla riconciliazione a 3-vie, Esker cerca in automatico gli ordini di acquisto e le bolle di entrata merci corrispondenti appena arriva in azienda la fattura relativa all’ordine di acquisto. Nel caso in cui ci sia una discrepanza nelle quantità o nei prezzi, la fattura viene inviata all’utente corretto per essere verificata e gestita velocemente e in modo appropriato. I clienti possono avvalersi dei workflow preconfigurati di gestione dei processi e delle eccezioni. Modificare o impostare un nuovo workflow è facilissimo utilizzando il Workflow Designer di Esker. Gli amministratori semplicemente devono scegliere i criteri e le condizioni di attivazione, i passaggi del workflow e gli utenti coinvolti selezionando i valori nel menu a tendina.

Arrivare a una approvazione completamente "touchless".

Se volete, la soluzione può essere implementata in modo tale da gestire le fatture fornitori senza dover intervenire manualmente. Quando una fattura rispetta esattamente le condizioni stabilite con il fornitore e non si riscontrano discrepanze con l’ordine di acquisto e la bolla di entrata merci corrispondenti, viene gestita in automatico e messa in pagamento.

Step successivo

Integrazione

La soluzione si integra alla perfezione con i maggiori sistemi ERP, consentendo di incrementare il valore del vostro investimento ERP e di ottimizzare le operazioni della fatturazione fornitori della vostra azienda.

Massima efficienza e visibilità sul processo

Completamente integrato con le soluzioni SAP, Microsoft Dynamics NAV e Oracle® JD Edwards™ EnterpriseOne e E-Business Suite, Esker porta maggior efficienza e produttività all’interno di ogni fase della gestione delle fatture fornitori.

I dati dei fornitori e delle fatture vengono automaticamente sincronizzati per supportare pienamente l’automatizzazione della gestione della fatturazione fornitori. Le fatture con o senza ordine d'acquisto (PO) sono gestite all’interno del workflow, vengono poi archiviate automaticamente su un portale web e ricollegate all’interno del sistema ERP dove restano disponibili per tutto il tempo necessario.

Come molte aziende che cercano di migliorare la contabilità fornitori, integrando una soluzione di automatizzazione all’interno del vostro sistema ERP potrete non solo semplificare qualsiasi fase delle operazioni di fatturazione fornitori ma anche far evolvere la vostra azienda in termini di maturità e modernizzazione.

Benefici dell’integrazione:

  • Workflow indipendente dall’ERP idoneo alle implementazioni multi-ERP
  • Soluzioni preconfigurate basate su best-practice consolidate
  • Veloce roll-out e implementazione
  • Collegamento al documento originale e gestione delle informazioni all’interno del sistema ERP
  • Audit completo sull’integrazione della fattura
  • Aumento del valore degli investimenti tecnologici esistenti

 

 

 

Archiviare

I dati contenuti nella fattura vengono integrati nel sistema ERP mentre una copia dell’originale viene allegata e resa disponibile agli utenti autorizzati.

 

Archiviare in modo sicuro e protetto le copie delle fatture.

Le fatture possono essere salvate in modo sicuro utilizzando le policy avanzate di sicurezza per il login dell’infrastruttura Esker. E' disponibile il backup del vostro archivio; potete inoltre richiederne una copia su supporto digitale.

Accedere con facilità alle fatture originali quando è necessario.

Copie in formato elettronico delle fatture vengono conservate nel tempo in base alle esigenze e possono essere condivise tra i vari uffici direttamente dalla applicazione web Esker, mettendo fine allo spostamento disordinato di carta da un ufficio a un altro. L’archiviazione elettronica permette alle fatture di essere disponibili in qualunque momento e accessibili a tutto il personale autorizzato da qualunque postazione per il tempo richiesto.

Per avere l’accesso al documento corretto, dovete semplicemente inserire uno o più criteri di ricerca nell’interfaccia web Esker. Con un motore di ricerca multi-criteria, il vostro staff può selezionare quali campi visualizzare come aiuto nella ricerca della fattura fornitore in questione. Combinando più campi (nome fornitore, data fattura, valuta fattura), è possibile affinare e restringere la ricerca.

Se consultate regolarmente elenchi di fatture fornitori, potete utilizzare le viste predefinite, disponibili nell’interfaccia web. Potete creare senza difficoltà anche le vostre viste con solo pochi click e metterle a disposizione anche degli altri utenti.

Step successivo

Analisi & Audit Trail

Le fatture sono visibili e tracciabili al 100% in ogni singola fase del processo, per consentirvi di realizzare dei report per monitorare e misurare l’efficienza del processo.

Tenete d’occhio il cuore del vostro business

I dashboard Esker permettono a tutti gli utenti di avere a disposizione senza difficoltà le informazioni necessarie per svolgere le proprie attività quotidiane, monitorare le performance e individuare problemi e opportunità nel momento in cui si presentano, rendendo ogni azione più brillante e strategica.

Gli utenti possono accedere alle informazioni corrette senza problemi e quando ne hanno bisogno. I KPI e i dashboard presenti già all’interno della soluzione consentono di evitare all’IT numerosi grattacapi. Sulla base di best practice e standard aziendali, le metriche rispondono perfettamente alle necessità degli utenti coinvolti nel workflow di approvazione delle fatture fornitori.

Cercate indicatori aggiuntivi e più specifici? Esker vi aiuta: l’interfaccia user-friendly vi permette di scegliere cosa volete visualizzare e a quali utenti o profili farla visualizzare. E, siete liberi di eliminare, modificare o aggiungere altri indicatori ai vostri dashboard.


Dashboard importanti
per ogni utente
 
  • CFO
  • Visibilità completa sulle spese aziendali
  • Liquidità della contabilità fornitori
  • Metriche del processo di gestione delle fatture fornitori
  • Days Payable Outstanding
  • Responsabile contabilità fornitori
  • Visibilità sulle spese
  • Spese per tipo, volume e fornitore
  • Report di competenza
  • KPI per i pagamenti
  • Efficienza di processo
  • Responsabile centro di costo/ responsabile linea di business
  • Richieste in attesa di approvazione
  • Controllo e previsioni sul budget
  • Analisi e trend di spesa

Misurare l’efficienza, superare le difficoltà
e fare previsioni accurate.

È possibile creare o programmare la creazione di report per visualizzare quante fatture in sospeso sono in attesa di essere gestite e l’ammontare totale da versare di queste fatture. I report sulle fatture fornitori standard inclusi (i.e., fatture in attesa di approvazione, status fatture, numero di fatture gestite dai dipendenti full-time, ecc.) possono essere lanciati direttamente dall’interfaccia web, così come i vostri report personalizzati.

Potete inoltre preparare regolarmente dei report da inviare ai vostri manager. Dovete solo definire quando, con quale frequenza e a chi inviare in automatico via e-mail il report.

 








Conformità al Sarbanes-Oxley Act.

Esker realizza audit trail completi di ogni singola attività manuale nel processo di gestione delle fatture fornitori, dandovi la possibilità di sapere "chi ha fatto cosa, quando e dove", oltre a poter monitorare se sono stati effettuati i controlli e le verifiche necessarie.

La cronologia delle modifiche vi aiuta a identificare in modo rapido l’utente che ha apportato delle modifiche alla fattura nel caso in cui sia necessario fare delle domande sul cambiamento. Viene conservato un registro con tutte le modifiche apportate dagli utenti ai dati fattura; non è possibile fare delle modifiche senza lasciare traccia.

 

 

Tenere traccia di tutte le fatture — e aumentare il livello di soddisfazione dei fornitori.

Dato che tutte le fatture sono visibili dal momento in cui arrivano in azienda e sono facilmente tracciabili dalla ricezione alla registrazione e pagamento, siete in grado di rispondere immediatamente alle chiamate dei fornitori in merito allo status dei pagamenti delle fatture.

 


Portale fornitori

Novità nel rapporto cliente-fornitore grazie al
nuovo portale collaborativo e intuitivo



Fornitori più felici
Procedura semplice per l’attivazione dei fornitori.
La lista dei vostri fornitori può essere caricata manualmente dal vostro
ERP o trasferita e aggiornata in automatico da un’applicazione.
Messaggi e-mail predefiniti ai fornitori
Utilizzando i template predefiniti per il sistema di notifiche, i fornitori
vengono invitati a collegarsi al portale fornitori Esker per iniziare a scambiare
dati e informazioni relativi le fatture con il vostro team.
Portale fornitori personalizzato
Personalizzate il vostro portale per rispecchiare meglio la vostra identità
aziendale! Potrete personalizzare in maniera semplice e veloce colori e logo dell'applicazione Esker, per aiutare i vostri fornitori ad identificarsi
meglio con la vostra società.



Conformità Globale della Fatturazione Elettronica

Esker offre ai fornitori una vasta gamma di metodi di invio delle fatture elettroniche – indipendentemente dal loro sistema, processo o regolamentazione,
per aiutare ad automatizzare il tuo processo AP. Le email firmate in PDF vengono verificate non appena ricevute, rendendo il processo del fornitore conforme in oltre 50 paesi.

Risoluzione rapida delle controversie
Comunicazione “istantanea”
Voi e i vostri fornitori potete comodamente
scambiarvi le informazioni e dialogare direttamente
attraverso il portale così da poter sistemare
velocemente eventuali discrepanze. Riuscite così a pagare
puntualmente le fatture o addirittura in anticipo,
e ciò vi consente di ottenere degli
sconti per pagamenti anticipati.
Conversazioni tracciabili
Le informazioni condivise vengono archiviate
insieme alla fattura in modo da consentire a
entrambi di recuperarle in caso di necessità.



Meno telefonate dai fornitori
Dashboard per i fornitori
Grazie al portale self-service che consente di
consultare lo status delle fatture, i fornitori non
devono più telefonare al vostro staff per scoprire se
le loro fatture sono state ricevute o quando verranno pagate.
Più tempo a disposizione per la vostra contabilità fornitori
Il vostro staff può così dedicarsi ad attività a maggior
valore aggiunto, piuttosto che rincorrere i responsabili
per ottenere le approvazioni ai pagamenti o
rispondere alle telefonate ed e-mail dei fornitori.



Meno carta grazie alle fatture elettroniche
Caricamento delle fatture attraverso il portale
I fornitori possono inviare le fatture e i documenti ad esse associati
direttamente e in formato elettronico attraverso il portale.
Gestione automatizzata
Le fatture elettroniche creano in automatico una coda per essere
poi verificate e gestite, eliminando la necessità di inserire
manualmente i dati delle fatture. Ciò significa
per voi: meno carta, più puntualità nei pagamenti
e un Days Payable Outstanding ridotto.



Il portale fornitori self-service consente agli
addetti alla contabilità fornitori di avere il
30% in più di tempo da dedicare ad
attività a maggior valore aggiunto.





La gestione elettronica e automatizzata delle
fatture consente alle aziende di risparmiare
fino al 60-80%* sui costi rispetto ai modelli
tradizionali di gestione.

(Report di mercato Fatturazione elettronica Billentis 2015)

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Your project. Your way.

 

Implementate la soluzione Esker come volete — on premise come una strategia di dematerializzazione su larga scala o cloud utilizzando il modello SaaS. Tutte le funzionalità sono presenti all’interno di un’unica piattaforma, rendendo così interfacciamento e supporto minimi.



Cloud

 

Traete beneficio da una soluzione di automatizzazione degli ordini di vendita come servizio on-demand con Esker on Demand. La piattaforma on demand, che non richiede più di una connessione a Internet e di un browser web (i.e., né hardware o software aggiuntivi né investimenti in manutenzione), è stata realizzata appositamente per aiutarvi ed evitare lunghi cicli di implementazione. Le integrazioni pre-costruite possono risolvere l’80-90% dei problemi sorti nella gestione delle fatture.


On-Premises

 

Esker DeliveryWare semplifica l’integrazione tra una buona soluzione di automatizzazione del processo di gestione ordini e i sistemi ERP più diffusi. I rappresentanti del servizio clienti possono trarre vantaggio dalle numerose funzionalità che consentono di gestire l’intero processo dall’inizio alla fine: dalla ricezione, all’inserimento e tracciabilità degli ordini clienti — inclusi cattura automatica e registrazione, re-indirizzamento in caso di eccezione e reportistica dettagliata.

I benefici di Esker on Demand

  • Rapido go-live del progetto
  • Disponibilità 24/7
  • Scalabilità immediata
  • Basso rischio
  • Accesso faciltato da qualunque postazione
  • Pagamento al consumo

Caratteristiche principali di Esker DeliveryWare:

  • Inserimento automatico dei dettagli di una fattura nel vostro sistema ERP
  • Audit trail della cronologia del processo
  • Disponibilità dello status in tempo reale
  • Gestione controllata delle eccezioni
  • Validazione delle fatture e controllo dei duplicati
  • Report su tempi di gestione del processo, volume, fatture in attesa e molto altro

 

 


METODOLOGIA “AGILE”

 

L’adozione di Esker della metodologia “agile” vi garantisce di ottenere il massimo in ogni fase del processo di implementazione della soluzione.

 



 

 

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